Dans le monde professionnel, il n’est pas rare que nous soyons confrontés à une montagne de tâches à accomplir et que nous disposions d’un temps limité pour y arriver. Cette situation représente non seulement une importante source de stress, mais une mauvaise estimation du temps nécessaire conduira aussi inévitablement à une situation chaotique.
La solution à ce problème est simple : la gestion du temps. Mais même après avoir parcouru une pile de livres et suivi des cours, de nombreuses personnes peinent encore à l’appliquer dans leur vie professionnelle quotidienne. Dans cet article de blog, nous voulons vous donner un coup de pouce et vous aider à gérer votre temps correctement et à mener à bien vos tâches quotidiennes. Vous découvrirez ce qu’est la gestion du temps, les conditions qu’elle requiert et les méthodes que vous pouvez appliquer. 
 

L’importance de la gestion du temps

Il n’y a que 24 heures dans une journée, et nous en consacrons environ huit à notre travail. C’est important pour déterminer votre prochaine journée de travail. Pendant ce délai, vous devrez avoir accompli vos tâches sans en reporter, rater des délais ou devoir prester des heures supplémentaires. Il va également de soi que vous devez accomplir vos tâches au mieux pour tout mener à bien.
La gestion du temps peut vous aider et se limite à planifier et organiser le temps dont vous avez besoin pour l’exécution de vos tâches. Elle vous permet de travailler de manière plus intelligente et plus efficace, afin que vous puissiez tout réaliser en moins de temps, sans stress ou perte de qualité.
Cela étant dit, introduire le concept de gestion du temps dans votre vie professionnelle va également vous demander du temps. Cela peut sembler paradoxal, mais vous n’apprendrez à l’appliquer efficacement qu’en vous en occupant un peu chaque jour. La gestion du temps est également une question de discipline. Même les meilleurs conseils et techniques de gestion du temps ne vous seront d’aucune utilité s’ils ne sont pas appliqués avec consistance.
 

Techniques de gestion du temps

Il existe une foule de méthodes de gestion du temps. Pour vous faciliter la tâche, nous en avons énuméré plusieurs ici :

• Getting Things Done
Ce conseil de gestion du temps de David Allen veut que pour être productif et détendu à la fois, il est préférable de prendre note de toutes les tâches à exécuter afin de ne rien oublier. Passez ensuite aux étapes suivantes : clarifier, organiser, réfléchir et exécuter. Vous devez répartir vos tâches selon des critères spécifiques. Vous pouvez par exemple commencer par les tâches qui vous demandent moins de deux minutes. Effectuez-les immédiatement. Vous pourrez ensuite vous atteler aux tâches plus importantes de votre liste.

• Le principe de Pareto
Cette technique, également connue comme la règle 80/20, stipule qu’environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Un point d’attention à cet égard est qu’activité et productivité n’ont pas la même signification. Chaque forme d’activité ne conduit pas à un résultat.
Selon le principe de Pareto, 20 % de vos tâches donnent 80 % de vos résultats. Il est tentant de vouloir alors se concentrer sur ces 20 % pour arriver rapidement aux résultats visés, mais malheureusement, ces 20 % concernent souvent des tâches plus complexes, des missions qui nécessitent votre attention. Les autres 80 % de vos tâches ne vous apportent que 20 % des résultats. Cela signifie qu’elles sont moins importantes que d’autres activités.
Il est dès lors préférable de dresser une liste de tâches avec une répartition entre les tâches des 20 % et les tâches des 80 %, et de commencer par les tâches des 20 %. Ce sont les tâches les plus importantes. Vous pourrez ensuite passer aux tâches moins importantes. Vous utiliserez ainsi votre temps de manière optimale et obtiendrez de meilleurs résultats.

• L’analyse ABC ou la méthode ABC
Avec cette méthode de gestion du temps, vous évaluez toutes vos tâches selon les critères ABC et les répartissez sur votre journée de travail sur cette base. Les tâches A sont très importantes, ont de la valeur et vous pouvez les exécuter vous-même. Les tâches B sont des tâches futures qui peuvent être déléguées en partie et créent de la valeur. Les tâches C demandent énormément de temps et ont peu de valeur ajoutée.

