L'impression n'est pas sans danger : restez protégé !

Pour de nombreuses PME belges et européennes, l'impression reste un élément essentiel des activités quotidiennes. Le contenu d'une page imprimée n'est souvent pas destiné à tout le monde.  Pensez à un vendeur qui souhaite consulter un contrat sensible, à un développeur de produits qui imprime quelques pages contenant la propriété intellectuelle de l'entreprise, ou même simplement à une liste de noms et d'adresses électroniques de clients ou de collègues. Ces données sont soumises à une législation telle que le GDPR, même lorsqu'elles sont passées des bits et des octets à l'encre et au papier.

Une enquête menée l'année dernière par Quocirca auprès d'entreprises européennes de taille moyenne (de 250 à 499 employés) montre que de nombreuses organisations n'ont pas encore fait ce lien, avec toutes les conséquences que cela implique. Ainsi, 63 % des entreprises interrogées ont connu au moins un incident impliquant une imprimante au cours des 12 mois précédant l'enquête. Les documents papier ont joué un rôle dans 30 % de ces incidents de sécurité. 

Ces chiffres contrastent fortement avec la manière dont les organisations perçoivent leur infrastructure et leurs politiques d'impression. À peine 20 % d'entre elles décrivent leurs imprimantes comme le plus grand risque de sécurité, alors que 40 % disent avoir du mal à les gérer et à les sécuriser. 

Heureusement, il est possible d'améliorer les choses et de renforcer la sécurité. Les risques les plus importants résultent d'un certain nombre d'erreurs courantes. Comment les éviter ?
 

1. Diversité dans l'atelier d'impression

Si la diversité est une bonne chose dans les ateliers, elle ne l'est pas dans le domaine des imprimantes. Par exemple, 71 % des personnes interrogées dans le cadre de l'étude ont indiqué que les imprimantes utilisées dans l'environnement professionnel provenaient de différents fabricants. Pour les PME, la gestion de l'infrastructure informatique et sa sécurisation sont déjà complexes. Lorsque le parc d'imprimantes se compose de différents appareils avec différents paramètres, qui doivent être gérés via différents portails, la situation est presque intenable.

Il n'est pas surprenant que les incidents touchent plus souvent les organisations disposant d'une multitude d'appareils que les entreprises qui se sont engagées dans la voie de la cohérence et de la normalisation. La condition préalable à un environnement d'impression sécurisé est la facilité de gestion. Par conséquent, optez pour un partenaire qui peut vous aider à tous les niveaux avec des appareils, des solutions et des connaissances, comme Konica Minolta.
 

2. Qui imprime ?

En ayant une visibilité sur votre infrastructure d'impression, vous avez les moyens de vérifier qui imprime. Cela vous permet d'instaurer une certaine forme de sécurité. Lorsque le directeur imprime les chiffres trimestriels, il n'est pas idéal qu'ils sortent de l'imprimante alors que le stagiaire se trouve à côté. Ce problème est parfaitement résolu par l'impression à flux tendu, où les utilisateurs doivent s'identifier auprès de l'imprimante avant d'obtenir leurs documents. Chez Konica Minolta, la solution correspondante s'appelle Dispatcher Paragon (sur site) ou Workplace Pure (dans le nuage). 

L'identification peut se faire au moyen d'un code PIN, d'un mot de passe ou même d'un badge d'identification. Ce système présente l'avantage supplémentaire que les employés ne doivent pas envoyer un travail d'impression à une imprimante spécifique. Ils peuvent appuyer sur le bouton d'impression, se diriger vers l'appareil le plus proche et y demander leur document.

3.  Le personnel

Une telle solution n'a de valeur que si votre personnel comprend également pourquoi elle est importante. Toute personne qui s'identifie, imprime une liste d'adresses de clients et va déjeuner pendant l'impression crée une situation à risque. Comme pour tous les autres aspects de la sécurité, la formation est importante. 

Lorsque vos collaborateurs connaissent les risques, ils sont moins enclins à manipuler des documents imprimés. Konica Minolta a une grande expérience des meilleures pratiques et peut vous aider dans ce domaine.
 

4. L'imprimante contribue à la sécurité

Enfin, ne soyez pas tenté de considérer vos imprimantes uniquement comme un risque pour la sécurité. Utilisés correctement, ces appareils peuvent vous aider à sécuriser non seulement vos documents, mais aussi l'ensemble de votre réseau. Il va sans dire que les documents sont cryptés lorsque vous les envoyez à un multifonction, mais la sécurité avec notre solution bizhub SECURE va plus loin.

Les appareils sont dotés d'une protection par mot de passe, leur stockage interne est crypté et, avec bizhub SECURE Ultimate, ils utilisent même l'antivirus Bitdefender. Cette solution antivirus analyse en temps réel tout le trafic réseau en provenance et à destination de l'imprimante, contribuant ainsi à sécuriser l'ensemble de l'infrastructure informatique.

Comme vous pouvez le constater, les bases d'un environnement d'impression sécurisé ne sont pas complexes, même s'il est très facile de commettre des erreurs dangereuses. Tout commence par un parc d'imprimantes compétent et uniforme. À partir de là, vous pouvez facilement prendre des mesures qui encouragent l'impression sécurisée, tandis que vos appareils eux-mêmes gardent un œil dessus. Vous souhaitez en savoir plus sur l'impression sécurisée avec Konica Minolta ? Cliquez ici.