Konica Minolta schrijft ‘CONNECTED’ met hoofdletters

"Als COVID-19 iets heeft veranderd, dan is het dat we nu ‘CONNECTED’ met hoofdletters schrijven. De opkomst van het hybride werken heeft dan ook grote gevolgen voor de werkplek van de toekomst”, zegt Xavier Biermez, Managing Director Konica Minolta Business Solutions Belgium & The Netherlands. Sinds enige tijd ondersteunt Konica Minolta klanten bij het digitaliseren van werkprocessen. Corona brengt de digitale transformatie van veel bedrijven in een stroomversnelling. Wat men over het algemeen ziet als een heilzaam streven of een mooi extra-legaal voordeel, werd al snel absolute noodzaak: medewerkers voorzien van geconnecteerde digitale werkplekken, toegankelijk vanaf verschillende locaties. Maar om klanten te kunnen helpen bij hun transformatie, moest Konica Minolta eerst zelf transformeren. In dit interview legt Xavier Biermez het transformatieproces van Konica Minolta uit, hoe we klanten helpen bij digitale transformatie en wat hij verwacht van de werkplek van de toekomst. 
 

Meneer Biermez, hoe verandert COVID-19 onze manier van werken? 

Bij Konica Minolta hebben we onze activiteiten in België en Nederland, voor zover dat mogelijk was, snel aangepast van werken op kantoor naar werken op afstand. Voor bedrijven die hier niet op zijn ingericht, zoals veel van onze klanten, was deze overgang extra uitdagend. Hoewel steeds meer organisaties de noodzaak van digitalisering inzien, werden digitale kantoren die op afstand toegankelijk zijn, van de ene op de andere dag essentieel. 

Veel van onze klanten transformeerden het afgelopen decennium hun werkprocessen van analoog naar digitaal. Zij bevonden zich vaak in de eerste fase van digitalisering, wat inhoudt dat er in de meeste gevallen nog veel eenvoudige, papieren workflows zijn. Wij helpen hen al zeker tien jaar met het digitaliseren van deze processen, wat bij de meesten leidt tot een flinke efficiëntieslag. Zo is het tegenwoordig eerder regel dan uitzondering dat personeelsdossiers voor HR volledig digitaal zijn. Hetzelfde geldt voor het facturatieproces binnen organisaties. 

Maar voor werk op afstand is ook een tweede stap nodig: digitale integratie. Dat betekent dat je de verschillende digitale oplossingen samenvoegt tot één coherente digitale omgeving, die zowel op de fysieke kantoorlocatie als op afstand toegankelijk én veilig is. Hiermee leg je de basis voor een hybride werkmodel, dat medewerkers in staat stelt om overal en altijd te kunnen werken. De vraag naar dergelijke digitale integratieondersteuning is vanwege COVID-19 enorm toegenomen.

Ik geloof er niet in dat wij op een zeker moment allemaal terugkeren naar onze kantoren, om het werk vervolgens op dezelfde manier uit te voeren als voor de pandemie. Dat komt omdat bedrijven en hun medewerkers nu ook de meerwaarde inzien van werk op afstand. Uit recent onderzoek van Capgemini blijkt bijvoorbeeld dat de productiviteit van werknemers in het derde kwartaal van 2020 bij 63% van de organisaties is gestegen dankzij minder reistijd, flexibele werkschema's en het gebruik van virtuele samenwerkingstools.

Deze factoren hebben onze manier van werken blijvend veranderd. Kantoren van de toekomst zijn dan ook kleiner en dienen eerder als ontmoetingsplek dan als fysieke werklocatie. Ik zie eerder een intelligent connected workplace - met "connected" als centraal punt. In deze digitale, hybride werkplekken wordt zeer efficiënt samengewerkt en is veel ruimte voor creativiteit en eigen inbreng. Zie het als een virtuele locatie waar teams worden gevormd op basis van specialisme. Het brengt de beste mensen voor dat specifieke project bij elkaar, met meer innovatie tot gevolg. In mijn ogen is dit dan ook de ware kracht achter de digitalisering van de werkplek. 

