Rendez le traitement des factures et du courrier plus fluide et plus rentable grâce au logiciel OCR

Les processus documentaires basés sur des opérations manuelles freinent la croissance de votre entreprise. Il suffit de penser à la façon dont le courrier entrant - tant physique que digital - est géré. Combien de temps faut-il pour que votre courrier soit affranchi, trié et distribué? Et combien de temps prend une personne en télétravail ou en voyage d'affaires pour ouvrir son courrier ? Les entreprises doivent reprendre le contrôle de leurs documents papier et numériques afin d’améliorer et d’accélérer leurs processus, réduire les coûts de traitement et libérer leur personnel pour des tâches plus utiles.
 

Transformer et optimiser les tâches quotidiennes

Grâce aux services de scan intelligent avec reconnaissance optique de caractères, vous reprenez le contrôle des processus quotidiens, tels que le traitement du courrier entrant et des factures.
 
Les documents que vous scannez et convertissez avec une solution OCR peuvent :

• être facilement lus et recherchés, et leurs données peuvent être consultées et utilisées par des systèmes commerciaux
• être automatiquement nommés et stockés dans le bon dossier dans le cloud ou ailleurs ;
• être automatiquement transmis aux bonnes personnes ou au bon système. Cela vous permet de traiter plus rapidement les éléments avec une échéance précise, tels que les factures, les bons de livraison et les demandes de devis ;
• être intégrés de manière transparente dans vos systèmes ECM et ERP existants.

  

Profitez des avantages d'une salle de tri automatisée

Les imprimantes multifonctions de Konica Minolta permettent déjà le scan intelligent. Il suffit d'ajouter un logiciel avancé - tel que notre Dispatcher Phoenix ou Document Navigator - pour capturer, traiter et distribuer tous vos documents physiques et numériques entrants de manière harmonisée.
 
Documents papier entrants
Dans une salle de tri automatisée, vos employés ouvrent le courrier papier entrant, puis le trient par employé et fournissent des bordereaux de séparation à code-barres spécifiques.
 
Ils lancent ensuite le processus de scan, au cours duquel les documents :

• sont capturés digitalement avec une reconnaissance de texte OCR ;
• sont automatiquement estampillés comme reçus (si nécessaire) ;
• automatiquement classés ;
• enfin transmis par e-mail aux destinataires sous forme de fichier PDF.

À leur tour, les destinataires reçoivent une notification de l'arrivée de nouveaux éléments de courrier, qu'ils peuvent ouvrir de n'importe où et sur n'importe quel appareil.
 
E-mails entrants
Pour les e-mails entrants, Dispatcher Phoenix ou lDocument Navigator prend le relais. Le logiciel recherche des mots-clés prédéfinis (tels que "demande", "commande" ou "rappel de livraison") et utilise la reconnaissance du code postal pour acheminer automatiquement le courrier électronique entrant vers les destinataires appropriés. Si nécessaire, ce logiciel peut également tamponner les documents numériques à leur réception.
 

Découvrez la facilité d'utilisation d'un processus de facturation automatisé.

Toute personne qui scanne et stocke manuellement des factures entrantes sait que des erreurs de nom et d'enregistrement se produisent facilement. Mais vous les évitez lorsque vous associez un logiciel OCR intelligent à votre imprimante Konica Minolta. Vos employés n'ont qu'à lancer le scan : Dispatcher Phoenix ou Document Navigator nomme et archive automatiquement vos factures.
 
Le logiciel OCR :

• reconnaît le numéro de commande, le fournisseur et le numéro de facture ;
• renomme le document scanné en fonction de ses caractéristiques ;
• l’archive dans le dossier du bon fournisseur.

Lorsqu'une facture arrive d'un nouveau fournisseur, le logiciel crée un nouveau dossier basé sur le nom du fournisseur figurant sur la facture. Si les fournisseurs soumettent déjà leurs factures sous forme digitale, Dispatcher Phoenix ou Document Navigator peut automatiquement renommer les factures numériques selon le schéma décrit ci-dessus et les archiver dans les dossiers appropriés.
 
Approbations numérisées
Une fois que vous aurez commencé à digitaliser les factures, vous pourrez passer des approbations manuelles aux approbations numérisées. Avec une solution comme Dispatcher Phoenix ou Document Navigator, vous lancez le processus d'approbation dans un flux de travail en soumettant automatiquement les factures numérisées à un superviseur pour une approbation ou un rejet initial. Ce n'est qu'ensuite que le processus se poursuit. De cette façon, vous permettez aux signataires externes d'accorder des approbations rapidement, où qu'ils soient. Vous pouvez ainsi bénéficier de réductions comme débiteur précoce et éviter les pénalités pour les débiteurs tardifs.
 
En numérisant l'approbation des factures, vous pouvez également vérifier rapidement et facilement le statut d'une facture à tout moment. Le processus est transparent, traçable et vérifiable car chaque étape est enregistrée. Et si nécessaire, vous pouvez rapidement corriger une étape en particulier.
 

Avantages de la digitalisation des processus basés sur les documents

Ceux qui utilisent un logiciel OCR intelligent pour numériser le courrier entrant et le distribuer sous forme de fichiers PDF rendent le processus plus efficace et plus rentable. Les employés reçoivent immédiatement leur courrier entrant, où qu'ils soient, ce qui leur donne plus de flexibilité et favorise le travail à distance. Cela réduit également le risque d'égarer le courrier, tout en facilitant la récupération des documents. Il en résulte moins de frustration et de perte de temps. En outre, la protection de vos documents s'en trouve améliorée, car vous avez un meilleur contrôle sur qui a accès à quoi.
 
Si vous passez au traitement digital des factures, vous pouvez économiser du temps et des coûts. Des délais de traitement plus courts vous permettent de réagir plus rapidement, ce qui améliore les relations avec les fournisseurs et augmente la satisfaction des clients. Grâce à la transparence et à la traçabilité inhérentes aux processus digitaux, notamment la signature électronique, vous pouvez établir des dossiers conformes et à l'épreuve des audits, simplifier les relations contractuelles et gérer les litiges en toute confiance.
 
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