De digitale werkplaats: een upgrade voor de mobiele werkplek

Begin 2020 was ons privéleven vaak meer digitaal dan ons professioneel leven, maar dat is ondertussen veranderd. Om werknemers te beschermen tegen COVID-19, introduceerden de overheid en bedrijven thuiswerken bij hun personeel. Daarmee zetten ze een belangrijke stap in het proces van digitale transformatie.
 
Voor veel medewerkers is de mobiele werkplek immers de dagelijkse norm. Zo ontdekten bedrijven dan ook dat, uitgerust met een laptop, headset of mobiele telefoon, verschillende werknemers efficiënt thuis kunnen werken.
 

Intelligent Connected Workplace: van utopie naar absolute noodzaak

De impact van COVID-19 op onze manier van werken is dus niet te onderschatten. Ook na de pandemie zullen veel bedrijven overigens hun werknemers de keuze geven tussen op kantoor werken of op afstand in hun digitale werkplaats. Deze keuzevrijheid veronderstelt dat de IT-infrastructuur zeer robuust is als het om beveiliging gaat. Daarnaast hebben de verschillende afdelingen binnen een organisatie ook behoefte aan een reeks nieuwe tools voor een efficiënte digitale samenwerking. Of u nu kiest voor Slack of Yammer, Doodle of Microsoft Forms, het is niet alleen een kwestie van budget, maar ook van de beste databescherming.
 
Als uw medewerkers op afstand werken, hebben ze snel toegang nodig tot data en documenten in het bedrijfsnetwerk en dat op elk moment, overal en via wifi. En net daar schuilt het gevaar dat gegevens in de verkeerde handen vallen of zoekraken. Gelukkig bestaan er oplossingen, zoals de 'Intelligent Connected Workplace' van Konica Minolta. Dat concept voldoet aan bovenstaande complexe eisen op een veilige, actuele en efficiënte manier.
 

Hoe de digitale werkplaats uw kantoorinfrastructuur verandert

Sinds de uitbraak van COVID-19 is Microsoft Teams, naast e-mails en telefoontjes, het meest gebruikte communicatiemiddel in het bedrijfsleven. Deze tool doet niet alleen dienst als soort messenger-systeem voor chats en videogesprekken, maar biedt ook wiki’s aan voor informatieve doeleinden en het in real time samenwerken aan documenten.
 
Ook de verschillende cloud services vormen een upgrade voor on-site dataservers om aan de huidige vereisten te voldoen. Ze bieden tal van voordelen zoals een verbeterde schaalbaarheid, ze zijn altijd up-to-date en eenvoudig te beheren.
 
Bovendien zijn er talrijke tools, applicaties en samenwerkingsoplossingen voor de ‘intelligent office’.
 

De veranderingen van de digital workplace voor uw bedrijf

Voor efficiënt digitaal werken is ook steun en acceptatie nodig vanuit uw bedrijf. Vóór de coronapandemie werden in veel bedrijven hevige discussies gevoerd over een werkdag per week thuiswerken. COVID-19 brak uit en bedrijven werden verplicht alle medewerkers in de mate van het mogelijke thuis te laten werken. Nu kan iedereen dan ook ten volle gebruikmaken van de voordelen van de digitalisering. Sterker nog, de digitale werkplaats is ook een interessante factor voor het aantrekken en behouden van jonge talenten. Als bedrijf doet u er goed aan om open te staan voor verandering en te kijken wat de voordelen van een digital workplace kunnen zijn voor uw organisatie.
  

Een dag in de ‘Intelligent Connected Workplace’

In principe verloopt een werkdag zoals normaal: er wordt informatie verzameld, verwerkt en uitgewisseld, maar er zijn natuurlijk enkele duidelijke verschillen. In plaats van een face-to-face gesprek, praten medewerkers met elkaar in een virtuele ruimte via video call of aan de hand van korte berichten in een chat.
 
Projectmanagers loggen hun werkresultaten in de wiki, stellen tickets op voor zorgen van klanten en product development en houden vergaderingen of pitches in videoconferenties. Administratieve medewerkers, technische klantenservice en sales gebruiken de digitale diensten op een vergelijkbare manier.
 

Communicatie is de sleutel tot succes

Een belangrijk aspect van efficiënte samenwerking buiten kantoor kan helaas niet door hard- en software voorzien worden, maar dient persoonlijk ontwikkeld te worden. We hebben het natuurlijk over interactie en samenhang binnen teams. Dit sociale kenmerk komt tot stand door communicatie.
 
Wanneer iedereen op afstand werkt, blijft communicatie een kerntaak van leiderschap. Het regelmatig virtueel vergaderen draagt ​​ertoe bij dat iedereen zich betrokken voelt. Daarom begint het opzetten van vergaderingen met check-ins en check-outs voor alle medewerkers.
 
Nu we digitaal werken, beginnen we ook digitaal te denken. Het ‘Nieuw Werken’ begint zich dan ook stilaan verder te ontplooien. De digitale werkplaats verandert dus volledig onze bestaande werkcultuur.
 
Tegelijkertijd biedt de digitale transformatie op het werk ook de mogelijkheid om strategieën te ontwikkelen en de VN-doelstellingen voor Duurzame Ontwikkeling Agenda 2030 te ondersteunen. Als we minder zakenreizen maken en grote kantoren inkrimpen, kan dat een belangrijke bijdrage leveren aan het terugdringen van de CO²-uitstoot en het beschermen van ons milieu.
 

In vijf stappen naar een digital workplace

Voordat u investeert in een Intelligent Connected Workplace, zijn er vijf interessante stappen die u kunnen helpen bij het identificeren van de belangrijkste zorgen en doelstellingen:
 

1. Zoek uit wat u reeds heeft om te ontdekken wat er nog ontbreekt in uw werkomgeving.
    
2. Wat heeft u nodig? Wat wenst u te bereiken door digitaal samen te werken? Hoe kunt u informatie snel beschikbaar maken voor iedereen die betrokken is bij een project op samenwerkingsplatforms?
    
3. Wat betekent dit voor ICT? Welke software kan het beste aan deze eisen voldoen en interfaces bieden voor bestaande systemen?
    
4. Wat verandert er voor uw bedrijf en uw klanten met deze nieuwe digitale werkomgeving? Ondersteunt uw bedrijfscultuur deze verandering of houdt het u tegen? Wat moet u veranderen om er een positief verhaal van te maken?
    
5. Hoe kunt u de transformatie eenvoudig maken en anderen enthousiast maken voor deze verandering naar een digitale werkplaats? Wie wordt ambassadeur van de nieuwe tools en zal medewerkers ondersteunen? Deze ambassadeur kan helpen om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten.

 
Wenst u meer te weten over de transformatie naar een digitale werkplaats? Neem dan snel contact op met ons! Wij staan u steeds bij met het nodige advies voor een efficiënte en toekomstbestendige digital workplace.