• La liste « not-to-do »
Cette technique vous aide à établir des priorités et se compose de trois étapes :
1. Écrivez les 25 principaux objectifs.
2. Recherchez parmi eux les cinq qui sont vraiment essentiels.
3. Barrez les 20 autres.

Vous pouvez maintenant vous concentrer sur les cinq principaux objectifs.

• La matrice d’Eisenhower
Elle vous permet de fixer des priorités et de déléguer. La matrice d'Eisenhower permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance. Vous devez exécuter immédiatement les tâches qui sont importantes et urgentes. Vous pouvez déléguer les tâches qui sont urgentes, mais pas vraiment importantes. Celles qui ne sont pas urgentes, mais importantes sont à planifier. Les dernières à prendre en compte sont celles qui ne sont ni urgentes ni importantes.

• La technique Pomodoro
Il s’agit d’une technique de gestion du temps qui prévoit une pause à intervalles réguliers dans l’exécution de certaines tâches. De telles pauses favorisent l'agilité intellectuelle.

• La méthode SMART
Chaque lettre de la méthode représente un critère qui sert à formuler et planifier des objectifs :
S = Spécifique
M = Mesurable
A = Acceptable
R = Réaliste
T = Temporel
La question que vous devez à chaque fois vous poser est : l’objectif est-il formulé de manière spécifique, mesurable, acceptable, réalisable et assorti d’un délai ?

• L’heure calme
Cette méthode de gestion du temps permet de travailler de manière concentrée, le calme en étant le principe directeur. Chaque interruption, comme un téléphone qui sonne, la consultation des e-mails, des collègues qui viennent vite poser une question, etc., vous ralentit dans votre entreprise. Le but de cette technique est en d’autres termes de planifier une heure calme pendant laquelle vous pouvez vous concentrer pleinement sur vos tâches.

• La règle des 18 minutes
Ce concept a été imaginé pour vous permettre de mieux organiser votre vie. Il ne vous faut que 18 minutes par jour, à savoir cinq minutes le matin pour planifier votre journée de travail, et cinq minutes après le travail, pour évaluer vos performances. Les huit minutes restantes, vous les planifiez après chaque heure de travail de la journée pour évaluer la productivité de l’heure écoulée. Plus nous prenons conscience de telles choses, plus notre utilisation du temps sera bonne.

• Pickle jar theory
Cette technique de gestion du temps est une métaphore visuelle qui illustre l’importance de planifier correctement les tâches du jour pour tout pouvoir mener à bien. Voici son procédé : vous avez un bocal à cornichons vide qui représente votre journée de travail, et du sable, du gravier et des cailloux qui représentent vos différentes tâches. Le sable représente toutes les petites choses ennuyantes et récurrentes, le gravier les tâches quotidiennes et les cailloux les tâches importantes à impact. Pour arriver au bout de votre journée de travail, vous devez faire des choix et définir l’ordre de vos tâches. Vous aurez tendance à commencer par les petites tâches ennuyantes (le sable), pour passer aux tâches quotidiennes (gravier) et puis seulement aux choses importantes (cailloux), ce qui vous confrontera à un manque de temps (il n’y aura plus de place pour les cailloux dans le pot).
Adaptez l’ordre de vos tâches - en d’autres termes, faites-les en sens inverse (d’abord les cailloux, puis le gravier et enfin le sable) et vous arriverez à tout faire à temps. L’ordre de planification de vos tâches a donc un impact immédiat sur leur exécution ponctuelle et efficace.

Quelle que soit la méthode choisie, vous pouvez toujours faire appel à quelques outils de gestion du temps pratiques pour vous aider à planifier correctement et exécuter à temps l’ensemble de vos tâches. Outlook est par exemple un bon outil de time management que vous connaissez certainement. Mais vous ne saviez probablement pas que ce programme pouvait également contribuer à une gestion du temps efficace.