Les problèmes d’une mauvaise gestion documentaire

| 26 mars 2021

L’obtention et la collecte d’informations jouent un rôle central au sein de chaque entreprise. Ces informations sont réparties dans d’innombrables documents rédigés, consultés, partagés et modifiés chaque jour. Il va de soi que ces informations précieuses ne doivent pas seulement être accessibles à tous les collaborateurs de votre entreprise, mais aussi être faciles à trouver.



Ce n’est malheureusement pas le cas dans de nombreuses organisations qui souffrent d’une gestion déficiente de leurs documents. Pour vous donner une meilleure idée du chaos d’informations qui peut apparaître, nous vous présentons un certain nombre de problèmes liés à une mauvaise gestion documentaire. Vous pourrez ainsi en reconnaître les signes avant-coureurs et vous y attaquer immédiatement.
 

Les documents sont éparpillés sur différentes applications et à différents endroits

La technologie évolue sans cesse et nous permet de simplifier et d’optimiser nos processus d’entreprise grâce à divers outils et applications. Ces outils et applications permettent une collaboration efficace entre collègues. C’est une excellente chose, mais l’utilisation d’un grand nombre d’applications différentes présente aussi un inconvénient majeur. Étant donné que tous ces outils ne sont pas interconnectés, ou qu’ils n’utilisent pas un stockage commun, on assiste à une prolifération de lieux de stockage pour tous ces documents.
 
Par ailleurs, de nombreuses applications fort répandues utilisent une fonction de recherche au lieu d’une structure de dossiers claire et facilement compréhensible. Cela vous permet de trouver facilement un document donné, mais il manque un cadre global. Vous devez donc utiliser à chaque fois la fonction de recherche pour trouver un fichier, même si vos fichiers sont liés. Cette façon de travailler fait perdre un temps précieux.
 

Les structures de dossiers confuses et incohérentes, sources de chaos

Différentes entreprises utilisent déjà une structure de dossiers spécifique pour gérer leurs documents. C’est une bonne chose en soi, mais une structure de dossiers ne peut être efficace que si tous les collaborateurs de l’entreprise savent précisément comment elle est conçue et où chaque document trouve sa place. Dans le cas contraire, si la structure de dossiers est confuse, vos collaborateurs n’en feront qu’à leur tête et la structure de stockage des documents sera incohérente.
 
 

Les fichiers seront difficiles à trouver.

L’un des plus gros problèmes que pose une mauvaise gestion des documents est que les fichiers sont difficiles à trouver. Il peut y avoir plusieurs raisons à cela. D’une part, il reste des collaborateurs qui stockent des documents localement et non sur un support de stockage commun. D’autre part, la communication entre les collaborateurs et les parties externes se fait souvent par e-mail. Les documents sont donc ouverts depuis les e-mails et stockés à nouveau localement. Le stockage local entraîne des allers-retours incessants de documents et l’apparition de différentes versions du même fichier.
 
L’utilisation d’un support de stockage commun sans l’application d’une méthode de stockage cohérente peut, elle aussi, aboutir à des documents difficiles à trouver.
 

Comportement de recherche différent d’une génération à l’autre

Et enfin, parlons de la différence de comportement de recherche entre les générations. Tout le monde ne cherche pas les documents de la même manière, et ces différences sont parfois liées à des différences de génération. Les jeunes générations ont davantage l’habitude d’utiliser des applications comme Instagram, Facebook et WhatsApp. Étant donné que ces applications utilisent une fonction de recherche et non une structure de dossiers pour le stockage d’informations, les collaborateurs de ces générations auront également plus tendance à utiliser une fonction de recherche dans les autres systèmes. À l’inverse, les collaborateurs d’une autre génération utilisent toujours une structure de dossiers spécifique et auront donc tendance à chercher les documents dans des dossiers. Pour mieux harmoniser ces différentes façons de travailler et créer une cohérence, un système clair de gestion des documents est plus que nécessaire.
 

La solution : les systèmes de gestion documentaire

La solution se trouve heureusement dans les « DMS » (document management systems, systèmes de gestion des documents), qui aident votre entreprise à mieux organiser vos flux de documents. Ainsi, toutes les informations seront toujours disponibles et faciles à trouver pour chacun de vos collaborateurs. SharePoint et Microsoft Teams sont des exemples de DMS. Notre filiale informatique, Aurelium, a même développé son propre SharePoint Aurelium pour une gestion plus efficace de vos documents.  
Vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation de SharePoint comme DMS? Vous cherchez plutôt des informations sur la façon de rendre vos documents accessibles et faciles à trouver pour tous les collaborateurs, et ce, rapidement et efficacement ? Alors, contactez-nous dès aujourd’hui. Nous vous fournirons des conseils intéressants pour une gestion optimisée des documents dans un environnement dans le cloud basé sur Microsoft Office 365. 
 

Blog

Blog

Qu’est-ce qu’un Digital Innovation Coach ?

Les technologies évoluent sans cesse et ces avancées ont des retombées positives sur le développement de diverses solutions IT novatrices. Ces derniers mois, le paysage IT a dû à nouveau se réinventer afin de...