nl
Digitale goedkeuringsflow met eenvoudige en snelle opvolging en een volledig digitaal archief
Advocatenkantoor Claeys & Engels, met kantoren in Antwerpen, Brussel, Gent, Hasselt, Kortrijk en Luik, is gespecialiseerd in juridische HR diensten. De meer dan 150 medewerkers helpen bedrijven en multinationals met alle HR-gerelateerde vragen en advies, gaande van loonoptimalisatie en bonusplannen tot begeleiding bij gesprekken rond cao’s en pensioenplannen. Omdat de goedkeuringsflow van de binnenkomende facturen niet digitaal verliep, schakelde het de hulp van Konica Minolta in. Resultaat: het advocatenkantoor beschikt nu over een volledig digitaal archief, het goedkeuringsproces verloopt digitaal én alle facturen worden nu eenvoudig en snel opgevolgd.
Konica Minolta is voor Claeys & Engels geen onbekende. Al tien jaar lang is het advocatenkantoor een tevreden klant wat betreft het printerpark. Nu werken beide partijen ook samen op het gebied van Enterprise Content Management (ECM). Tim Van Caeyzeele, ICT Manager bij Claeys & Engels: “Innovatie is een belangrijk onderdeel van mijn job. Zo kijk ik continu naar de processen en hoe we ze kunnen optimaliseren. Het digitaal goedkeuren van facturen was een belangrijk onderdeel van ons digitaliserings- en innovatieproces.”
“Tot voor kort gebeurde het goedkeuren van facturen manueel. De facturen kwamen per post toe, onze factuuradministratie stak ze in een signataire en bracht ze naar de verantwoordelijken zodat de facturen gehandtekend konden worden. Daarna vertrokken de facturen naar het bureau van zijn of haar leidinggevende, om opnieuw gehandtekend te worden. Dat vierogenprincipe is bij ons erg belangrijk, maar vergde in bepaalde gevallen veel tijd. Zeker wanneer er reminders kwamen die exact dezelfde weg moesten afleggen als de facturen. Na de finale goedkeuring gingen de facturen manueel naar de finance-afdeling om afgehandeld te worden.”
Eens de processen afgelijnd en de oplossing geïmplementeerd was, contacteerde Claeys & Engels alle leveranciers om voortaan enkel nog digitale facturen te sturen. Daarmee daalde de workload bij de factuuradministratie. Elke e-mail met factuur komt in een apart opgerichte mailbox binnen en wordt daar door OCR-software uitgelezen. Daarna wordt de factuur door de factuuradministratie in de juiste goedkeuringsflow gelanceerd. Eens de flow is gestart, krijgen de verantwoordelijke medewerkers een mail in hun inbox met de te behandelen facturen. Finaal belandt de factuur bij finance.
“Door de link tussen de OCR-software en ons ERP-systeem zijn de btw-nummers en de daaraan gekoppelde namen al gelinkt. Eens de finance-medewerkers de factuur hebben verwerkt, veranderen ze de status naar ‘ingeboekt’. Als de betaling heeft plaatsgevonden, verandert de status van de factuur naar betaald. Dankzij de uitgebreide rapportage mogelijkheden, hebben we altijd een overzicht en volledige controle over alle facturen.”
“Dankzij het nieuwe systeem vermijden we ook administratieve kosten, maar de echte winst zit bij onze medewerkers die hun werk beter gedaan krijgen binnen de werkuren. In de nabije toekomst willen we het geïmplementeerde systeem uitbreiden en volgt er een verdere integratie zodat ook de inboeking via het ERP-systeem loopt. Dat hebben we in de eerste fase niet meegenomen omdat we eerst het vertrouwen wilden winnen, en dat is meer dan gelukt. Samen met Konica Minolta bereikten we voor ons een mijlpaal in digitalisatie en zijn we klaar voor de toekomst.”