Intégrez les signatures électroniques dans vos processus digitaux

Les signatures manuelles sont synonymes de lenteur et sont peu sûres dans un monde où l’on travaille de façon flexible

La digitalisation des documents est un élément central de la transformation numérique de toute organisation. Cette tendance, comme vous le savez, s'est accélérée pendant la pandémie, lorsque les organisations ont migré à la hâte du papier vers les documents numérisés et électroniques afin que les travailleurs à domicile puissent plus facilement accéder aux documents et les partager.
 
Pourtant, beaucoup d'organisations s'en tiennent à des signatures manuscrites sur des documents tels que des contrats. Mais que faire si un document doit être signé par plusieurs personnes, chacune travaillant dans un lieu différent ? Cela signifie alors que chacun doit signer l'original sur papier, puis l'envoyer par courrier au signataire suivant, ou signer et numériser le document, puis l'envoyer par e-mail au suivant, qui à son tour - vous suivez toujours ? - doit à nouveau l'imprimer, le signer et le scanner avant de le transmettre à nouveau par e-mail au suivant. Pas vraiment une situation idéale.
 
Beaucoup de choses peuvent mal se passer, tant dans le processus postal que dans celui des e-mails. Si des informations contractuelles ou d'autres informations confidentielles sont partagées de manière non sécurisée, elles peuvent être perdues ou se retrouver entre de mauvaises mains. Et la signature sur papier ne pose pas seulement des risques de sécurité, elle entraîne également des retards dans les processus. Faire circuler un document pour signature prend beaucoup de temps, ce qui réduit l’efficacité même de votre travail. C'est pourquoi, dans le monde digital d'aujourd'hui, il est préférable d'opter pour une solution de signature électronique.
 

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique est une indication électronique de l'intention d'une personne d'accepter le contenu d'un document ou d'un ensemble de données auquel la signature se rapporte. Comme une signature manuscrite dans le monde hors ligne, une signature électronique est un concept juridique qui établit l'intention du signataire d'être lié par les termes du document signé.
  

Quelle est la différence entre une signature électronique et une signature numérique ?

Ces deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais il est important de faire la distinction. La Commission européenne fournit ces définitions :
 

• Une signature électronique est un concept juridique défini dans le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) de l'UE comme une donnée sous forme électronique jointe ou associée logiquement à d'autres données sous forme électronique et utilisée par le signataire pour signer.
• En revanche, la signature numérique est un code mathématique et cryptographique largement utilisé pour fournir des exemples concrets et pratiques de signatures électroniques.

  

3 types de signatures électroniques

Pour les transactions électroniques dans le marché unique européen, le règlement eIDAS définit trois niveaux de signatures électroniques :
 

1. Signature électronique simple

Ce terme (non utilisé officiellement par eIDAS) désigne tout type de signature électronique qui ne répond pas aux critères des signatures électroniques avancées ou qualifiées (voir ci-dessous). La signature électronique simple est le type de signature électronique le plus couramment utilisé car elle est très facile à utiliser. Par exemple, le simple fait d'écrire votre nom sous un e-mail peut constituer une signature électronique. Une signature électronique simple peut être améliorée et avoir une plus grande valeur juridique si le signataire utilise une étape d'authentification supplémentaire, par exemple via un code reçu par SMS.
 
 

2. Signature électronique avancée (AES)

Il s'agit d'une signature électronique juridiquement contraignante qui identifie le signataire et offre une forte sécurité. Une AES identifie si les données ont été altérées après la signature, ce qui invaliderait la signature. Cette caractéristique est essentielle pour rendre la signature juridiquement contraignante. L'infrastructure à clés publiques (ICP) est la technologie la plus couramment utilisée pour assurer cette sécurité.
 

3. Signature électronique qualifiée (QES)

Une QES est plus forte qu'une signature électronique avancée car elle est créée par un dispositif qualifié de création de signatures (généralement une carte SIM, une carte à puce ou un token d’authentification USB) ou gérée par un fournisseur de services cloud autorisé. En outre, une QES est basée sur un certificat de signature électronique qualifié délivré par un prestataire de services de confiance qualifié.
  

Quel type de signature électronique convient à votre entreprise ?

