Gouvernance, gestion des risques et contrôles internes

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Des affaires basées sur la transparence, la confiance et la responsabilité

De la simple poignée de main au contrat complexe, les affaires ont toujours reposé sur la confiance et la compréhension mutuelle. Les lois et les réglementations sont devenues de plus en plus sophistiquées, tout comme le rythme, le dynamisme et la complexité de l'environnement des affaires. C'est pourquoi les pratiques commerciales éthiques et fiables et les processus de gouvernance solides sont devenus indispensables.

Les pratiques commerciales responsables et éthiques sont au cœur de nos affaires

Notre conduite commerciale durable et éthique se traduit par une création de valeur économique, environnementale et sociale à parts égales. Notre objectif est de chercher à résoudre les problèmes environnementaux et sociaux tout en assurant la croissance de l'entreprise.

Gouvernance d'entreprise

Partie intégrante de notre entreprise, la gouvernance nous permet de mener nos activités de manière efficace, efficiente et en totale conformité avec les règles et réglementations internes et externes. Notre gouvernance d'entreprise garantit :

Une information et une communication adéquates
Des politiques et procédures efficaces de conduite des affaires
Une répartition claire des pouvoirs
Un suivi efficace et efficient
Une structure de gestion paneuropéenne transparente et efficace

Elle intègre :

Un système de contrôle interne qui aide la direction et les organisations à atteindre leurs objectifs commerciaux
Un système de gestion des risques qui aide à naviguer en toute sécurité dans un environnement commercial mondial difficile tout en gardant un œil sur les opportunités
Un système de gestion de la conformité qui garantit que nous sommes une « bonne entreprise citoyenne »

Grâce à une gouvernance forte et transparente, nous appliquons des pratiques commerciales durables et responsables, remplissant ainsi nos responsabilités sociales et atteignant nos objectifs environnementaux.

Cadre pour la conduite des affaires

Notre système solide de politiques et de procédures inclut un cadre de conduite des affaires dans un environnement économique, politique et social en constante évolution. Le cadre comprend (entre autres) :

En outre, des procédures efficaces de contrôle des exportations garantissent que nous respectons les sanctions et embargos en vigueur.

Notre gestion d'entreprise est transparente et responsable

Nous surveillons et gérons nos activités en nous appuyant sur un système de signalement efficace ainsi que sur une structure de réunion complète et efficace :

Les réunions de gestion locales au niveau de chaque société opérante nationale (SON) ainsi que de Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH sont complétées par des réunions régionales au niveau des clusters ou des « SON virtuelles »

Discussions paneuropéennes dans le cadre de réunions avec les pays clés

Réunions du conseil d'administration et conférences européennes de la direction

Des politiques et des lignes directrices adéquates en matière d'autorisation garantissent que le processus décisionnel est clair et transparent, que toutes les parties concernées sont impliquées et que les décisions sont prises par les bonnes personnes au bon moment.

Nous sommes propriétaire ou actionnaire majoritaire de presque toutes les filiales européennes de Konica Minolta. Pour garantir l'exercice de nos droits et l'exécution de nos obligations d'actionnaire, nous sommes représentés dans tous les conseils d'administration des filiales européennes respectives. Nos devoirs et obligations sont décidés et mis à jour en collaboration entre les filiales et le siège européen.

Priorité à la conformité

La « priorité à la conformité » est clairement demandée par notre PDG, Tom Taiko, comme elle l'était des précédents PDG.

La conformité fait partie intégrante de notre façon de faire des affaires et de traiter avec nos parties prenantes. Nous nous efforçons continuellement de rester au fait des nouveautés juridiques et réglementaires, ainsi que des défis et enjeux potentiels. Pour cela, nous avons établi :

Des rapports trimestriels de conformité
Un solide réseau de personnes responsables de la conformité dans chaque filiale
Une collaboration étroite avec le Corporate Compliance Group Konica Minolta, Inc.
Des échanges réguliers avec les coordonnateurs régionaux de la conformité des Amériques, de l'APAC et de l'Australie

Notre programme complet de formation à la conformité en ligne, qui doit être complété chaque année, est la pierre angulaire de notre système de gestion de la conformité.

Contrôles internes

Des contrôles internes efficaces garantissent la transparence et la responsabilité, et aident à atteindre les objectifs commerciaux et à gérer les organisations avec succès. Dans le cadre de nos efforts pour améliorer continuellement notre système de contrôles internes, nous effectuons :

Un processus annuel de conformité J-SOX (contrôles internes sur les rapports financiers)

Une auto-évaluation annuelle du contrôle interne, menée en étroite collaboration avec Konica Minolta, Inc.

Risques et opportunités

Nous maintenons un système de gestion des risques (aligné sur Konica Minolta, Inc.) qui fournit un cadre à notre siège européen pour gérer les risques clés, tout en donnant à nos filiales une indépendance suffisante pour identifier, documenter et traiter les risques.

Les risques sont évalués deux fois par an, et les contre-mesures respectives sont examinées et, si nécessaire, ajustées une fois par trimestre.

Reconnaissant que le risque et l'opportunité sont les deux faces d'une même médaille, nous considérons la gestion des risques non seulement dans un contexte préventif, mais aussi comme un outil efficace pour identifier les opportunités de manière proactive. Nos processus de gestion des risques nous permettent de prendre des décisions conscientes et fondées sur les risques.