Waarom de bedrijfswereld telewerk omarmt

| 13 oktober 2022

Door de pandemie kwam telewerk in een stroomversnelling terecht, maar thuiswerken zat eigenlijk al in de lift voor de doortocht van het welbekende virus. Welke voor- en nadelen zijn intussen komen bovendrijven? En hoe gaan organisaties best om met al dat telewerken?



Betere balans tussen werk en privé

Werken op afstand gaat meestal om thuiswerk, waardoor velen het makkelijker kunnen combineren met hun familiale zorgtaken. En nu dagelijks pendelen vaak niet meer hoeft, is vlak bij je werk wonen voor sommigen geen must meer. Hoe dan ook, voor heel wat medewerkers heeft de flexibele benadering van werken op afstand geleid tot een betere balans tussen werk en privéleven. Ze geven dan ook aan dat ze zich productiever voelen als ze op afstand werken, omdat ze minder tijd verliezen en minder worden afgeleid.
 
 

Voordelig voor de werkgever

Ook voor werkgevers heeft werken op afstand zo zijn voordelen: ze kunnen besparen op kantoorvastgoed en andere infrastructuurkosten. Bovendien kunnen ze hun rekruteringsnet verder uitwerpen: wie maar twee dagen per week naar kantoor hoeft, ziet vaak al wat minder op tegen een fikse pendelafstand. Telewerken kan het ook mogelijk maken om mensen in dienst te nemen die - bijvoorbeeld omwille van een handicap - niet in staat zijn om te pendelen. Verder voelen contractanten en freelancers zich meer betrokken, omdat zowat iedereen eigenlijk op hun manier is gaan werken. Omgekeerd werd werken met freelancers en contractanten ook eenvoudiger voor bedrijven, omdat ze er beter op voorzien zijn. Via freelancers kan een werkgever zijn teams naar behoeven aanvullen met specifieke vaardigheden, zonder dat er meer volk op de loonlijst terechtkomt.
 
 

Iedereen verbonden

Steeds meer organisaties bieden kenniswerkers de keuze tussen telewerk, fulltime naar kantoor komen of een mix van beide. Natuurlijk hebben telewerkers een digitale werkruimte nodig die communicatie, samenwerking en toegang tot informatie net zo gemakkelijk maakt als op kantoor. En de technologie die telewerkers ondersteunt kan meteen hetzelfde doen voor zowel eerstelijnsmedewerker (mensen in locatieonafhankelijke functies als de bouw, de sociale zorg, transport en logistiek) als mensen die in niet-kantooromgevingen werken (zoals winkels, magazijnen en fabrieken). Iedereen kan zich dus verbonden voelen met collega's en managers. Al mag u deze viertal zaken niet uit het oog verliezen als u telewerk succesvol wil maken voor alle partijen:
 

1. Ondersteun mentorschap

Uit onderzoek van Konica Minolta blijkt dat 51% van de bevraagde bedrijven interne communicatie in tijden van thuiswerkregelingen als een uitdaging ziet. Als teamleden op afstand werken, hebben managers (die misschien zelf ook op afstand werken) extra hulpmiddelen en training nodig om de werklast te beoordelen, prestaties te evalueren en persoonlijke ontwikkelingsplannen op te stellen. Zij moeten ervoor zorgen dat externe werknemers de band met hun collega's en het bedrijf behouden. Regelmatige virtuele én fysieke vergaderingen spelen hierbij een belangrijke rol. Ook teambuildings en andere fysieke evenementen worden nog belangrijker.
 

2. Faciliteer het sociale aspect

Werknemers die de hele tijd op afstand werken missen het sociale aspect van werken in een kantooromgeving. Ook een simpel praatje bij de koffieautomaat heeft immers zijn waarde. Fulltime op afstand werken betekent bovendien dat er minder gelegenheid is voor nieuwere of meer junior teamleden om informeel te leren van ervaren collega's. Managers moedigen externe medewerkers best aan om voldoende online te communiceren met collega's en zich vooral niet te beperken tot werkgerelateerde communicatie. Ook regelmatige virtuele teambijeenkomsten met een sociaal doel kunnen helpen. En geformaliseerde mentorregelingen kunnen het leren van anderen dan weer bevorderen.
 

3. Zorg voor de juiste technologie in thuiskantoren

Onderzoek van Konica Minolta toont aan dat bijna de helft van de kmo's het ontbreken van de nodigde thuiswerkhardware en -software als een probleem ziet. Ervoor zorgen dat werknemers over de juiste hardware beschikken om productief te zijn - waar ze ook werken - moet een topprioriteit zijn. Naast een laptop, smartphone, tablet of ander apparaat moeten ze thuis ook kunnen beschikken over de juiste mobiele datategoeden of breedbanddiensten.
 
Ook chat- en videoconferencingdiensten en andere samenwerkingstools voor teamwerk op afstand zijn broodnodig. Door gebruik te maken van clouddiensten zoals Microsoft 365 kunnen zowel thuiswerkers als eerstelijnsmedewerkers vanaf elk apparaat eenvoudig toegang krijgen tot een breed scala aan tools.
 
Vergeet echter niet uw organisatie te beschermen tegen cyberaanvallen: implementeer meteen ook de juiste beveiligingsdiensten en informeer uw externe medewerkers over best practices. Het uitbesteden van de IT van telewerkers aan een externe specialist kan voor gemoedsrust zorgen, de productiviteit verhogen en de bedrijfscontinuïteit verbeteren.

4. Maak informatie toegankelijk

Ook het vinden van de juiste bestanden en documenten is voor velen een uitdaging bij thuiswerken. En dat heeft natuurlijk een negatieve invloed op de productiviteit. Versnelde digitalisering - bijvoorbeeld door documenten te scannen of gebruiksvriendelijke enterprise contentmanagementoplossingen in te voeren - kan helpen om dit euvel op te lossen. Digitalisering vergemakkelijkt niet alleen het vinden van de juiste gegevens en documenten, het verbetert ook uw informatiebeveiliging door u meer controle te geven over wie toegang heeft tot wat.
 
 

Uw strategie voor werken op afstand verbeteren

Door de pandemie leerden organisaties en werknemers de voor- en nadelen van telewerken kennen. Organisaties hebben geleerd dat er aanpassingen nodig zijn op het gebied van technologie, opleiding en managementinspanningen, zodat individuen zich professioneel kunnen ontwikkelen en hun prestaties eerlijk kunnen geëvalueerd worden.
 
Veel organisaties kiezen voor een flexibele, hybride aanpak waarbij werk op afstand en op kantoor worden gecombineerd. Zo’n aanpak vereist echter dat iedereen de nodige hulpmiddelen, technologie en ondersteuning krijgt. Ook een bedrijfscultuur die de verbondenheid tussen de collega’s stimuleert is essentieel.
 
Wenst u meer informatie over hoe we uw organisatie kunnen klaarstomen voor telewerken? Contacteer ons dan snel!

 

Blog

Blog

Integreer elektronische handtekeningen in uw digitale processen

De overstap van papieren naar digitale processen maakt thuis en op afstand werken gemakkelijker en productiever. Maar als uw organisatie nog steeds vertrouwt op het handmatig ondertekenen van documenten, kan dit leiden tot vertragingen, risico'...

De voordelen van printbeheer in de cloud

Waarom de bedrijfswereld telewerk omarmt

Is uw multifunctional een gemakkelijk doelwit voor hackers?

Waarop letten bij het kiezen van een printer voor een hybride werkplek?