nl
Het in Naarden gevestigde DZAP ontwerpt en realiseert aansprekende en spraakmakende kantoorinterieurs. Voor gerenommeerde opdrachtgevers van uiteenlopende aard en omvang en in alle denkbare bedrijfssectoren maakt zij al sinds 1995 inspirerende en igentijdse werkomgevingen. Om tot de top drie in Nederland te blijven behoren, werkt DZAP continu aan kwaliteitsverbetering, ook in de administratieve processen. Konica Minolta hielp het facturatieproces te digitaliseren en de workflow te verbeteren. Resultaat: meer inzicht in het proces, betere informatietoegankelijkheid en een snellere service aan relaties.
De bestaande handmatige verwerking van facturen bij DZAP kwam de betrouwbaarheid en efficiëntie van het facturatieproces – met jaarlijks zo’n 3500 facturen – niet altijd ten goede. Kim de Jager, Office Assistant bij DZAP, legt uit: “Voorheen werden onze facturen na ontvangst handmatig ingeboekt, intern op papier verspreid en door de betrokken afdelingen goedgekeurd. Deze manier van werken kostte veel tijd en papier. Bovendien was nauwelijks zichtbaar waar de facturen bleven hangen in de workflow.”
Digitalisering van het factuurverwerkingsproces moest uitkomst bieden. DZAP ging een advies- en offertetraject in met verschillende leveranciers. Kim: “We hadden direct een goed gevoel bij de Easy Systems-oplossing die Konica Minolta aanbood. Na de eerste kennismaking hebben wij meteen referenties opgevraagd bij drie bedrijven die de factuurverwerkingsoplossing gebruiken in combinatie met het ERP-pakket AccountView. Zij waren unaniem enthousiast niet alleen over de oplossing, maar ook over het implementatietraject en de support van Konica Minolta.”
DZAP wilde alle administratieve processen binnen de organisatie stap voor stap digitaliseren: eerst inkoopfacturen, dan verkoopfacturen en tenslotte de urenverantwoordingen. Het laatstgenoemde proces betrof een specifieke behoefte van DZAP. Ook waren er nog extra wensen, zoals verschillende documenttypen en automatische factuurcirculatie, en de wens om enkele handelingen en werkwijzen uit het oude proces te handhaven. Voordat DZAP in zee ging met Konica Minolta, is onderzocht of alle wensen technisch haalbaar waren. Daaruit bleek dat er geen onrealistische verwachtingen waren gecreëerd.”
Het proces van de inkoopfacturen, verkoopfacturen en weekstaten zijn inmiddels gedigitaliseerd. Kim: “Het project is soepel verlopen. Wij vonden het lastig om vooraf in te schatten wat er van ons werd verwacht en hoe de oplossing er precies uit ging zien. Tijdens de realisatie- en testfase hebben we nauw samengewerkt – wij de proceskennis, zij de automatiseringskennis – en werd de software continu gefinetuned. Precies zoals vooraf beschreven in het DZAP-workflowdocument. We waren blij verrast dat de consultant telkens weer onze aanpassingen kon realiseren.”
Kim en haar collega’s zijn verheugd over het eindresultaat: “Met het digitaliseren is veel administratieve informatie inzichtelijk gemaakt. Betrokken medewerkers hebben veel meer inzicht gekregen in het proces en de informatie is makkelijk in te zien. Hierdoor kunnen onze relaties – zowel opdrachtgevers als leveranciers – beter, sneller en betrouwbaarder worden geïnformeerd.”
Voorheen werden facturen handmatig ingeboekt en intern op papier verspreid voor goedkeuring.
Kim de Jager
Office Assistant, DZAP