Optimisez votre potentiel digital en reliant votre logiciel ECM à Microsoft 365

| 31 août 2022

L'accès rapide à l'information est un défi aussi bien pour les personnes extérieures que pour les employés de bureau. Relier l’Enterprise Content Management (ECM) à Microsoft Teams permet de passer outre. Cette association élimine les silos d'information et garantit que tous les utilisateurs ont accès aux informations dont ils ont besoin, peu importe où celles-ci sont stockées.


Lorsque le télétravail a pris son essor durant la pandémie, de nombreuses organisations ont brusquement adopté des solutions en cloud comme Microsoft 365 et des services comme Microsoft Teams. C'était de toute évidence un grand progrès, mais les défis liés à la gestion de l'information n'ont pas disparu d'un seul coup. Lier un logiciel ou un système ECM à Microsoft Teams offre ici une solution. De plus, cela améliore immédiatement la sécurité des informations de votre organisation, rationalise votre gestion des documents et simplifie la conformité réglementaire.


Sommaire (Temps de lecture: 2 min.)

  • Optimisez votre potentiel digital en reliant votre logiciel ECM à Microsoft 365
    • Reprenez le contrôle de vos informations
    • Faites la différence maintenant pour plus tard



Reprenez le contrôle de vos informations

Une étude internationale menée par Konica Minolta en 2021 a montré que le stockage des documents n'était pas encore correctement organisé dans 66% des organisations, ce qui entraîne les problèmes suivants :

  • Les employés doivent chercher trop longtemps pour trouver la bonne information.

  • Les sources d'information non localisées sont sous-utilisées.

  • Une mauvaise gestion des versions entraîne la circulation d'informations obsolètes.

  • Le risque de dupliquer des documents existants.

  • Une gestion inefficace du contenu et de l'information.

  • Le non-respect des exigences RGPD.

 
Heureusement, vous pouvez résoudre tous ces problèmes avec un système ECM. Et vous pouvez le faire sans migrer les données et les documents ou obliger les utilisateurs à apprendre un nouveau système. Un bon logiciel ECM - comme M-Files de Konica Minolta, basé sur le cloud - fournit une plateforme de gestion de contenu intelligente qui :

  • met de l’ordre dans le stockage des données et la gestion des documents dans tous vos systèmes de stockage et applications métier ;

  • simplifie la gestion des informations et soutient et rationalise vos efforts de conformité réglementaire grâce à l'automatisation ;

  • fait gagner du temps et évite des efforts supplémentaires aux utilisateurs en leur permettant de trouver rapidement et facilement les informations essentielles dont ils ont besoin ;

  • vous permet de dormir sur vos deux oreilles : les informations sont toujours à jour, sécurisées et protégées contre toute suppression accidentelle tout au long de leur cycle de vie.


Grâce à l'intégration API avec Microsoft 365, Microsoft Teams avec M-Files peut devenir le point d'accès central pour toutes vos informations professionnelles. Ainsi, tout le monde peut utiliser l'interface utilisateur familière de Microsoft Teams pour trouver ce qu'il veut. Une telle mise en œuvre de l'ECM présente de nombreux avantages :

  • Accès instantané aux données de l'entreprise, quel que soit l'endroit où elles sont stockées, à partir de Teams. Il n'est pas nécessaire de passer d'une application à l'autre. Avec M-Files, les utilisateurs peuvent même apporter du contenu provenant d'autres systèmes dans les canaux Teams.

  • Grâce au moteur de recherche intelligent, les utilisateurs trouvent rapidement les informations dont ils ont besoin pour leurs processus, flux de travail et tâches quotidiennes. Ils peuvent même trouver des données et des documents qui étaient auparavant introuvables.

  • Tout le monde utilise et partage toujours les dernières versions.

 

Faites la différence maintenant pour plus tard

En intégrant le logiciel M-Files ECM à Microsoft 365, vous permettez à vos collaborateurs de travailler plus efficacement. Ceux-ci peuvent trouver toutes les informations dont ils ont besoin via une interface familière. Et tout cela sans avoir à apprendre un nouveau système ou à passer d'une application à l'autre. Ils peuvent ainsi continuer à se concentrer sur leurs tâches essentielles.

Votre organisation bénéficie de la certitude que l'accès aux informations est correctement contrôlé et que la gestion des informations est conforme aux politiques et aux réglementations, même sans projet de migration de données complexe ou long. En même temps, l'intégration de M-Files peut aider les entreprises à tirer plus de valeur de leur investissement dans Microsoft 365.

De nombreuses organisations s'attendent à ce que le travail hybride reste la norme. Il est donc parfaitement logique de déployer la solution M-Files ECM maintenant. Vous pourrez ainsi profiter plus rapidement des avantages à long terme d'un accès facile aux informations grâce à Microsoft Teams, d'une meilleure gouvernance de l'information et d'une gestion plus intelligente du contenu de l'entreprise.

Vous voulez en savoir plus sur notre solution M-Files ECM ? Alors, contactez-nous vite !

 

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