5 uitdagingen bij de overstap naar Microsoft 365

| 18 juli 2024

Beveiliging, flexibiliteit, naadloze integratie en samenwerking: de voordelen van een overstap naar Microsoft 365 zijn legio. Toch profiteren veel organisaties nog niet van het cloudgebaseerde aanbod van Microsoft. We bekijken vijf hordes die een overstap in de weg kunnen staan en onderzoeken hoe u ze kan overwinnen.



Microsoft 365 laat werknemers van overal (samen)werken, en geeft de onderneming zelf de mogelijkheid om naar believen te schalen. Ook veiligheid is een belangrijke troef: in 2021 werden nog minstens 400 Belgische ondernemingen het slachtoffer van een kwetsbaarheid in Microsoft Exchange. Gebruikers van Exchange Online, een onderdeel van Microsoft 365, waren immuun.

Ondanks de vele voordelen, brengt een migratie naar Microsoft 365 ook uitdagingen met zich mee. Zeker middelgrote bedrijven worden geconfronteerd met complexiteit, maar hebben niet noodzakelijk de middelen en de kennis in huis om daar zelf mee aan de slag te gaan. We zetten de vijf belangrijkste hordes op een rij:
 

1. Te weinig IT-capaciteit

 

Zelfs wanneer uw onderneming voldoende groot is om een eigen IT-departement te hebben, heeft dat team niet noodzakelijk de capaciteit om de implementatie van Microsoft 365 erbij te nemen. IT-teams hebben traditioneel al een erg drukke agenda en de uitrol van Microsoft 365 is een grote taak.

Bovendien vereist de implementatie van Microsoft 365 specifieke skills. Hebben uw IT’ers wel de juiste capaciteiten? De kans dat ze zowel de kennis als de ervaring hebben om de uitrol feilloos tot een goed einde te brengen, is niet zo groot.
 

2. Onduidelijk prijskaartje

 

Microsoft 365 is een SaaS-oplossing, met alle voordelen van dien. U hoeft niet meer wakker te liggen van de inkoop van servers, de installatie of het beheer ervan. Grote voorafgaande investeringen verdwijnen, en maken plaats voor een flexibel abonnementsmodel.

Dat abonnementsmodel bestaat in verschillende smaken. Welke gebruiker heeft welke licentie nodig? Wie enkel e-mails beheert, heeft bijvoorbeeld geen toegang nodig tot de volledige Office-kantoorsuite. Het vereist wat denkwerk om te ontdekken waar u precies op moet intekenen voor de beste resultaten. Bovendien heeft het implementatieproject zelf ook een prijskaartje.
 

3. Angst voor complexiteit

 

Een migratie naar Microsoft 365 moet tot in de details gepland worden. Er zijn praktische en technische afhankelijkheden om rekening mee te houden, zodat Microsoft 365 netjes samenwerkt met uw bestaande systemen en processen. 

Bovendien bevatten oude on-premises oplossing belangrijke data. Die moet veilig overgezet worden, al dan niet in een nieuwe en moderne bestandsstructuur.

Terwijl de migratie loopt, blijft uw onderneming natuurlijk draaien. Idealiter heeft de uitrol een minimale impact op de productiviteit. Dat alles vereist een uitstekende en realistische planning.
 

4. Wat met de beveiliging?

 

Microsoft 365 werkt als SaaS-oplossing heel anders dan uw on-premises alternatief. De oplossing is veiliger, aangezien Microsoft een groot deel van de beveiliging op zich neemt. Het is wel aan u om ervoor te zorgen dat alle instellingen correct geconfigureerd zijn. Dat is niet altijd even eenvoudig: misconfiguraties in de cloud zijn de voornaamste bron van gegevensverlies, blijkt keer op keer uit onderzoek van beveiligingsspecialisten.

Verder moet uw onderneming in overeenstemming zijn met allerhande regels en bepalingen, zoals de GDPR. Dat is geen probleem met Microsoft 365, zolang de correcte beveiligings- en data-instellingen geactiveerd zijn.
 

5. Trainen en gebruiken

 

Na de uitrol moeten de werknemers van uw organisatie Microsoft 365 correct gebruiken. De omgeving zal voor velen vertrouwd overkomen, maar de SaaS-oplossing brengt toch verschillende nieuwe workflows en processen met zich mee.

Idealiter betrekt u tijdens en zelfs voor de uitrol al de juiste mensen bij het project. Opleidingen van werknemers zijn een essentiële pijler van een succesvolle implementatie. 

Training is bovendien niet eenmalig: één van de grote voordelen van Microsoft 365 is het constante updateproces, waarbij u toegang krijgt tot nieuwe functies. Wanneer die relevant zijn voor uw onderneming, is het een meerwaarde om collega’s erin op te leiden.
 

De oplossing: doe niet alles zelf

 

Migreren naar Microsoft 365 is niet de kerntaak van uw onderneming en komt zoals hierboven beschreven met de nodige complexiteit, dus waarom zou u alles zelf doen?

Als u van de voordelen van Microsoft 365 wilt genieten, zonder u te verslikken in de uitdagingen, kan u voor het implementatietraject beroep doen op een ervaren externe partner zoals Konica Minolta. Wij nemen de complexiteit voor onze rekening en zorgen er met onze consultancy-gebaseerde aanpak voor dat het hele traject op maat van uw onderneming verloopt.

Ook voor ondersteuning op de langere termijn staan we klaar. Zo brengen nieuwe Microsoft 365-updates geen verrassingen met zich mee. Konica Minolta heeft alle zes Microsoft Cloud Solutions Partner Designations op zak en kan u helpen met alle facetten van het cloud- en SaaS-aanbod van Microsoft.

 

Blogs

Blogs

5 veelvoorkomende struikelblokken bij het gebruik van Microsoft 365

België is een Microsoft-land, en de logische stap voor iedere organisatie die het Microsoft-ecosysteem heeft omarmd, is een migratie naar Microsoft 365. De voordelen lijken vooraf haast vanzelfsprekend, maar achteraf blijft u misschien op uw...