Le type de signature électronique approprié dépend de la situation spécifique.
 

• Les signatures électroniques simples conviennent généralement à la signature de documents RH (tels que les accords de non-divulgation ou NDA et les avis de confidentialité), d'accords commerciaux interentreprises (tels que les NDA, les bons de commande, les confirmations de commande, les factures et les rapports d'installation) et d'accords avec les consommateurs (notamment les documents d'ouverture de compte de détail, les conditions de vente, les conditions de service, les confirmations de commande et les factures).
• Les signatures électroniques avancées sont plus adaptées aux transactions financières importantes ou à la signature de documents qui peuvent représenter des intérêts juridiques importants.
• Les signatures électroniques qualifiées : puisque leurs effets juridiques sont équivalents à ceux des signatures manuscrites, elles peuvent être utilisées dans de nombreuses situations (y compris transfrontalières) où des signatures manuscrites seraient autrement utilisées. Il s'agit notamment des contrats d'emploi et d'assurance, des transactions financières (telles que l’e-commerce et les services bancaires en ligne) et des procédures administratives (telles que les déclarations fiscales et les interactions avec les organismes d'assurance maladie).

  
Votre organisation veut passer aux signatures électroniques ? Dans ce cas, votre principale préoccupation doit être de trouver un équilibre entre sécurité et expérience utilisateur. Et, bien sûr, vous devez vous assurer que la signature est juridiquement valable. En outre, vous devez procéder à une analyse des risques et des opportunités. Cela peut vous amener à opter finalement pour différents types de signature électronique, en fonction de l'objectif, de la valeur et du niveau de risque des transactions en question.
  

Avantages des signatures électroniques

Outre le fait qu'elle facilite la signature de documents par des signataires éloignés, dispersés et indépendants de tout lieu, l'introduction d'un logiciel de signature électronique offre de nombreux autres avantages. L'amélioration de la sécurité est souvent citée comme l'avantage commercial le plus important. Et puis, bien sûr, il y a des économies de coûts et de temps. En rendant la collecte des signatures plus efficace, vous pouvez exécuter les relations contractuelles plus rapidement et mieux servir vos clients, partenaires et fournisseurs.
 
Si les documents signés électroniquement sont également stockés et archivés électroniquement, il est possible de libérer de l'espace de bureau et de réaliser des économies par rapport au stockage de documents physiques. Les utilisateurs autorisés - où qu'ils se trouvent - peuvent également trouver plus facilement des documents dans des archives électroniques facilement consultables.
  

Passez à l'étape supérieure avec la gestion digitale des contrats

Une fois que vous avez décidé de vous lancer dans les signatures électroniques, vous devez faire deux choses. Premièrement : choisir une solution logicielle appropriée. Deuxièmement : mettez-les en œuvre de manière à pouvoir les utiliser sur différents appareils. En fonction de vos processus et de la quantité de contrats que votre entreprise doit créer et signer, une solution de gestion digitale des contrats avec des flux de travail de signature électronique peut être appropriée.
 
Avec une solution de gestion digitale des contrats, vous pouvez :

• réduire les erreurs dans la rédaction des contrats ;
• réduire vos coûts administratifs et juridiques ;
• faciliter la gestion de votre liste de contrats ;
• mieux suivre les échéances critiques et les conditions contractuelles ;
• améliorer la sécurité de vos informations en éliminant le risque de perte de contrats papier.

 
Vous l’avez compris : avec une solution digitale de gestion des contrats, le rôle de la gestion des contrats peut passer d'une nécessité administrative à un facteur permettant d'améliorer les performances de l'entreprise.
 
 

Prêt à vous lancer ?

Vous êtes prêt à vous lancer dans l’utilisation des signatures électroniques ? La première étape consiste donc à déterminer et à comprendre le type de solution de signature électronique dont vous avez besoin pour répondre aux exigences légales et opérationnelles. Dans le cadre de votre processus décisionnel, demandez-vous si une solution digitale de gestion des contrats peut contribuer à rendre la signature électronique encore plus efficace. Dans tous les cas, assurez-vous de travailler avec un fournisseur qui dispose d'une large expertise et peut offrir une variété de solutions.
 
 
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