Microsoft Teams occupe une position centrale dans les nouvelles fonctionnalités Office 365

Afin de pouvoir aider les entreprises à l’échelle mondiale et les soutenir dans l’optimisation de leur fonctionnement (numérique), Microsoft investit plusieurs fois par an dans le développement de plusieurs nouveautés dans Office 365. Ces derniers mois n’ont pas fait exception, ce qui a donné naissance à un large éventail de fonctionnalités novatrices sur la plateforme O365, et plus particulièrement dans Microsoft Teams, dans le but d’encourager un télétravail efficace. 

Microsoft Teams est l’outil idéal pour une collaboration sûre et efficace. Il accorde une position centrale à une communication claire entre collègues, équipes et parties externes et offre à vos collaborateurs l’opportunité de partager des documents de manière centralisée, de travailler en temps réel sur des documents ou de communiquer à leur sujet via chat, téléphone ou vidéoconférence. Teams vous permet en outre d’accéder à différentes applications O365, ce qui vous permet d’avoir tous les moyens à disposition en un seul endroit central. 

Dans ce blog, nous vous offrons un aperçu des derniers développements mis en œuvre par Microsoft au sein d’Office 365 afin que vous puissiez directement les utiliser dans Teams. 

 

Polls, surveys et checklists 

Vous souhaitez rassembler des informations, prendre des décisions, optimiser des processus de décision et apporter de la structure à la gestion des tâches de manière interactive, productive et rapide ? En tant qu’organisateur ou présentateur d’une réunion Teams, vous pouvez désormais faire appel à des polls, surveys et checklists pratiques avant, pendant et après la réunion. 
  

Combiner des appels

Microsoft a également mis au point la nouvelle fonctionnalité « Calls Merge », une fonctionnalité intéressante d’Office 365 qui vous permet, si vous voulez connaître le point de vue d'une autre personne pendant un entretien, de l’ajouter à la conversation actuelle. De cette façon, vous évitez les innombrables appels et pouvez plus rapidement en arriver à une conclusion ou prendre une décision. 

Vous pouvez utiliser cette fonction en cliquant sur les trois petits points dans l’encadré de votre conversation, et ensuite en sélectionnant « fusionner les appels ».  
 

Partage de documents optimal 

Le partage optimal d’informations et de documents est l’un des principaux atouts de Microsoft Teams. Pour simplifier davantage les choses et directement ajouter les bonnes autorisations, Microsoft a mis au point une option qui permet de créer des liens partageables, et ce, pour tous les fichiers sauvegardés dans Teams, via SharePoint ou OneDrive. 
 

Mettre en évidence la vidéo d’une personne dans une réunion Teams 

Si vous remarquez que, pendant la réunion en ligne, l’attention de certains participants n’est pas assez concentrée sur la personne qui parle ou sur ce qui se dit, vous pouvez, avec la nouvelle fonction « Spotlight » d’Office 365, désigner lors de réunions Teams la personne qui parle comme vidéo principale pour tous les participants à la réunion. Vous aurez ainsi la certitude qu’ils se concentrent tous sur la bonne personne. 
 

Annonce de fin d’une réunion 

Il arrive qu’une réunion déborde, ce qui peut avoir de lourdes retombées sur votre planning. Pour veiller à toujours terminer à temps vos réunions, afin de pouvoir vous consacrer à d’autres tâches, Microsoft a introduit une notification qui annonce la fin prévue de la réunion. La réunion ne sera pas automatiquement terminée, mais la notification sera visible par tous les participants, afin que tout le monde soit au courant. 

  

Option désactivation du micro 

Une dernière fonctionnalité pratique d’Office 365 est la fonction « hard mute » de Microsoft Teams. Cette fonctionnalité vous permet, en tant qu’organisateur d’une réunion en ligne, de désactiver le micro de tous les participants afin que seul l’orateur prenne la parole. Vous évitez ainsi non seulement le chaos provoqué par des conversations simultanées, mais pouvez également organiser de manière efficiente et professionnelle des réunions officielles ou des formations. 

Début mars, la deuxième partie de Microsoft Ignite aura lieu (en distanciel). En raison de la pandémie de coronavirus, Microsoft a été dans l’obligation de scinder l’édition de 2020. Après la deuxième partie, nous vous dévoilerons volontiers quelques nouvelles fonctionnalités d’Office 365. Pour que vous restiez toujours au courant de toutes les possibilités et puissiez continuellement optimiser votre infrastructure et dès lors votre entreprise.