Beter digitaal samenwerken: 5 interessante tips

Daarbij is er behoefte aan een goed uitgeruste IT-omgeving of digital workplace om samenwerken op afstand te verbeteren en zo efficiënt mogelijk te maken. In dit artikel geven we u dan ook enkele interessante tips mee om digitaal samenwerken te optimaliseren. 
 

1.   Een goede connectiviteit is de perfecte stimulans 
 

Digitalisering heeft enorme impact op de manier waarop mensen leven en werken. Denk bijvoorbeeld aan het dagelijks gebruik van smartphones, tablets en laptops voor zowel privé- als werkdoeleinden. Medewerkers worden steeds mobieler en werken vaker thuis of op locatie. Daarnaast wordt samenwerken meer de norm en hebben werknemers de juiste middelen nodig om op een efficiënte manier digitaal samen te kunnen werken. De juiste tools en infrastructuur kunnen er immers voor zorgen dat werknemers vanop om het even welke locatie of toestel geconnecteerd zijn met elkaar. Daarnaast zorgen deze tools ervoor dat medewerkers over de nodige bestanden en data beschikken om samen taken of projecten te kunnen uitvoeren.  

Wanneer u zoekt naar de juiste samenwerkingstools, is het belangrijk om rekening te houden met bovenstaande zaken. Met een goede samenwerkingsapplicatie beschikt u bijvoorbeeld over de mogelijkheid tot:
 

• Document management: het delen van en samenwerken aan documenten in real time met collega’s of externe partijen        
• ​Doeltreffende communicatie met collega’s en externe partijen zoals klanten, leveranciers, enzovoort en dat via instant messaging, video conference of telefoongesprekken. U kunt ook gebruik maken van @mentions of tags om mensen rechtstreeks aan te spreken.                                       ​
• Efficiënt samenwerken omdat alle informatie zich op één gecentraliseerde plaats bevindt en de informatie altijd en overal beschikbaar is.

Tot slot benadrukken wij dat naast een goede connectiviteit er ook ruimte moet zijn om even helemaal de verbinding met werk te verbreken en tot rust te komen. Rust en het hoofd even leegmaken draagt  bij aan een verhoogde productiviteit en een betere samenwerking. U kunt bijvoorbeeld ook notificaties uitzetten waardoor u ongestoord verder werkt en de focus  behoudt op het uitvoeren van uw taken.  

2.   Een krachtig netwerk is essentieel voor digitaal samenwerken 
 

Om beter samenwerken binnen uw bedrijf te stimuleren, is een krachtig en goed functionerend netwerk onmisbaar. Zelfs de kleinste storingen in uw netwerk kunnen problemen veroorzaken. Zeker wanneer u rekening houdt met verschillende toestellen, cloudbased applicaties, video conference, enzovoort die een stabiel en veilig netwerk vereisen. 

Om innovatieve digitale samenwerkingsoplossingen, toegang tot de cloud en dergelijke te kunnen ondersteunen, is een robuust netwerk en geschikte IT-infrastructuur noodzakelijk 

Daarnaast is het van essentieel belang dat werknemers ook thuis beschikken over een veilige netwerkverbinding om op afstand efficiënt digitaal te kunnen samenwerken met collega’s en klanten. U kunt uw werknemers dan bijvoorbeeld informeren en tips geven over hoe ze hun thuisnetwerk zelf kunnen beveiligen. Dit kan onder meer door het opzetten van Wi-Fi Protected Access (WPA of WPA2). WPA2, de meest recente vorm van beveiligde Wi-Fi, biedt een veiligere toegangscontrole tot het netwerk en een betere gegevensbescherming. Ook het opzetten van een firewall kan een goede oplossing zijn. 

