Vijf trends die digitale werkplekken en IT-beslissingen zullen vormgeven in het komende jaar

Trend 1: Gegevensgestuurde besluitvorming is de sleutel tot succes in veranderlijke werkomgevingen en markten

In 2022 zullen datagedreven processen nog belangrijker zijn om voorop te lopen bij de besluitvorming. 58% van de bedrijven vertrouwt echter nog steeds op hun gevoel en ervaring in plaats van op data en feiten[1].

“De dagelijkse bedrijfsvoering wordt bepaald door steeds complexere besluitvorming. En data worden de sleutel tot een beter geïnformeerde besluitvorming. Ze zijn het goud dat moet worden gewonnen”, legt Olaf Lorenz, Senior General Manager, Digital Transformation Division bij Konica Minolta Business Solutions Europe uit. “Het doel is om de werkplekervaring te transformeren door mensen, ruimten en technologie die de waarde van data kan laten zien met elkaar te verbinden en op deze manier dynamische bedrijfsveranderingen te stimuleren. Dankzij onze ervaring in het beheren van papieren workflows beschikken we over de expertise om deze workflows te digitaliseren, waarbij uiteindelijk ongestructureerde data veranderen in gestructureerde data.”

Om bedrijfswaarde te ontsluiten, is het noodzakelijk om de juiste data te identificeren binnen de enorme hoeveelheden gegevens die bedrijven opslaan. Met AI en machine Learning (ML) zal dit niet langer een tijdrovend en moeizaam proces zijn dat handmatig door werknemers wordt uitgevoerd. AI en ML verzamelen en analyseren gigantische hoeveelheden data om cruciale bedrijfsinzichten te vinden. Dagelijkse werkzaamheden kunnen bijvoorbeeld worden vergemakkelijkt en versneld met RPA-tools (Robotic Process Automation) van Konica Minolta, die eenvoudige en repetitieve taken overnemen zodat werknemers zich kunnen concentreren op de taken die creativiteit vereisen en waarde toevoegen. Op dezelfde manier kan in het kader van databeveiliging een SIEM-systeem (Security Information and Event Management) van Konica Minolta worden gebruikt om data in realtime te scannen, zodat bedreigingen onmiddellijk kunnen worden opgespoord en zelfs van tevoren worden voorspeld.
 

Trend 2: Het beste van twee werelden: Het hybride kantoor gaat de standaard worden

Volgens een onderzoek[2] wil 52 procent van de werknemers na de pandemie flexibeler zijn met betrekking tot hun werkplek. Dit betekent dat digitaal werken op afstand of een hybride oplossing al in 2022 in veel organisaties de standaard gaat worden. Uitsluitend vanuit de kantoren van een organisatie werken zal dan de uitzondering zijn.

Ana Esteban, Lead Customer Insights bij Konica Minolta Business Solutions Europe, beschrijft het veranderende paradigma voor werkomgevingen: “Het kantoor zal eerder worden gezien als een ontmoetingsplek. Het zal een locatie zijn voor presentaties, teambuildingsactiviteiten, het introduceren van nieuwe projecten of andere taken waarvoor werknemers bij elkaar moeten komen voor face-to-face-communicatie.” Als gevolg daarvan zullen oplossingen die naadloze uitwisseling en samenwerking mogelijk maken, steeds belangrijker worden. Konica Minolta gebruikt Microsoft 365 om slim en verbonden te werken in de cloud. Teams kunnen dan bijvoorbeeld gelijktijdig aan documenten werken, ongeacht tijd of plaats.

Als Global Managed Partner van Microsoft werkt Konica Minolta samen met Microsoft om de transformatie van de digitale werkomgeving van onze klanten te versnellen. Omdat er minder werknemers op kantoor aanwezig zijn, zal de behoefte aan kantoorruimte afnemen, wat leidt tot kleinere kantoren[3]. De IT-infrastructuur moet in de krimpende ruimte passen. Een goed voorbeeld van deze evolutie is de Workplace Hub van Konica Minolta. Dit is een allesomvattende oplossing die serverinfrastructuur combineert met print- en documentverwerkingsmogelijkheden in één MFP.

 

Trend 3: De cloud verschuift naar het hart van bedrijfsworkflows en ‘as-a-service’-oplossingen worden cruciaal voor het bedrijf

Met toenemen van de druk door een tekort aan specialisten zal het optimaal kunnen inzetten van IT-medewerkers steeds relevanter worden in 2022. 65% van de CIO's was het erover eens dat uitdagingen bij het werven van IT-talent de sector negatief beïnvloeden.[4] Cloudoplossingen kunnen dan uitkomst bieden door het beheren, beveiligen en updaten van de IT-infrastructuur uit handen te nemen van de IT-afdelingen, zodat in-house IT-medewerkers zich op strategisch belangrijke projecten kunnen richten.

