Offrez à vos collaborateurs la bonne formation Microsoft 365

| 5 janvier 2024

Votre organisation travaille aussi avec Microsoft 365 ? Il est alors essentiel que vos employés se sentent à l'aise avec ces outils. Veillez donc à leur proposer des formations adaptées. Découvrez 5 conseils pour établir un programme de formation Microsoft 365 !



1. Choisissez les bons outils pour les bonnes tâches

 

Il est important que tous les membres de votre organisation utilisent les outils digitaux de la même manière. L'idéal est de disposer d'une stratégie de communication claire qui précise quels outils doivent être utilisés pour quelles tâches. C'est le meilleur moyen de rompre avec la dépendance excessive à l'égard de l’e-mail qui s'est développée au fil du temps. Outlook est parfait pour la communication externe, mais la communication interne se déroule mieux via Teams ou SharePoint, par exemple.
 

2. Utilisez le parcours d’apprentissage Microsoft

 

Tous vos employés n'utilisent pas aussi facilement les outils Microsoft 365 déployés par votre organisation. Heureusement, Microsoft propose un certain nombre d'outils d'autoformation utiles, tels que les parcours d'apprentissage. Ces parcours d'apprentissage sont conçus pour améliorer leurs compétences dans les outils Microsoft 365. De plus, ils sont inclus gratuitement dans toutes les licences Microsoft 365, disponibles en plusieurs langues et toujours à jour. Vous les déverrouillez facilement dans le centre d'administration. Et si vous utilisez SharePoint Online pour votre communication interne, une intégration avec Microsoft Learning Pathways est d’autant plus logique.
 

3. Utilisez la Section Aide dans Teams

 

Microsoft Teams dispose d'une section d'aide extrêmement utile, divisée en trois domaines principaux : News/What’s new, Training et Topics.
 
Microsoft 365 étant en constante évolution, il est important que chacun se tienne au courant des dernières améliorations et fonctionnalités. Pour ce faire, n’hésitez pas à visiter la section des actualités: vous pouvez les ouvrir directement ou via la fonction de recherche (what’s new).
 
Dans la rubrique Training, vous trouverez une série de tutoriels vidéo ainsi qu’un Quick Start et une fantastique introduction à Teams, qui montrent notamment à vos employés comment utiliser le chat et partager des fichiers. Il existe également des formations utiles sur la création d'une équipe, le travail avec des invités externes et l'utilisation des canaux.
 
Dans la section Topics, les tutoriels vidéo sont regroupés par type, ce qui facilite la recherche et le visionnage des vidéos pertinentes.
 

4. Fournissez une documentation et des manuels clairs

 

Ceux qui disposent des ressources et des capacités nécessaires peuvent bien entendu fournir eux-mêmes du matériel de formation. Veillez à ce que votre documentation et vos tutoriels vidéo soient conviviaux, même pour les nouveaux employés ou ceux inexpérimentés. Concentrez-vous sur l'essentiel, comme les définitions générales des outils Microsoft 365, les études de cas, les tâches courantes, les meilleures pratiques et les solutions de dépannage.
 
Ceux qui prennent à cœur le conseil n° 2 (Utilisez le parcours d'apprentissage Microsoft) peuvent simplement ajouter de nouveaux cas créés par leurs soins à SharePoint Online. De cette façon, vous construirez automatiquement une base de connaissances conviviale.
 

5. Demandez un retour à vos collaborateurs

 

Il est important de recueillir les commentaires des nouveaux employés mais également de ceux plus expérimentés sur leurs expériences avec les outils Microsoft 365. Utilisez leurs précieuses informations pour identifier les domaines d'amélioration de la formation et affiner votre matériel d'assistance.
 
L'objectif global est de créer un environnement dans lequel tous les employés se sentent encouragés, soutenus et confiants dans l'utilisation des outils Microsoft 365, afin qu'ils ne veuillent pas revenir à Outlook et aux anciennes applications en silo qui entravent la productivité et le progrès.

Konica Minolta vous aide à mettre en œuvre les bons programmes d'apprentissage et d'onboarding Microsoft 365 dans votre organisation. Intéressé ? Alors, contactez-nous rapidement !

 

Téléchargez également notre guide d'utilisation Teams gratuit (en anglais)

Pour vous aider à tirer le meilleur parti de Microsoft Teams, nous avons rassemblé les principales stratégies et fonctionnalités dans ce guide de l'utilisateur.

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