Nieuwe Office 365 features: (nog) meer aandacht voor Microsoft Teams

Om ondernemingen wereldwijd te kunnen helpen en ondersteunen bij het optimaliseren van hun (digitale) bedrijfsvoering, ontwikkelt Microsoft meerdere keren per jaar talloze nieuwigheden in Office 365. Dat was de afgelopen maanden niet anders met als gevolg een breed scala aan innovatieve functionaliteiten binnen het O365-platform, en meer bepaald in Microsoft Teams, om doeltreffend thuiswerken te stimuleren. 
  
Microsoft Teams is de ideale tool voor veilig en efficiënt samenwerken. Het maakt heldere communicatie tussen collega’s, teams en externe partijen mogelijk en geeft medewerkers de kans om gecentraliseerd documenten te delen, er in real-time aan samen te werken of over te communiceren via chat, telefoongesprekken of video conference. Bovendien geeft Teams toegang tot verschillende 0365-applicaties zodat u beschikt over alle middelen op één centrale plek. 
  
In deze blog bespreken we enkele nieuwe functionaliteiten die Microsoft implementeerde binnen Office 365, zodat u er vanuit Teams meteen mee aan de slag kan. 
  

Polls, surveys en checklists 

Wenst u op een interactieve, productieve en snelle manier informatie te verzamelen, beslissingen te nemen, bedrijfsprocessen te optimaliseren en structuur aan te brengen inzake task management? Dan kunt u als organisator of presentator in Teams meetings vanaf nu gebruikmaken van handige checklists, surveys en polls en dat zowel voor, tijdens als na de vergadering. 
  

Gesprekken samenvoegen

Microsoft ontwikkelde ook de nieuwe functionaliteit ‘Calls Merge’, een interessante feature in Office 365 die ervoor zorgt dat wanneer u tijdens een gesprek de visie van een andere persoon wenst te horen, u deze aan het bestaande gesprek kan toevoegen. Op die manier vermijdt u eindeloze gesprekken en neemt  u makkelijker beslissingen.  
  
U kunt van deze functie gebruikmaken door op de drie puntjes te klikken in uw gesprekskader en vervolgens de optie "oproepen samenvoegen" te selecteren.  
  

Documenten optimaal delen

Het efficiënt delen van informatie en bestanden is één van de grote voordelen van Microsoft Teams. Om dit nog eenvoudiger te maken en meteen de juiste machtigingen toe te voegen ontwikkelde Microsoft de optie om deelbare links te creëren en dat voor alle bestanden die opgeslagen zijn in Teams, via SharePoint of OneDrive.  
 

Focus op spreker tijdens vergadering 

Merkt u tijdens online vergaderingen dat de aandacht van bepaalde deelnemers niet voldoende gevestigd is op de spreker of wat er precies gezegd wordt? Dan kunt u met de nieuwe feature van Office 365 ‘spotlight support’ in Teams meetings de spreker als hoofdvideo aanduiden voor alle deelnemers van de vergadering. Zo bent u zeker dat iedereen de aandacht op de juiste persoon vestigt. 
  

Aankondiging einde van een vergadering 

Vergaderingen lopen wel eens uit en dat heeft invloed op uw agenda. Om ervoor te zorgen dat u meetings op tijd afrondt, voerde Microsoft een melding in die het geplande einde van de vergadering aankondigt. De meeting wordt niet automatisch afgesloten, maar de notificatie is zichtbaar voor alle deelnemers zodat iedereen op de hoogte is. 
 
 

Microfoonoptie dempen 

Een laatste handige nieuwe feature van Office 365 is de ‘hard mute’ functie in Microsoft Teams. Deze functionaliteit geeft u als organisator van een online vergadering de kans om de microfoon van alle deelnemers te dempen zodat alleen de spreker aan het woord is. Zo vermijdt u niet alleen dat mensen door elkaar heen spreken, maar kunt u ook op een efficiënte en professionele manier officiële vergaderingen of opleidingen organiseren. 
  
Begin maart zal het tweede deel van Microsoft Ignite (virtueel) plaatsvinden. Door de coronapandemie was Microsoft genoodzaakt om de editie van 2020 op te splitsen. Na het tweede deel delen we graag weer enkele nieuwe features van Office 365 met u. Zo blijft u op de hoogte van alle mogelijkheden.

Komt u in de tussentijd graag meer te weten over hoe u effectief samenwerkt met externen in Office 365? Meld u dan aan voor de gratis demo ‘Werk eenvoudig samen met externen in Office 365’ van dinsdag 1 juni. Deze sessie vindt om 11.00 uur plaats en wordt georganiseerd door Aurelium, IT Services by Konica Minolta.