Le télétravail a pris de l’ampleur suite à la pandémie, mais le travail à domicile avait déjà le vent en poupe avant l’arrivée du virus. Quels avantages et inconvénients sont apparus entretemps ? Et comment les organisations peuvent-elle gérer au mieux le travail à distance ?
Le travail à distance implique généralement de travailler de chez soi, ce qui permet à beaucoup de le combiner plus facilement avec leurs responsabilités familiales. Et, maintenant que les déplacements ne sont souvent plus nécessaires, vivre à proximité de son travail n’est plus une obligation pour certains. Quoi qu’il en soit, l’approche flexible du travail à distance s’est traduite par un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour les salariés. Ceux-ci indiquent également qu’ils se sentent plus productifs lorsqu’ils travaillent à domicile, car ils perdent moins de temps et sont moins déconcentrés.
Pour les employeurs aussi, le télétravail présente des avantages : ils peuvent économiser sur l’immobilier et autres coûts d’infrastructures. De plus, ils peuvent étendre leur périmètre de recrutement : ceux qui ne doivent se rendre au bureau que deux jours par semaine sont moins rebutés par un long trajet. Le télétravail peut aussi permettre d’embaucher des personnes qui ne peuvent pas se déplacer, par exemple en raison d’un handicap. En outre, les consultants et freelancers se sentent plus impliqués, étant donné que presque tout le monde s’est mis à travailler comme eux. De même , travailler avec des consultants et des freelancers est aussi devenu plus facile pour les entreprises, puisqu’elles sont mieux équipées pour cela. Grâce aux freelancers, un employeur peut compléter ses équipes avec des compétences spécifiques sans avoir à ajouter davantage de personnes à sa masse salariale.
De plus en plus d’organisations offrent à leurs « travailleurs » le choix entre le télétravail, le travail au bureau ou un mix des deux. Bien sûr, les télétravailleurs ont besoin d’un espace de travail numérique qui facilite la communication, la collaboration et l’accès à l’information comme au bureau. Et la technologie qui est utilisée pour les télétravailleurs peut l’être également pour les travailleurs de première ligne (personnes occupant des postes impliquant une présence physique, par exemple dans la construction, les services sociaux, le transport ou la logistique) tout comme pour les personnes ne travaillant pas dans des bureaux (par exemple, les magasins, les entrepôts ou les usines). Ainsi, chacun peut se sentir connecté avec ses collègues et ses managers. Il ne faut toutefois pas perdre de vue ces quatre grands principes si vous voulez faire du télétravail un succès pour tous :
D’après une enquête de Konica Minolta, 51% des entreprises interrogées considèrent qu’à l’ère du travail à domicile, la communication interne est un défi. Lorsque les membres d’une équipe travaillent à distance, les managers (qui travaillent peut-être eux-mêmes de chez eux) ont besoin d’outils et de formations supplémentaires pour juger de la charge de travail, évaluer les prestations et élaborer des plans de développement personnel. Ils doivent s’assurer que les télétravailleurs maintiennent le lien avec leurs collègues et l’entreprise. Des réunions virtuelles et physiques régulières jouent pour cela un rôle essentiel. Tout comme le team building et autres événements physiques, devenus plus importants que jamais.
Pour les salariés qui travaillent à domicile en permanence, l’aspect social de l’environnement de bureau manque. Après tout, même une simple conversation à la machine à café a sa valeur. Télétravailler à plein temps signifie en outre que les nouveaux membres de l’équipe ou les profils plus juniors ont moins d’occasions d’apprendre de manière informelle auprès de collègues plus expérimentés. C’est pourquoi les responsables d’équipe doivent encourager les salariés travaillant en externe à communiquer en ligne avec leurs collègues, et à ne surtout pas se limiter aux conversations liées au travail. Des réunions d’équipes virtuelles avec un objectif relationnel peuvent également aider. Tout comme un système de mentorat organisé peut favoriser l’apprentissage entre pairs.
Une enquête de Konica Minolta montre que près de la moitié des PME considèrent que le manque de matériel et de logiciels pour le travail à domicile représente un problème. S’assurer que les employés disposent du matériel adéquat, où qu’ils travaillent, doit être une priorité absolue. Outre un ordinateur portable, un smartphone, une tablette ou autre appareil, ils doivent également disposer de données mobiles adaptées et du haut débit.
Les services de chat, de visioconférence et autres outils de collaboration à distance sont également essentiels. En utilisant des services basés sur le cloud tels que Microsoft 365, tant les télétravailleurs que les travailleurs de première ligne peuvent facilement accéder à une grande variété d’outils à partir de n’importe quel appareil.
N’oubliez toutefois pas de protéger votre organisation contre les cyberattaques : mettez immédiatement en place les bons systèmes de sécurité et informez vos employés travaillant en externe des bonnes pratiques à adopter. Externaliser des services informatiques liés au télétravail pour les confier à un spécialiste peut vous apporter la tranquillité d’esprit, augmenter la productivité et garantir la continuité des activités de l’entreprise.
Trouver les bons fichiers et documents est également un défi pour beaucoup lorsqu’ils travaillent à domicile, ce qui a bien sûr un impact négatif sur la productivité. L’accélération de la digitalisation, par exemple en numérisant des documents ou en introduisant des solutions de gestion de contenu d’entreprise faciles d’utilisation, peut contribuer à résoudre ce problème. Non seulement la digitalisation permet de trouver plus facilement données et documents, mais elle améliore aussi la sécurisation de vos informations en vous donnant davantage de contrôle sur les personnes ayant accès à des informations données.
La pandémie a enseigné aux organisations et aux salariés les avantages et les inconvénients du télétravail. Les entreprises ont appris que des changements sont nécessaires sur le plan de la technologie, de la formation et du management, afin que les individus puissent se développer professionnellement, et que leurs prestations puissent être évaluées en toute impartialité.
De nombreuses organisations optent pour une approche flexible et hybride qui combine travail à distance et au bureau. Cependant, une telle approche implique que chacun reçoive les outils, la technologie et le soutien nécessaire. Une culture d’entreprise qui stimule le lien entre les collègues est également essentielle.
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