Améliorer la collaboration numérique : 5 conseils intéressants

Un environnement IT ou digital workplace bien équipé pour améliorer la collaboration à distance et la rendre aussi efficace que possible est nécessaire. Vous trouverez dans cet article quelques conseils intéressants pour optimiser la collaboration numérique : 
 

1.   Une bonne connectivité, le stimulant parfait 

La numérisation a un impact notable sur la vie privée et la vie professionnelle des personnes. Songez par exemple à l’utilisation quotidienne des smartphones, tablettes et ordinateurs portables à des fins privées et professionnelles. Les collaborateurs sont de plus en plus mobiles et travaillent de plus en plus souvent depuis leur domicile ou sur site. La collaboration devient de plus en plus la norme, et les travailleurs ont besoin des bons outils pour pouvoir collaborer efficacement par voie numérique. Les bons outils et la bonne infrastructure permettent en effet aux travailleurs d’être connectés entre eux depuis n’importe quel endroit ou à partir de n’importe quel appareil. Ces outils permettent également aux collaborateurs de disposer des fichiers et données nécessaires pour pouvoir exécuter ensemble des tâches ou projets.  

Dans votre quête des outils de collaboration adéquats, il est important de tenir compte des éléments susmentionnés. Une bonne application de collaboration vous offre par exemple les possibilités suivantes : 

• Gestion des documents : le partage de documents et la collaboration à des documents en temps réel avec des collègues ou des parties externes 
• Communication efficace avec ces collègues et des parties externes comme des clients, fournisseurs, etc. à l’aide de la messagerie instantanée, de la vidéoconférence ou d’entretiens téléphoniques. Vous pouvez également faire appel à des @mentions ou tags pour directement interpeller des personnes.  
• La collaboration peut être qualifiée d’efficace car toutes les informations sont centralisées et disponibles partout et à tout moment. 

Pour terminer, nous aimerions souligner qu’en plus d’une bonne connectivité, il doit rester possible de rompre entièrement la connexion avec le travail et de se reposer. Se reposer et se vider la tête contribuent à une productivité accrue et à une meilleure collaboration. Vous pouvez par exemple aussi désactiver les notifications pour travailler sans être dérangé et rester concentré sur l’exécution de vos tâches.  
 

2.   Un réseau puissant est essentiel à la collaboration numérique. 

Afin d’encourager une meilleure collaboration au sein de votre entreprise, un réseau puissant et fonctionnel est essentiel. La moindre panne de votre réseau peut être à l’origine de problèmes. Surtout si l’on tient compte des différents appareils, des applications basées sur le cloud, de la vidéoconférence, etc. qui nécessitent un réseau stable et sûr. 

Afin de pouvoir soutenir des solutions de collaboration numériques novatrices, l’accès au cloud et autre, un réseau robuste et une infrastructure IT adéquate sont nécessaires. 

Il est également essentiel que les travailleurs disposent à leur domicile d’une connexion réseau sûre pour pouvoir collaborer efficacement à distance avec leurs collègues et clients. Vous pouvez par exemple informer vos travailleurs et leur donner des conseils sur la manière dont ils peuvent sécuriser leur réseau domestique. Dans ce cadre, ils peuvent notamment faire appel à un Wi-Fi Protected Access (WPA ou WPA2). WPA2, la forme la plus récente de WiFi sécurisé, offre un contrôle des accès au réseau plus sûr et une meilleure protection des données. La mise en place d’un pare-feu peut être une solution intéressante. 
 

3.   Améliorez la collaboration grâce à la vidéoconférence. 

Maintenant que le télétravail ou le travail sur site sont de plus en plus la norme au sein de nombreuses organisations, il est important de miser sur des technologies novatrices pour améliorer la collaboration. La messagerie instantanée et les entretiens téléphoniques en ligne offrent différents avantages, mais ne peuvent se substituer aux entretiens en face à face. La vidéoconférence est idéale pour permettre aux travailleurs de garder aussi un contact visuel, surtout quand votre entreprise joue la carte de la culture de travail flexible. 

La vidéoconférence stimule la collaboration numérique en : 

• Augmentant l’implication des travailleurs à distance 
• Stimulant l’attention pendant les réunions 

Grâce à la fonction de partage d'écran, vous pouvez même exploiter encore davantage ces avantages intéressants. Vos paroles bénéficient en effet d’un support visuel, ce qui améliorela compréhension et l’attention. 

La vidéoconférence vous permet également : 

• D’offrir une expérience client optimale 
• D’apporter à la communication une dimension visuelle qui n’est pas présente dans les e-mails ni au téléphone 
• D’économiser jusqu’à 30 % de frais liés au déplacement vers le bureau ou le client. 

4.   Investissez dans la sécurité informatique 

Voici un conseil important pour améliorer la collaboration et rendre le travail flexible aussi efficace et sûr que possible : prévoyez une stratégie de sécurité informatique puissante. Un investissement constant dans la sécurité informatique est nécessaire pour soutenir les travailleurs dans leur quotidien et optimiser la collaboration numérique. Plus votre infrastructure informatique est complexe et plus vous utilisez de services ou outils de tiers, plus grand sera le risque de piratage et de cyberattaques. La protection de votre lieu de travail numérique est dès lors essentielle. 

Voici quelques bons exemples de mesures de protection : 

• Le chiffrement ou le verrouillage de vos données 
• Une gestion centralisée des identifications et droits d’accès (par exemple par une authentification à deux facteurs ou multifacteur) en combinaison avec des mots de passe puissants. 
• Le Data masking ou la dissimulation de certaines informations comme les données à caractère personnel 
• La formation et l’accompagnement de travailleurs dans les domaines de la cybersécurité et des dangers de la cybercriminalité 

Même lorsque vos collaborateurs travaillent à domicile ou sur site, il est recommandé de leur offrir un environnement de travail sûr en appliquant les mesures susmentionnées. Un SSL ou Secure Sockets Layer offre également la solution parfaite à un télétravail en toute sécurité. Dans le cas du SSL, une couche de protection est présente entre le navigateur et le serveur afin que toutes les données soient sécurisées.  

L’ensemble des mesures susmentionnées offre une protection qualitative contre les menaces externes qui peuvent mettre une bonne collaboration numérique en péril. 
 

5.   Simplifier un maximum la collaboration numérique 

Afin de stimuler une meilleure collaboration et de soutenir vos collaborateurs lorsque cela s'avère possible, il est essentiel de simplifier au maximum l’environnement de travail numérique. Plus l’utilisation d'un nouvel outil ou d’une nouvelle application est complexe, plus grand est le risque que vos travailleurs s’en détournent au profit d’autres solutions de collaboration moins sûres et non soutenues. 

Le choix du bon outil de collaboration est la première étape importante vers l’amélioration de la collaboration numérique. Suivent ensuite un coaching et un accompagnement de qualité de vos travailleurs afin qu'ils intègrent cet outil dans leur fonctionnement et leur communication. 

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