Tegelijkertijd stellen cloudoplossingen organisaties in staat om kosten bij te houden, services flexibel aan te passen aan veranderende eisen en te besparen op het budget voor servercapaciteit. Op deze manier kunnen organisaties koploper blijven wat betreft technologie, ongeacht hun omvang en vermogen om mee te doen in de strijd om talent.

“Naarmate bedrijfsmodellen veranderen en de behoefte aan flexibiliteit en efficiëntie toeneemt, stappen organisaties steeds meer af van de traditionele IT-infrastructuur en gaan over op een cloud-first-strategie”, vertelt Philipp Schröder, Head of Portfolio Strategy & Management bij Konica Minolta Business Solutions Europe. “Een van de onderdelen die vaak op lokale servers blijven draaien, is de infrastructuur voor printmanagement. Door de printinfrastructuur naar de cloud te verplaatsen, verbeter je niet alleen het mobiele werken, maar hoeven IT-medewerkers zich niet meer bezig te houden met het beheer van verschillende printerservers.”
 

Trend 4: De dreiging van ransomware voor bedrijven zal toenemen

Een van de uitdagingen van hybride en flexibele werkmodellen is het beveiligd houden van data en uiteindelijk het beschermen van het intellectuele eigendom van bedrijven. Uit onderzoek van Konica Minolta bleek dat 37% van de organisaties een virus, malware of algemene veiligheidsdreiging specifiek toeschreef aan de omstandigheden die voortvloeiden uit de Covid-19-pandemie[5]. Meer dan de helft van de ondervraagde bedrijven heeft de afgelopen twee jaar al te maken gehad met een incident met ransomware, waardoor het een reële bedreiging is geworden. De opkomst van anonieme cryptovaluta's maakt het voor steeds professioneler wordende criminelen makkelijker om losgeld te innen.[6]

“Door de groei van workflows, nemen ook de potentiële doelen voor cyberaanvallen in bedrijven snel toe. Zowel software als hardware moeten sterk worden beveiligd tegen deze bedreigingen. Cyberbeveiliging moet dus nog meer een topprioriteit worden voor organisaties”, benadrukt Torben Mowka, Product Manager bij Konica Minolta Business Solutions Europe.

Wat organisaties vaak over het hoofd zien, is dat MFP's ook gateways kunnen zijn voor aanvallen van hackers. Daarom heeft Konica Minolta haar MFP's aan uitgebreide penetratietests onderworpen die werden geleverd door NTT DATA en de Security-divisie van NTT Ltd. Tijdens de 80 uur durende test zijn de technici er ondanks alle pogingen niet in geslaagd de apparaten te hacken. Daarnaast scant de optionele Bitdefender-virusscanner inkomende en uitgaande data in realtime op infecties. Als printopdrachten geïnfecteerd zijn, worden deze door Bitdefender verwijderd.
 

Trend 5: Duurzaamheid op de werkplek – van onderscheidende factor tot normaalste zaak van de wereld

Tijdens de COP26-top in Groot-Brittannië in november 2021 kwamen wereldleiders bijeen om het allerbelangrijkste onderwerp van onze tijd te bespreken: klimaatverandering en de acties die nodig zijn om de catastrofale gevolgen ervan een halt toe te roepen. Alle stakeholders moeten effectieve maatregelen treffen, dus ook bedrijven.

Bij Konica Minolta vormt duurzaamheid al lange tijd een integraal onderdeel van haar activiteiten en strategie. Dit omvat ook duurzame diensten voor haar klanten, die tot doel hebben hun CO₂-uitstoot te verminderen. De bizhub ECO-service biedt bijvoorbeeld een vooraf ingestelde eco-configuratie voor MFP's die toner bespaart en automatisch lege pagina's verwijdert. Hieronder valt ook het Enabling Carbon Neutrality-programma om de koolstofuitstoot tijdens de levenscyclus van het apparaat te compenseren. Sinds 2015 is al 30.000 ton CO₂ gecompenseerd.

Verder wordt door samenwerking met Treedom in Kenia voor elke verkochte bizhub ECO-service een boom geplant. “Met deze service dragen we bij aan ecologische en maatschappelijke oplossingen”, legt Sharon Heymann, Senior Expert Sustainability Management bij Konica Minolta Business Solutions Europe uit. “Duurzaamheid gaat ook over de volledige levenscyclus van apparaten en verbruiksartikelen. Konica Minolta-producten zijn ontworpen met het oog op materiaal- en energiebesparing en een lange levensduur, zodat ze na het eerste gebruik gemakkelijk opnieuw kunnen worden gebruikt of aan het einde van hun levenscyclus kunnen worden gerecycled.”