L’Institut Technique Saint-Paul rend la facture scolaire plus transparente

En collaboration avec Konica Minolta, le TISP de Mol a mis en place un système fiable de gestion et de comptabilité

L’Institut Technique St Paul est l’une des plus grandes écoles techniques de Mol (Belgique) et de ses environs. Grâce à un enseignement de qualité et quelques options uniques, l’école souhaite offrir à ses élèves un bagage solide. L’excellence technique dont fait preuve l’Institut a conduit ce dernier à opter pour une solution développée par Konica Minolta. L’école gagne du temps, réalise des économies et accentue son image écologique. Ceci en apportant aux parents une facture plus claire et plus lisible. Chaque année dans le TISP, 1,4 million de photocopies et d’impressions du règlement scolaire, des brochures d’information, des cahiers d’exercice et d’autres documents sont produits. Par le passé, toute demande de reproduction était centralisée au sein de l’imprimerie interne. « Les enseignants devaient bien souvent patienter avant que leur travail ne soit réalisé. De plus, notre système comptable de règlement de la facture scolaire ne permettait pas de justifier toutes les impressions réalisées. C’est pourquoi nous avons cherché un dispositif efficace, fiable, bien géré », explique Daniël Swinnen, directeur du TISP. « Au moyen de notre expertise technique, nous avons passé à la loupe pas moins de cinq concurrents. Nous avons opté pour Konica Minolta, non seulement parce que nous possédions déjà un de leurs appareils et que nous étions très satisfaits de leurs services, mais également parce que leur proposition technique nous semblait la mieux adaptée à nos besoins », ajoute Eddy Nowicki, directeur IT.

Tenue correcte des comptes

Le TISP a opté pour deux appareils noir et blanc (destinés à l’imprimerie et aux enseignants), et pour un multifonction couleurs pour la réception. Konica Minolta a, en outre, proposé comme système de gestion le logiciel DocuPRO lié aux terminaux de paiement PayCon. Cette solution donne une vue d’ensemble complète des flux de copies et d’impression et permet de les comptabiliser de façon détaillée. « Tous les enseignants disposent de leur propre carte d’accès. En se servant de celle-ci sur les machines, le nombre de copies et d’impressions est automatiquement enregistré à un double niveau : par enseignant et par classe. Nous sommes désormais en mesure d’attribuer de façon précise tous les documents réalisés. Le système attribue des prix qui diffèrent selon le choix effectué : format A3 ou A4, en couleurs ou noir et blanc. Toute demande est ainsi traitée et enregistrée automatiquement. Quand un parent pose une question concernant une facture scolaire, on imprime tout simplement un rapport », poursuit Daniël Swinnen.

Plus efficace et plus rapide

Grâce au système automatique de comptage, il n’y a plus de gaspillage. De plus, la direction, confortée par les statistiques, peut mieux suivre, et par conséquence avoir un meilleur contrôle des volumes d’impression et de copies. En outre, les enseignants sont satisfaits car ils gagnent en temps et en flexibilité avec le nouveau système. « Nous encourageons les enseignants à produire leurs documents eux-mêmes, car cette pratique est plus rapide.

Grâce au système d’impression ‘follow me’, l’enseignant ne doit se préoccuper de rien. Le système délivre automatiquement à chaque enseignant(e) la bonne impression sur la machine de son choix. A l’avenir, nous souhaitons donner aux enseignants la possibilité de gérer leurs documents depuis leur domicile. Dans ce cas, leurs impressions seront prêtes et disponibles en arrivant à l’établissement », explique Nowicki. « Ce système offre une importante réduction des coûts. » Aujourd’hui, les enseignants produisent déjà plus de 50% de leurs documents eux-mêmes. Notre imprimeur a de ce fait obtenu un autre emploi à temps partiel », ajoute Daniël Swinnen. Un avantage supplémentaire est que chaque enseignant dispose de sa propre boîte sur la machine, ce qui lui permet de sauvegarder et de consulter à tout moment ses propres documents.

École verte

Les appareils Konica Minolta aident également l’établissement à faire des économies d’énergie et de papier. « Les nouveaux appareils à induction Konica Minolta entraînent une économie d’énergie annuelle d’une valeur de 200 €. L’utilisation moyenne est de 5 ans, ce qui se traduit par un bénéfice de 1000 €. Nous avons par ailleurs la possibilité de scanner des documents en format PDF et de les sauvegarder sur disque dur. Si un nouvel élève intègre l’établissement après les vacances de Noël, nous imprimons un cours ou un règlement intérieur en plus. Nous imprimons uniquement ce dont nous avons besoin », déclare Daniël Swinnen. « Nos enseignants de la section technique envoient beaucoup de télécopies pour l’achat de matériel. La fonction ‘scan-to-mail’ envoie immédiatement les courriels entrant et sortant vers une adresse e-mail – sans utiliser de papier ! La direction utilise également cette fonction de façon intensive. La masse de courrier que l’on envoyait jadis est désormais envoyée par e-mail. Ceci permet de réduire les coûts et ne nuit pas à l’environnement. Nous voulons aussi être une école verte », conclut Eddy Nowicki.

Détails

Organisation: Institut Technique Saint-Paul

Activités:

Avec 900 élèves et 150 enseignants, l’Institut Technique Saint-Paul (TISP) est la plus grande école technique et professionnelle de Mol (Belgique) et de ses environs (TSO-BSO). L’école propose en Flandre un certain nombre de directions tout à fait uniques et des années de spécialisations, comme par exemple en techniques automobiles appliquées, techniques de mesure ou encore techniques de production mécanique.

Défis:

• Suivi automatique et comptabilisation des volumes d’impression et de copies
  
  
• Accroissement de l’efficacité et gain de temps

Solutions:

• 2 appareils Konica Minolta noir et blanc et 1 appareil couleur multifonctions
  
  
• Logiciel ‘DocuPro’ associé aux terminaux PayCon
  
  
• Impression via ‘Follow me’
  
  
• Scanner et faxer par e-mail

Avantages:

• Un système précis et fiable de gestion et de comptabilisation
  
  
• Un aperçu clair et précis des documents produits
  
  
• Une comptabilité correcte
  
  
• Une simplification du flux de documents
  
  
• Un système économique et écologique