Lors de la pandémie, de nombreuses entreprises ont été contraintes de prioriser le télétravail. Souvent, Microsoft Teams, qui était inclus dans les licences Microsoft 365, a été implémenté dans la précipitation, avec toutes les conséquences qui en découlent.
En novembre 2019, Teams comptait 20 millions d'utilisateurs, début 2022, on parlait déjà de 250 millions. Comme la plupart des entreprises ont dû agir très rapidement pendant la pandémie et que le logiciel n'entraîne aucun coût de licence supplémentaire, Teams a souvent été implémenté sans que la gouvernance, c'est-à-dire la gestion, ne soit vraiment prise en compte. Cela signifie que les employés étaient libres d'utiliser le logiciel à leur manière. Cette liberté peut sembler agréable, mais elle a malheureusement créé des silos d'information et doublé certaines charges de travail. En effet, sans une gestion appropriée, Teams peut avoir un impact négatif sur la productivité.
Les utilisateurs peuvent créer plusieurs teams canaux/équipes teams au sein de l'application, ce qui entraîne une véritable profusion d'informations et une certaine confusion. Plus vous créez de teams, plus les informations se retrouvent en silos, avec différents dépôts de documents liés à différents emplacements de teams.
Dans certains cas, les organisations peuvent limiter la création d'équipes, par exemple en n'autorisant que les cadres à le faire. Cela permet d'utiliser l'application de manière rationnelle et efficace. Mais ces restrictions peuvent également ralentir la productivité des employés. Une approche personnalisée de gestion hybride est ici très utile.
Si chacun peut créer son propre espace sur Teams et y télécharger des informations, vous finirez avec plusieurs copies d'un même document, ce qui peut poser des problèmes de suivi de versions. Avoir accès aux bonnes informations deviendra plus difficile et les employés auront du mal à retrouver la version du document la plus correcte et la plus utile.
L'une des fonctions pratiques de Teams est la possibilité de chatter. Vous pouvez créer des groupes de discussion à volonté, mais de nombreux utilisateurs n'en sont pas conscients et créent à chaque fois une toute nouvelle équipe distincte, juste pour pouvoir discuter. Cela entraîne automatiquement un certain nombre d'actions, telles que la création de lieux de stockage SharePoint et d'adresses e-mail, ce qui alourdit le système.
Si les utilisateurs peuvent créer des canaux/équipes teams à volonté, le nombre et la diversité de ceux-ci peuvent devenir écrasants. Il est donc difficile pour les employés de savoir quelle équipe rejoindre. En rejoignant la mauvaise équipe, les utilisateurs peuvent passer à côté d'informations importantes, perdre le suivi de tâches essentielles et compromettre à la fois leur propre productivité et l'ensemble du projet.
La prolifération de canaux/équipes teams au sein de Teams signifie que les utilisateurs ne savent souvent plus comment structurer efficacement leur contenu en fonction des flux de travail et des exigences des projets, ce qui est source d'inefficacité ainsi que de beaucoup de frustration. Par conséquent, les employés choisissent de faire leur travail sans Teams. Les nombreux avantages et points forts de cette puissante application ne compensent plus son manque de lisibilité. Heureusement, cette lacune peut être comblée : grâce à des modèles adaptés aux principaux flux de travail de l'organisation, chaque employé se voit automatiquement présenter sur un plateau d'argent la structure adéquate pour chaque projet.
Une bonne gestion est essentielle pour les organisations qui utilisent Teams, car elle permet de garantir que l'application offre une valeur maximale et ne devient pas trop lourde ou complexe.
Konica Minolta fournit une assistance pour la gestion de Microsoft Teams en ...
- évaluant la mise en place et la configuration de Teams et en identifiant les points à améliorer
- élaborant un plan personnalisé pour standardiser les processus de création de canaux/équipes teams dans Teams
- signalant les canaux/équipes teams qui doivent être triées, archivées, consolidées, etc.
- formant les utilisateurs de Teams de manière optimale
- fournissant aux gestionnaires de Teams les outils et les connaissances nécessaires au suivi du plan de gestion
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