Printen is niet zonder gevaar: zo blijft u veilig

Voor veel Europese en Belgische kmo’s blijft printen een essentieel onderdeel van de dagelijkse werking. De inhoud van een afgedrukte pagina is vaak niet bedoeld voor iedereen.  Denk aan een verkoper die een gevoelig contract wil nalezen, een productontwikkelaar die enkele pagina’s met daarop intellectuele eigendom van het bedrijf afdrukt, of zelfs gewoon een lijst van namen en mailadressen van klanten of collega’s. Die gegevens zijn onderhevig aan wetgeving zoals de GDPR, ook wanneer ze de transitie van bits en bytes naar inkt en papier hebben gemaakt.

Een onderzoek bij middelgrote Europese ondernemingen (met 250 tot 499 werknemers), uitgevoerd door Quocirca vorig jaar, toont aan dat veel organisaties die link nog niet leggen, met alle gevolgen van dien. Zo had 63% van de bevraagden in de twaalf maanden voorafgaand aan het onderzoek minstens één incident ervaren waarmee een printer gemoeid was. In 30% van die beveiligingsincidenten speelde papieren documenten een rol. 

Die cijfers staan in sterk contrast met de manier waarop organisaties naar hun printinfrastructuur en -beleid kijken. Amper 20% omschreef zijn printers als het grootste beveiligingsrisico, hoewel 40% aangeeft te worstelen met het beheer en de beveiliging ervan. 

Het kan gelukkig beter en veiliger. De grootste risico’s zijn het gevolg van een aantal veelgemaakte fouten. Hoe vermijdt u die?
 

1. Diversiteit op de printvloer

Diversiteit op de werkvloer is goed, in het printerassortiment niet. Zo gaf 71% van de bevraagden in het onderzoek aan dat de printers binnen de bedrijfsomgeving van verschillende fabrikanten afkomstig zijn. Voor kmo’s is het in het beste geval al complex om IT-infrastructuur te beheren en veilig te houden. Wanneer het printerpark bestaat uit verschillende toestellen met verschillende instellingen, te beheren via verschillende portalen, is de situatie haast onhoudbaar.
Het hoeft dan ook niet te verbazen dat incidenten vaker organisaties treffen met een allegaartje aan toestellen, vergeleken met bedrijven die hebben ingezet op consistentie en standaardisering. De eerste voorwaarde voor een veilige printomgeving, is beheersbaarheid. Ga daarom voor één partner die u over de hele lijn kan bijstaan met toestellen, oplossingen en kennis, zoals Konica Minolta.
 

2. Wie print er?

Met een zicht op uw printerinfrastructuur hebt u de middelen om na te kijken wie er print. Zo kan u een vorm van veiligheid inbouwen. Wanneer de zaakvoerder de kwartaalcijfers afdrukt, is het niet ideaal dat die uit de printer rollen terwijl de stagiair ernaast staat. Dat is perfect op te lossen met pull printing, waarbij gebruikers zich moeten identificeren aan een printer vooraleer ze hun documenten krijgen. Bij Konica Minolta heet de relevante oplossing Dispatcher Paragon (on-premises) of Workplace Pure (in de cloud). 

Identificeren kan met een pincode, een wachtwoord of zelfs een ID-badge. Dit systeem heeft als bijkomend voordeel dat werknemers een printopdracht niet naar een specifieke printer hoeven te sturen. Ze kunnen op de afdrukknop duwen, naar het dichtstbijzijnde toestel stappen, en daar hun document opvragen.

3.  De mensen

Zo’n oplossing is pas waardevol als uw mensen ook begrijpen waarom ze belangrijk is. Wie zich identificeert, een lijst met klantenadressen print maar tijdens het afdrukken gaat lunchen, veroorzaakt nog steeds een risicovolle situatie. Net als bij alle andere aspecten van beveiliging, is training belangrijk. 

Wanneer uw mensen de risico’s kennen, zullen ze minder vrijblijvend omspringen met afgedrukte documenten. Konica Minolta heeft heel wat ervaring met best practices, en kan u daarbij helpen.

4. De printer beveiligt mee

Laat u er tot slot niet toe verleiden om uw printers enkel als een beveiligingsrisico te zien. Juist ingezet kunnen de toestellen u net helpen om niet alleen documenten, maar uw hele netwerk te beveiligen. Het spreekt voor zich dat documenten versleuteld worden wanneer u ze verstuurt naar een MFP, maar de beveiliging met onze bizhub SECURE oplossing gaat verder.

Dan hebben de toestellenwachtwoordbescherming aan boord, komen met versleuteling van hun interne opslag en in het geval van bizhub SECURE Ultimate draaien ze zelfs Bitdefender antivirus. Die antivirus-oplossing analyseert al het netwerkverkeer van en naar de printer in realtime, en houdt zo de hele IT-infrastructuur mee veilig.

De basisprincipes van een veilige printomgeving zijn zoals u ziet niet complex, hoewel het heel eenvoudig is om gevaarlijke vergissingen te maken. Alles begint met een capabele en uniforme printervloot. Van daaruit kan u eenvoudig maatregelen nemen die veilig printen stimuleren, terwijl uw toestellen zelf mee een oogje in het zeil houden. Hebt u interesse om meer te weten te komen over veilig printen met Konica Minolta? Klik dan hier.