Hoe ondersteunt Konica Minolta haar klanten bij deze transformatie?

Elk bedrijf is anders en heeft een unieke klantvraag. Als wij klanten helpen, brengen we twee van onze sterke punten samen: we combineren onze expertise van IT met kennis van (digitale) werkplekken. We identificeren de behoeften van onze klanten en luisteren naar verschillende stakeholders. Zo voeren we net zo goed gesprekken met business managers als met de IT-afdeling. 

Een IT-oplossing heeft alleen waarde als het direct voordelen heeft voor de eindgebruiker. Vaak is er dan een holistische aanpak nodig, waarbij de digitaliseringsoplossingen in kwestie volledig op maat worden gemaakt.
 

Deze verschuiving in klantbehoefte betekent een enorme transformatie binnen uw organisatie. Zou u zeggen dat Konica Minolta hetzelfde bedrijf is als een paar jaar geleden?

Mijn eerste antwoord is nee: in het afgelopen decennium hebben we veel geïnvesteerd in niet-organische groei. Zo hebben we een aantal strategische overnames gedaan die veelal plaatsvonden in de IT-sector. Met deze aanpak hebben we expertise en ervaring ingekocht die nodig zijn om onze klanten te helpen bij hun digitale transformatie. Misschien wel een van de meest zichtbare veranderingen is dat onze servicemedewerkers tegenwoordig steeds vaker een laptop meenemen naar klanten, terwijl dat voorheen een gereedschapskist was. 

Mijn tweede antwoord is ja: we blijven grotendeels hetzelfde bedrijf. Vanaf het moment dat wij ons zijn gaan specialiseren in workflowoptimalisatie, hanteren we drie fases: raadplegen, implementeren en beheren. Vandaag de dag helpen we klanten bij het volledig benutten van hun potentieel ten aanzien van IT en digitale werkplekoplossingen. Vanuit SMB’s is veel vraag naar dit type ondersteuning.  

Het MarketScape-rapport van IDC bevestigt dat wij de laatste jaren succesvol zijn getransformeerd van traditionele printerleverancier naar IT-dienstverlener. En terwijl onze dienstverlening door de jaren heen verandert, blijven we trouw aan onze missie om vanuit onze expertise waarde te creëren voor klanten en partners. Het is ons doel om hen te helpen bij de uitdagingen waar zij voor staan en te luisteren naar hun behoeften en wensen zodat we voor elk probleem een passende oplossing kunnen bieden. 

Digitale transformatie roept bij veel bedrijven ook nieuwe vragen op, bijvoorbeeld op het vlak van security. Hoe gaat u daarmee om? 

Elke IT-dienstverlener moet zich realiseren dat security een integraal onderdeel is van de ‘‘Intelligent Connected Workplace’’. We zien bijvoorbeeld dat ransomware en pogingen daartoe aan een opmars bezig zijn. Van belang is daarom dat alle oplossingen voor digitale werkplekken, inclusief infrastructuur, cloud services en managed application services, zijn voorzien van ingebouwde beveiliging. Mits de juiste beveiliging wordt toegepast, zijn digitale werkplekken net zo veilig als fysieke werklocaties. 
 

Het digitaliseringstraject stopt niet bij de digitale integratie van werkplekken. Wat is de volgende stap? Hoe zullen de werkprocessen er in de toekomst uitzien?

Mijn verwachting is dat bedrijven steeds vaker beslissingen zullen nemen aan de hand van data. Uiteraard dient een organisatie dan wel eerst over de nodige resources te beschikken die nodig zijn om data op een slimme en doordachte manier te verzamelen. Door bijvoorbeeld datamodellering toe te passen, worden kenniswerkers ondersteund bij het nemen van betere, op feiten gebaseerde beslissingen. Hun besluitvorming wordt steeds complexer en door hen te ondersteunen, help je ook de organisatie. In een notendop: ons werk wordt in de toekomst digitaler dan ooit!