Les défis de l’automatisation des processus d’entreprise

Risque d’erreur humaine et de perte de temps

Cela peut paraître étrange à notre époque axée sur les solutions numériques, mais il reste de nombreuses entreprises qui utilisent des processus manuels. Ce n’est malheureusement pas une façon efficace de travailler : en plus de prendre un temps fou, ces processus manuels présentent un risque nettement plus élevé d’erreur humaine. Ce risque est particulièrement grand dans les processus répétitifs, car ces tâches deviennent routinières pour les travailleurs et leur concentration diminue fortement.
 

Un rythme de travail et une manière de travailler différents

Les différences dans la manière de travailler peuvent ralentir ou entraver les processus de l’entreprise. Un collaborateur accomplit plusieurs tâches en une demi-journée, tandis qu’un autre a besoin de plus de temps. Faute d’une façon de travailler uniforme, ces différences auront un impact important sur votre productivité de manière générale, et donc sur la réussite de l’entreprise. 
 
Mais les erreurs humaines ne sont pas le seul facteur susceptible de nuire au fonctionnement souple et efficace des processus d’entreprise. Les différences de rythme de travail et de manière de travailler peuvent elles aussi entraver le bon déroulement des activités. Certains travailleurs exécutent leurs tâches plus rapidement et plus efficacement que d’autres, ce qui entraîne des écarts de productivité.
 

Il n’est pas facile de distinguer les processus d’entreprise

Cela peut sembler étonnant, mais toutes les entreprises ne sont pas en mesure de répertorier clairement leurs processus. Il s’agit bien souvent d’activités que les travailleurs perçoivent comme une habitude, et auxquelles ils ne réfléchissent plus. Il peut s’agir de la gestion des documents ou des e-mails, de la demande de jours de congé, etc.  
 
Reconnaître et définir les processus d’entreprise est extrêmement important pour optimiser les flux de travail et la productivité. Mais il n’est pas toujours simple de décrire et de cadrer les différents processus. En effet, il s’agit souvent de tâches que vos collaborateurs jugent évidentes ou routinières. Il peut s’agir par exemple de la gestion des échanges d’e-mails, de la demande de jours de congé ou de la gestion des documents.
 
Pour identifier et répertorier plus rapidement les processus d’entreprise, vous pouvez poser différentes questions fondamentales concernant les processus traités au quotidien par vos collaborateurs, les problèmes rencontrés, etc.
 

L’automatisation des processus d’entreprise présente des avantages

 L’automatisation apporte des avantages incontestables à votre entreprise :

• Elle contribue à réduire les coûts. Vous devez investir dans les ressources nécessaires, mais cet investissement vous assure des économies importantes en permettant à vos collaborateurs d’accomplir leurs tâches de manière plus cohérente et efficace. N’oubliez pas non plus que les processus d’entreprise seront accomplis de manière plus précise et que vos collaborateurs pourront se consacrer à des tâches correspondant davantage à votre activité de base.
• Vous créez une meilleure structure au sein de votre organisation, avec pour résultat un fonctionnement interne plus efficace.
• L’automatisation réduit considérablement les erreurs. 
• Vous bénéficiez d’un fonctionnement optimisé de votre entreprise sans en perdre le contrôle.  
• Elle augmente la productivité.
• Elle offre une solution évolutive pour le fonctionnement interne de vos différents sites et départements.
• Elle vous apporte les données nécessaires pour prendre de meilleures décisions en vue de la croissance et de la réussite de votre entreprise.

L’automatisation des processus d’entreprise nécessite évidemment de déployer les bonnes ressources. C’est pourquoi Microsoft prévoit différentes possibilités d’automatisation dans le cadre d’O365. C’est le cas par exemple des différentes possibilités offertes par Power BI, Outlook, Microsoft Teams et SharePoint. Notre partenaire informatique Aurelium a même développé son propre SharePoint Aurelium, qui peut vous aider à améliorer le fonctionnement interne de votre entreprise.
  
Curieux de connaître les possibilités d’O365 pour accroître la productivité de votre organisation ? Contactez-nous dès aujourd’hui: vous découvrirez comment définir et répertorier vos processus d’entreprise et comment les optimiser grâce aux solutions numériques. Nous vous présenterons aussi quelques démonstrations pour vous donner une meilleure idée de leur fonctionnement exact.