De uitdagingen rond automatisering van bedrijfsprocessen

| 22 april 2021

De uitdagingen rond automatisering van bedrijfsprocessen

In uw bedrijf worden op dagelijkse basis verschillende activiteiten uitgevoerd om uw vooropgestelde doelstellingen te bereiken en dat zo efficiënt mogelijk. Deze bedrijfsprocessen vormen dan ook de kern van uw organisatie. Jammer genoeg verloopt dit niet altijd even efficiënt en snel, vaak omdat veel processen handmatig uitgevoerd worden. Als bedrijf dient u dan ook alle activiteiten onder de loep te nemen en te optimaliseren, een ware uitdaging, zo blijkt. In deze blog geven we meer toelichting bij de mogelijke problemen inzake bedrijfsprocessen.



Kans op menselijke fouten en tijdverlies 

Het lijkt misschien wat vreemd in deze moderne tijd waarin digitale oplossingen centraal staan, maar er zijn nog steeds verschillende bedrijven die gebruik maken van manuele bedrijfsprocessen. Helaas is dit niet meteen een doeltreffende manier van werken - dergelijke handmatige processen zijn immers niet alleen tijdrovend, maar het risico op menselijke fouten is beduidend hoger. Dat risico is het grootst bij repetitieve bedrijfsprocessen omdat werknemers een zekere routine opgebouwd hebben in het uitvoeren van deze taken en hun concentratie veel minder is. 
 

Verschillend werkritme en andere werkwijze 

Een verschil in werkwijze kan bedrijfsprocessen vertragen of verhinderen. De ene medewerker is in staat meerdere taken uit te voeren in een halve dag terwijl zijn collega daar langer over doet. Door het gebrek aan een uniforme manier van werken zullen dergelijke verschillen grote impact hebben op uw algemene productiviteit en bijgevolg het succes van het bedrijf.  

Niet alleen menselijke fouten kunnen een soepele en efficiënte werking van bedrijfsprocessen verstoren. Ook andere werkritmes of -wijzen kunnen een oorzaak zijn van een gebrekkig verloop van opdrachten. Sommige werknemers zullen hun taken sneller en efficiënter uitvoeren dan anderen, wat zorgt voor een inconsistente productiviteit. 

 

Niet eenvoudig om bedrijfsprocessen te herkennen 

Het klinkt misschien wat vreemd, maar niet elk bedrijf is in staat om de verschillende bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen. Vaak gaat het om activiteiten die werknemers als gewoonte ervaren en ze staan er dus niet meteen bij stil. Het kan gaan om document management, beheer van e-mails, het aanvragen van vakantiedagen, enzovoort.   

Bedrijfsprocessen herkennen en definiëren is ontzettend belangrijk bij het optimaliseren van workflows en productiviteit. Helaas is het niet altijd eenvoudig om de verschillende processen te omschrijven en te kaderen. Het gaat namelijk vaak om taken die uw werknemers vanzelfsprekend vinden of als routinematig ervaren. Enkele voorbeelden kunnen zijn: het beheren van e-mailverkeer, het aanvragen van vakantie of document management. 

Om bedrijfsprocessen sneller te kunnen herkennen en in kaart te brengen, kunt u enkele kernvragen opstellen over de processen waarmee uw werknemers dagelijks bezig zijn, welke problemen zich voordoen, enzovoort.  
 

Bedrijfsprocessen automatiseren biedt voordelen 

Automatisering biedt onmiskenbare voordelen voor uw bedrijf:  

  • Het helpt bij het besparen van kosten. U dient steeds te investeren in de geschikte resources, maar omdat uw werknemers consistenter en efficiënter hun taken kunnen uitvoeren, levert de investering uw bedrijf toch een stevige besparing op. Vergeet ook niet dat de bedrijfsprocessen nauwkeuriger uitgevoerd zullen worden en uw werknemers ingezet kunnen worden voor taken die meer afgestemd zijn op uw core business.  
  • U creëert meer structuur binnen uw organisatie, wat leidt tot een doeltreffende interne werking. 
  • Het zorgt voor een sterke vermindering van fouten. 
  • U geniet van een geoptimaliseerde bedrijfswerking zonder dat u daarbij de controle verliest.   
  • Het levert een verhoogde productiviteit op. 
  • Het biedt een schaalbare oplossing voor de interne werking van uw verschillende bedrijfslocaties en departementen. 
  • Het zorgt voor de nodige inzichten om betere keuzes te maken voor de gewenste bedrijfsgroei en succes.

Automatisering van bedrijfsprocessen vereist natuurlijk de juiste middelen. Microsoft voorziet daarom verschillende automatiseringsmogelijkheden binnen O365. Enkele voorbeelden hiervan zijn de verschillende mogelijkheden binnen Power BI, Outlook, Microsoft Teams en SharePoint. Onze IT-partner Aurelium ontwikkelde zelfs een eigen Aurelium SharePoint die u kan helpen bij het verbeteren van uw interne bedrijfswerking. 

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden van O365 omtrent het verhogen van de productiviteit binnen uw organisatie? Schrijf u dan nu snel in voor de webinar over automatisering van processen. U ontdekt hoe u uw bedrijfsprocessen kunt definiëren en in kaart brengen en op welke manier u ze kunt optimaliseren door digitale oplossingen. Daarnaast tonen we ook enkele demo’s zodat u meteen een beter beeld kunt vormen over de precieze werking.  
 

Schrijf u in voor onze webinars

Schrijf u in voor onze webinars