Optimaliseer uw digitaal potentieel door ECM-software aan Microsoft 365 te koppelen

| 31 augustus 2022

Snelle toegang tot informatie is een uitdaging voor zowel externen als kantoormedewerkers, maar door Enterprise Content Management (ECM) aan Microsoft Teams te koppelen schiet u al een heel eind op. De koppeling maakt komaf met informatiesilo's en zorgt ervoor dat gebruikers altijd en overal toegang hebben tot de nodige informatie, ongeacht waar ze is opgeslagen.


Toen thuiswerken in pandemische tijden een hoge vlucht nam, schakelden veel organisaties abrupt over op cloudoplossingen als Microsoft 365 en diensten als Microsoft Teams. Een geweldige vooruitgang, maar de uitdagingen rond informatiebeheer waren nog niet van de baan. Het koppelen van ECM-software of een ECM-systeem aan Microsoft Teams biedt hier soelaas. Bovendien verbetert het meteen ook de informatiebeveiliging in uw organisatie, stroomlijnt het uw documentbeheer en vereenvoudigt het de naleving van regelgeving.


Inhoud (Leestijd: 2 min.)

  • Optimaliseer uw digitaal potentieel door ECM-software aan Microsoft 365 te koppelen
    • Herover de controle over uw informatie
    • Maak nu het verschil voor straks



Herover de controle over uw informatie

Internationaal onderzoek van Konica Minolta uit 2021 toonde aan dat documentopslag in 66% van de organisaties  nog niet goed georganiseerd was, wat leidt tot volgende problemen:

  • Medewerkers moeten te lang zoeken naar de juiste informatie.

  • Niet-gelokaliseerde informatiebronnen worden onderbenut.

  • Slecht versiebeheer leidt tot de circulatie van verouderde informatie.

  • U loopt het risico op duplicatie van bestaande documenten.

  • Inefficiënt content- en informatiebeheer.

  • Niet-naleving van de GDPR-voorschriften.

 
Gelukkig kunt u al deze problemen oplossen met een ECM-systeem. En dat zonder gegevens en documenten te migreren of gebruikers te dwingen om een nieuw systeem aan te leren. Deugdelijke ECM-software - zoals cloud-based M-Files van Konica Minolta - biedt een intelligent contentmanagementplatform dat:

  • orde brengt in gegevensopslag en documentbeheer in al uw opslagsystemen en line-of-businessapplicaties;

  • informatiebeheer vereenvoudigt en uw inspanningen voor naleving van de regelgeving ondersteunt en stroomlijnt door middel van automatisering;

  • tijd en moeite bespaart voor gebruikers, die de kritische informatie die ze nodig hebben snel en gemakkelijk kunnen vinden;

  • gemoedsrust brengt: informatie is altijd up-to-date, beveiligd en beschermd tegen onbedoelde verwijdering gedurende de hele levenscyclus.


Dankzij de API-integratie met Microsoft 365 kan Microsoft Teams met M-Files het centrale toegangspunt worden voor al uw bedrijfsinformatie. Zo kunnen mensen de vertrouwde gebruikersinterface van Microsoft Teams gebruiken om te vinden wat ze willen. Een dergelijke ECM-implementatie heeft heel wat voordelen:

  • Directe toegang tot bedrijfsgegevens, ongeacht waar ze zijn opgeslagen, vanuit Teams zelf. Het is niet nodig om tussen applicaties te schakelen. Met M-Files kunnen gebruikers zelfs content uit andere systemen in Teams-kanalen brengen.

  • Dankzij de intelligente zoekmachine vinden gebruikers snel de informatie die ze nodig hebben voor hun dagelijkse bedrijfsprocessen, workflows en taken. Ze kunnen zelfs gegevens en documenten terugvinden die voorheen onvindbaar waren.

  • Iedereen gebruikt en deelt altijd de meest recente versies.

 

Maak nu het verschil voor straks

Als u M-Files ECM-software in Microsoft 365 integreert, stelt u uw mensen in staat om efficiënter te werken. Ze kunnen alle informatie vinden die ze nodig hebben via een vertrouwde interface. En dat zonder een nieuw systeem aan te leren of tussen toepassingen te schakelen. Zo kunnen ze zich blijven concentreren op hun kerntaken.

Uw organisatie profiteert van de wetenschap dat de toegang tot informatie goed wordt gecontroleerd en dat het informatiebeheer in overeenstemming is met beleid en regelgeving, zelfs zonder een complex of tijdrovend datamigratieproject. Tegelijkertijd kan de integratie van M-Files ondernemingen helpen meer waarde te halen uit hun Microsoft 365-investering.

Veel organisaties verwachten dat hybride werken de norm blijft. Het is dus erg zinvol om de M-Files ECM-oplossing nu uit te rollen. Zo kunt u sneller genieten van de langetermijnvoordelen van gemakkelijke toegang tot informatie via Microsoft Teams, een verbeterde informatiegovernance en een slimmer enterprise contentmanagement.

Wilt u meer weten over onze M-Files ECM-oplossing? Contacteer ons dan snel!

 

Is uw digitale documentopslag een chaos en ziet u door de bomen het bos niet meer?

Ontdek hoe een oplossing voor enterprise content management (ECM) het mogelijk maakt om snel en gemakkelijk het juiste document te vinden. Bespaar tijd, werk efficiënter en veiliger.

Documenten sneller vindbaar maken

Blijf op de hoogte!

Schrijf u in voor onze nieuwsletter en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs en nieuwsartikelen. 

Inschrijven

Blogs

Blogs

Integreer elektronische handtekeningen in uw digitale processen

De overstap van papieren naar digitale processen maakt thuis en op afstand werken gemakkelijker en productiever. Maar als uw organisatie nog steeds vertrouwt op het handmatig ondertekenen van documenten, kan dit leiden tot vertragingen, risico'...

De voordelen van printbeheer in de cloud

Waarom de bedrijfswereld telewerk omarmt

Is uw multifunctional een gemakkelijk doelwit voor hackers?

Waarop letten bij het kiezen van een printer voor een hybride werkplek?

Webinars

Webinars