3.   Verbeter de samenwerking met video conference 
 

Nu thuiswerken of op locatie werken steeds meer de norm wordt binnen veel organisaties, is het belangrijk om in te zetten op vernieuwende technologieën om samenwerking te verbeteren. Instant messaging en online telefoongesprekken bieden verschillende voordelen, maar ze zijn geen vervanging voor face-to-face gesprekken. Video conference biedt de perfecte oplossing om werknemers ook visueel met elkaar in contact te brengen, zeker wanneer u als bedrijf kiest voor een flexibele werkcultuur. 

  Video conference stimuleert digitaal samenwerken door: 
 

• De betrokkenheid van werknemers op afstand te verhogen 
• Het bevorderen van de aandacht tijdens de vergaderingen 

Door het gebruik van de functie ‘scherm delen’ kunt u zelfs nog verder inspelen op deze nteressante voordelen. Wat u zegt, zal immers visueel ondersteund worden en leiden tot meer begrip en aandacht. 

Bovendien geeft video conference u ook de mogelijkheid om: 
 

• Een optimale customer experience te leveren 
• Samenwerking en communicatie te sturen met een visuele dimensie die niet aanwezig is in e-mailverkeer of tijdens telefoongesprekken 
• Tot 30% te besparen op kosten die te maken hebben met het reizen naar kantoor of naar de klant. 

4.   Investeer in IT-security 
 

Een belangrijke tip om samenwerking te verbeteren en flexibel werken zo efficiënt en veilig mogelijk te maken, is het voorzien in een krachtige IT-beveiligingsstrategie. Het voortdurend investeren in IT-security is noodzakelijk om uw werknemers te ondersteunen in hun dagelijkse taken en digitaal samenwerken te optimaliseren. Hoe complexer uw IT-infrastructuur wordt en hoe meer services of tools u van externe partijen afneemt, hoe groter de kans op hacking en andere cyberaanvallen. Het beveiligen van uw digital workplace is dan ook essentieel.   

Enkele goede voorbeelden van beveiligingsmaatregelen zijn: 
 

• Het encrypteren of versleutelen van uw data 
• Gecentraliseerd management omtrent identificatie en toegangsrechten (bijvoorbeeld door two-factor of multifactor authentication) in combinatie met krachtige wachtwoorden 
• Data masking of het verbergen van bepaalde informatie zoals persoonsgegevens 
• Het opleiden en begeleiden van werknemers inzake cybersecurity en de gevaren van cybercriminaliteit 

Ook wanneer uw medewerkers thuis of op locatie werken, is het aan te raden om te voorzien in een veilige werkomgeving door bovenstaande maatregelen toe te passen. Daarnaast biedt een SSL of Secure Sockets Layer de perfecte oplossing voor veilig thuiswerken. Bij SSL is er een beveiligde laag aanwezig tussen de browser en de server zodat alle data beveiligd is.  

Het geheel van bovenstaande maatregelen vormen een goede bescherming tegen externe dreigingen die een goede digitale samenwerking in gevaar kunnen brengen. 

  

5.   Maak digitaal samenwerken zo eenvoudig mogelijk 

  

Om beter samenwerken te stimuleren en uw werknemers te ondersteunen waar mogelijk, is het uiterst belangrijk om de digitale werkomgeving zo eenvoudig mogelijk te maken. Hoe moeilijker het is om een nieuwe tool of applicatie te gebruiken, hoe groter de kans dat uw werknemers deze links laten liggen en andere, minder veilige, niet-ondersteunde samenwerkingsoplossingen zullen gebruiken. 

 

Het kiezen van de juiste samenwerkingstool is de eerste belangrijke stap naar het verbeteren van digitaal samenwerken. Daarna volgt een goede coaching en begeleiding van uw werknemers om deze tool volledig te integreren in hun werkwijze en communicatie. 

Wil u meer weten over het verbeteren van samenwerking in dit digitale tijdperk? Schrijf u dan nu in voor het webinar ‘Werk veilig samen in de cloud’ of voor onze demo ‘werk eenvoudig samen met externen in Office 365’. U komt alles te weten over efficiënt digitaal samenwerken.