4 Risques de sécurité liés à l'impression et comment les résoudre

Bien que la technologie de l'impression soit familière, des erreurs peuvent se produire. Pour éviter des dommages à votre réputation, des amendes RGPD et d'autres problèmes, l'ensemble de votre environnement informatique doit être sécurisé. L'imprimante est dans ce contexte un appareil important, avec ses propres défis. Les imprimantes sont en effet trop souvent considérées comme sans risques. Tant qu'elles fonctionnent, on ne réfléchit pas vraiment au logiciel qu'elles exécutent ou à leur rôle dans le réseau. Pourtant, le contrôle d'accès, la sécurité et la gestion sont essentiels. Examinons quatre risques liés aux imprimantes et voyons immédiatement comment les résoudre.
 

1. Gestion complexe

Le problème : L'imprimante est trop souvent négligée. Votre entreprise en achète une, puis deux autres plus tard, et encore une quatrième, chacune de marques différentes. Les appareils sont placés dans le réseau, où ils font leur travail. Vos employés peuvent imprimer et personne ne se pose de questions.

Comme d'autres terminaux, les imprimantes exécutent des logiciels, et ceux-ci doivent rester à jour si vous ne voulez pas laisser de chance aux pirates. En théorie, ce n'est pas un problème : les fabricants d'imprimantes assument leurs responsabilités et fournissent des mises à jour. Le problème survient lorsque les administrateurs informatiques doivent installer des mises à jour sur une flotte d'imprimantes de différents fabricants.

La solution : Choisissez la cohérence. Une solution basée sur le cloud, telle que Shield Guard de Konica Minolta, donne aux administrateurs une vue d'ensemble des MFP qu'ils possèdent et de leur état. Depuis un point central, vous effectuez les mises à jour nécessaires.

En gérant et en intégrant vos imprimantes de manière centralisée, elles ne posent plus de problème, mais font plutôt partie de la solution. L'antivirus Bitdefender peut, par exemple, analyser toutes les données entrant et sortant de l'imprimante et vous informer via un tableau de bord en cas de problème. Vous obtenez ainsi une indication rapide lorsqu'une personne curieuse s'introduit dans l'environnement informatique. Grâce à une politique de sécurité et des logiciels à jour, un intrus potentiel ne pourra pas pénétrer davantage dans le réseau via l'imprimante et sera arrêté sur-le-champ.
 

2. Contrôle d'accès à l'impression

Le problème : Avec une solution de gestion claire, vous avez sécurisé numériquement les imprimantes du réseau, mais ce n'est pas tout. Les imprimantes convertissent les bits et les octets en papier et en encre. Une fois quelque chose imprimé sur une feuille de papier, les pare-feu et XDR ne sont plus utiles.

Les imprimantes se trouvent souvent dans des endroits accessibles, où différents employés, voire des visiteurs, peuvent accéder aux sorties papier. Une pression sur le mauvais bouton et un employé a peut-être accidentellement envoyé une liste RH vers la mauvaise imprimante. Des personnes non autorisées pourraient être tentées d’y jeter un oeil.

Il est important d'associer les travaux d'impression aux personnes afin que les documents papier contenant des informations sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains. Une erreur est si vite arrivée.

La solution : Assurez-vous que seul le commanditaire puisse récupérer les documents imprimés en mettant en place une solution d'impression à la demande. Chez Konica Minolta, une telle solution de gestion prend la forme de Dispatcher Paragon sur site et de Workplace Pure dans le cloud.

Le concept est simple : une fois qu'un employé a envoyé une tâche d'impression et s'est rendu à l'imprimante, il doit s'identifier. Cela peut se faire via un code PIN, un mot de passe ou même une carte d'identité. D'un point de vue de la sécurité, cette approche élimine le risque qu'un document contenant des informations sensibles traîne sans surveillance près de l'imprimante. L'avantage supplémentaire est que les employés peuvent toujours récupérer leur document à l'imprimante la plus proche.

3. Transmission sécurisée

Le problème : Les imprimantes sont désormais sécurisées et vous êtes certain que seule la bonne personne a accès aux documents fraîchement imprimés. Pour être vraiment sûr, vous devez également vous assurer que les documents en transit sont sécurisés. La connexion entre l'ordinateur de l'employé et l'imprimante doit donc être sécurisée. Sinon, un pirate peut encore intercepter des informations sensibles.

La solution : Si vous souhaitez fermer toutes les portes, vous avez besoin d'une plateforme cloud construite autour d'une approche Zero Trust. Les connexions à une telle plateforme sont établies avec le chiffrement TLS, que vous connaissez peut-être grâce aux connexions HTTPS sécurisées lors de la navigation sur Internet.

Une telle plateforme présente d'autres avantages, tels que la rétention personnalisable des documents, de sorte que les fichiers et les données d'utilisation disparaissent au bout de sept jours maximum. Vous pouvez également connecter la plateforme à une solution d'authentification unique, avec une authentification multifacteur. Avec cette approche, vous êtes immédiatement certain que votre politique d'impression est conforme aux exigences strictes du RGPD.
 

4. Le facteur humain

Le problème : Avec les trois conseils ci-dessus, vous pouvez aligner votre politique d'impression numérique sur les principales exigences et règles. D'un point de vue architectural, tout est en place. Cependant, l'impression est une activité par laquelle vos employés créent un objet physique contenant des informations. Le facteur humain est donc crucial.

Si quelqu'un oublie un ordinateur portable contenant des informations sensibles dans le train, ce n'est généralement pas un problème (d'un point de vue des données). Si l'appareil est suffisamment protégé, un passant ne peut pas accéder aux données qui s'y trouvent. Si la même personne laisse un dossier contenant des documents imprimés, tout le monde peut les utiliser et, malgré tous vos efforts, vous devez tout de même faire face à une violation de données.

La solution : Vos collaborateurs ont besoin de formation et de sensibilisation. Ils doivent comprendre pourquoi il est important de gérer en toute sécurité les travaux d'impression et les documents imprimés. Une organisation telle que Konica Minolta possède une vaste expérience dans ce domaine et peut aider votre entreprise à transmettre cette sensibilisation de manière appropriée.
 

La sécurité d'abord

Quoi qu’il en soit, a sécurité doit toujours être la priorité. Les amendes sont coûteuses, les atteintes à la réputation peuvent être désastreuses et une attaque de ransomware bien exécutée peut signifier la fin de votre entreprise dans le pire des cas. Assurez-vous que votre politique d'impression est aussi sécurisée que le reste de votre infrastructure numérique.