Vos données sont partout : des bases de données structurées aux scans, livres blancs et documents Office, en passant par des images de produits et des vidéos. Ces données regorgent de valeur, mais comment en tirer parti lorsque vous êtes submergés par trop d’informations ?
Vous n’êtes pas seul. Les organisations du monde entier sont attirées par les opportunités offertes par l’IA, mais manquent souvent d’une fondation claire pour leurs données. Une gestion moderne des contenus est essentielle pour rassembler les données provenant de diverses sources et localisations. Ce n’est qu’une fois ces données réunies que vous pouvez réfléchir à leur qualité et à leur accessibilité.
Ce n’est qu’alors que l’IA entre en jeu. Pour établir une fondation solide des données grâce à une gestion claire du contenu, trois étapes sont nécessaires : découvrez où vous en êtes, élaborez un plan, et mobilisez les expertises adéquates.
1. Où en êtes-vous actuellement ?
Il existe trois types de données d’entreprise, toutes précieuses à leur manière. Tout d’abord, les données structurées, organisées dans des bases de données et des feuilles de calcul. Leur analyse est facile, aussi bien pour les humains que pour les logiciels.
Les données structurées ne sont pas nécessairement situées au même endroit. Vous utilisez probablement différentes bases de données, à la fois sur site et dans le cloud. N’oubliez pas non plus les fichiers Excel importants, qui en font également partie. Cartographiez où se trouvent toutes ces données structurées et comment elles sont actuellement gérées.
Les données non structurées sont littéralement partout. Ces informations ne sont pas ordonnées de manière systématique. Il peut s’agir d’e-mails, de documents scannés, de devis, de descriptions de produits ou de pages wiki. Ces données sont très précieuses, mais leur exploitation est plus complexe. L’IA pourra vous aider, mais uniquement si vous savez quel type de données non structurées votre entreprise génère, en quelle quantité, et où elles sont stockées.
Enfin, il y a les fichiers multimédias riches, comme les vidéos et les photos. Cela inclut les images de produits, mais aussi des vidéos d’entreprise ou des tutoriels. Ces données sont les plus complexes à exploiter et nécessitent des outils spécialisés pour rester accessibles et lisibles. Votre entreprise dispose-t-elle de telles données ? Où sont-elles stockées ? Et qui les gère ?
Avec ces informations, vous aurez une vision claire de votre stratégie actuelle de gestion de contenu. Vous saurez quelles données existent au sein de l’organisation, qui les génère, et dans quels systèmes elles se trouvent. Ne soyez pas surpris : dans une organisation typique, il n’est pas rare de trouver dix systèmes de stockage de gestion de contenu différents.
2. Où voulez-vous aller ?
Une situation où dix systèmes coexistent n’est pas idéale. Une gestion moderne des contenus exige simplicité et clarté. Toutes vos données doivent être centralisées pour que vous puissiez les gérer, les sécuriser et, à terme, en extraire de la valeur.
Heureusement, simplicité et clarté peuvent prendre différentes formes, et il existe certainement un plan adapté à vos besoins. Vous pouvez, par exemple, choisir de ne pas apporter de modifications majeures et opter pour un système de gestion de contenu qui unifie les différents espaces de stockage de tous les types de données.
En unifiant votre stratégie actuelle, vous bénéficierez des avantages d’une gestion moderne des contenus sans qu’une migration massive ne soit nécessaire.
Cela ne signifie pas que la migration n’est jamais souhaitable. Il peut être tout à fait intéressant de regrouper vos données dans un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Cela permet de stocker, partager, gérer et archiver vos documents et dossiers de manière simple et sécurisée. Un tel système facilite également l’accès à distance et la collaboration.
Réfléchissez aux systèmes qui sont suffisants tels quels et aux données pour lesquelles une migration est nécessaire. Une approche hybride est tout à fait envisageable : vous pouvez, par exemple, renouveler certains systèmes tout en continuant à en utiliser d’autres sous l’égide d’un système unificateur.
Une fois les données gérées dans des systèmes clairs, vous pouvez envisager l’IA. Une bonne gestion des contenus ouvre la porte à des algorithmes d’IA capables d’extraire de la valeur de vos données structurées et non structurées.
3. De quoi ou de qui avez-vous besoin ?
Pour analyser la situation actuelle, réfléchir à vos objectifs et élaborer une trajectoire vers ces derniers, une aide adéquate est indispensable. Vous avez besoin d’un partenaire disposant d’une connaissance approfondie des systèmes et capable de concevoir une solution adaptée à vos besoins.
De plus, le domaine de la gestion de contenu évolue rapidement. Vous ne voulez pas courir après les tendances, mais moderniser votre approche tout en pensant à l’avenir. Un partenaire peut vous aider à trouver le juste équilibre et à libérer le potentiel de vos contenus sans migrations perturbatrices.
Konica Minolta a déjà aidé plus de mille organisations à adopter une gestion moderne des contenus. Nous pouvons également accompagner votre organisation pour trouver les meilleures solutions adaptées à vos besoins. En savoir plus sur ce qu’une solution ECM sur mesure peut signifier pour votre organisation ? Cliquez ici pour un aperçu des solutions proposées par Konica Minolta.
