Integreer elektronische handtekeningen in uw digitale processen

Fysieke handtekeningen zijn traag en onveilig in een flexwerkende wereld

De digitalisering van documenten is een kernonderdeel van de digitale transformatie in elke organisatie. Deze trend werd zoals u weet versneld tijdens de pandemie, toen organisaties haastig migreerden van papieren naar gescande en elektronische documenten, zodat thuiswerkers gemakkelijker documenten konden inzien en delen.
 
Toch bleven heel wat organisaties vasthouden aan handgeschreven handtekeningen op documenten, zoals contracten. Maar wat als een document moet worden ondertekend door meerdere personen die elk op een andere locatie werken? Vaak betekent dit dat iedereen het originele exemplaar op papier moet ondertekenen en het dan per post naar de volgende ondertekenaar moet sturen, of het document moet ondertekenen en scannen en het dan per e-mail naar de volgende moet sturen, die het document op zijn beurt - volgt u nog? - moet afdrukken, ondertekenen en opnieuw scannen alvorens het weer per e-mail naar de volgende door te sturen. Niet meteen een ideale situatie.
 
Zowel tijdens het traject per post als dat per mail kan er heel wat fout gaan. Als contractuele of andere vertrouwelijke informatie op een onveilige manier wordt gedeeld, kan ze verloren gaan of in verkeerde handen terechtkomen. En handtekenen op papier houdt niet alleen veiligheidsrisico’s in, het leidt ook tot procesvertragingen. Een document laten circuleren voor ondertekening vraagt veel tijd, waardoor je minder snel op de bal kunt spelen. Daarom kies je in de digitale wereld van vandaag beter voor een oplossing voor elektronische handtekeningen, ook wel e-handtekeningen genoemd.
 

Wat is een elektronische handtekening precies?

Een elektronische handtekening of e-handtekening is een elektronische aanduiding van de intentie van een persoon om in te stemmen met de inhoud van een document of een reeks gegevens waarop de handtekening betrekking heeft. Net zoals een handgeschreven handtekening in de offline wereld is een elektronische handtekening een juridisch concept dat de intentie van de ondertekenaar vastlegt om gebonden te zijn door de voorwaarden van het ondertekende document.
 
 
Wat is het verschil tussen een elektronische handtekening en een digitale handtekening?
De twee termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar het is belangrijk een onderscheid te maken. De Europese Commissie geeft deze definities:
 

• Een elektronische handtekening is een juridisch begrip dat in de eIDAS-verordening (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) van de EU is gedefinieerd als gegevens in elektronische vorm die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen.
• Een digitale handtekening is daarentegen een wiskundig en cryptografisch concept dat op grote schaal wordt gebruikt om concrete en praktische voorbeelden van elektronische handtekeningen te bieden.

  

3 soorten elektronische handtekeningen

Voor elektronische transacties in de Europese interne markt definieert de eIDAS-verordening drie niveaus van elektronische handtekeningen:
 

1. Eenvoudige elektronische handtekening

Deze term (niet officieel gebruikt door eIDAS) verwijst naar elk type elektronische handtekening dat niet voldoet aan de criteria van geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekeningen (zie hieronder). Een eenvoudige elektronische handtekening is het meest gebruikte type elektronische handtekening, omdat het zo makkelijk in gebruik is. Gewoon uw naam onder een e-mail schrijven kan bijvoorbeeld een e-handtekening zijn. Een eenvoudige elektronische handtekening kan worden versterkt en meer juridische waarde krijgen als de ondertekenaar een extra authenticatiestap gebruikt, bijvoorbeeld via een per sms ontvangen code.
 

2. Geavanceerde elektronische handtekening (AES)

Dit is een juridisch bindende elektronische handtekening die de ondertekenaar identificeert en een sterke beveiliging biedt. Een AES identificeert met name of er na ondertekening met de gegevens is geknoeid, waardoor de handtekening ongeldig zou worden. Deze eigenschap is essentieel om de handtekening juridisch bindend te maken. Public-key infrastructuur (PKI) is de meest gebruikte technologie om deze beveiliging te bieden.
 

3. Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)

Een QES is sterker dan een geavanceerde elektronische handtekening omdat zij aangemaakt door een gekwalificeerd apparaat voor het aanmaken van handtekeningen (doorgaans een SIM-kaart, smartcard of USB-stick) of wordt beheerd door een geautoriseerde cloud provider. Bovendien is een QES gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen, uitgegeven door een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener.
  

Welk type e-handtekening is geschikt voor uw bedrijf?

Het aangewezen type elektronische handtekening is afhankelijk van de specifieke situatie.
 

• Eenvoudige elektronische handtekeningen zijn over het algemeen geschikt voor het ondertekenen van HR-documenten (zoals geheimhoudingsovereenkomsten of NDA’s en privacyverklaringen), commerciële overeenkomsten tussen bedrijven (zoals NDA's, inkooporders, orderbevestigingen, facturen en installatierapporten) en consumentenovereenkomsten (waaronder documenten voor het openen van een retailrekening, verkoopvoorwaarden, servicevoorwaarden, orderbevestigingen en facturen).
• Geavanceerde elektronische handtekeningen zijn eerder geschikt voor grote financiële transacties of voor het ondertekenen van documenten die grote juridische belangen kunnen vertegenwoordigen.
• Gekwalificeerde elektronische handtekeningen kunnen - aangezien hun rechtsgevolgen gelijkwaardig zijn aan die van handgeschreven handtekeningen - worden gebruikt in veel situaties (ook grensoverschrijdend) waarin anders handgeschreven handtekeningen zouden worden gebruikt. Denk hierbij aan arbeids- en verzekeringscontracten, financiële transacties (zoals e-commerce en online bankieren) en administratieve procedures (zoals belastingaangiften en interacties met zorgverzekeringsinstanties).

 
Wil uw organisatie overstappen op elektronische handtekeningen? Dan moet  u vooral op zoek naar een evenwicht tussen veiligheid en gebruikerservaring. En natuurlijk moet u ervoor zorgen dat de handtekening rechtsgeldig is. Bovendien moet u een risico- en kansenanalyse uitvoeren. Dat kan ertoe leiden dat u uiteindelijk voor verschillende types van e-handtekening zult kiezen, afhankelijk van het doel, de waarde en het risiconiveau van de transacties in kwestie.
 

Voordelen van e-handtekeningen

Naast het feit dat het voor externe, verspreide en locatie-onafhankelijke ondertekenaars gemakkelijker wordt om documenten te ondertekenen, biedt de invoering van software voor e-handtekeningen nog vele andere voordelen. Een verhoogde veiligheid wordt vaak als het belangrijkste zakelijke voordeel genoemd. En dan zijn er natuurlijk nog de kosten- en tijdbesparingen. Door het verzamelen van handtekeningen efficiënter te maken, kunt u contractuele relaties sneller uitvoeren en kunt u uw klanten, partners en leveranciers beter van dienst zijn.
 
Als elektronisch ondertekende documenten ook elektronisch worden opgeslagen en gearchiveerd, zijn er mogelijkheden om kantoorruimte vrij te maken en kosten te besparen in vergelijking met de opslag van fysieke documenten. Bevoegde gebruikers kunnen - ongeacht waar ze zich bevinden - documenten ook makkelijker terugvinden in vlot doorzoekbare elektronische archieven.
 

Zet een volgende stap met digitaal contractbeheer

Zodra u besluit om verder te gaan met elektronische handtekeningen, moet u twee dingen doen. Eén: een geschikte softwareoplossing selecteren. Twee: ze implementeren, zodat u ze op verschillende apparaten kan gebruiken. Afhankelijk van uw processen en de hoeveelheid contracten die uw bedrijf moet opstellen en ondertekenen, kan een oplossing voor digitaal contractbeheer met workflows voor e-handtekeningen aangewezen zijn.
 
Met een oplossing voor digitaal contractbeheer kunt u:

• fouten bij het opstellen van contracten reduceren;
• uw administratieve en juridische kosten verlagen;
• uw waslijst aan contracten overzichtelijker maken;
• kritieke deadlines en contracttermijnen beter in de gaten houden;
• uw informatiebeveiliging verbeteren door het risico weg te nemen dat papieren contracten zoekraken.

 
U merkt het: met een digitale oplossing voor contractbeheer kan de rol van contractbeheer worden getransformeerd van een administratieve noodzaak tot een factor die betere bedrijfsprestaties mogelijk maakt.
 

Klaar om erin te vliegen?

Bent u klaar om met e-handtekeningen te beginnen? Dan is de eerste stap uw vereisten te bepalen en te begrijpen welk type oplossing voor e-handtekeningen u nodig hebt om te voldoen aan de wettelijke en operationele vereisten. Als onderdeel van uw besluitvormingsproces moet u overwegen of een oplossing voor digitaal contractbeheer kan helpen om elektronisch ondertekenen nog efficiënter te maken. Zorg er in ieder geval voor dat u werkt met een leverancier die een brede expertise heeft en diverse oplossingen kan aanbieden.
 
Wil u meer informatie over elektronische handtekeningen? Contacteer ons dan snel!