Bimsem Malines: : Réalisation d’un flux documentaire numérique grâce à l’Intégration d’appaREILS MuLTIfonCTIonS

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Bimsem Malines: : Réalisation d’un flux documentaire numérique grâce à l’Intégration d’appaREILS MuLTIfonCTIonS

Bimsem Malines: : Réalisation d’un flux documentaire numérique grâce à l’Intégration d’appaREILS MuLTIfonCTIonS

Docupro ventile les flux de copies vers les comptes appropriés


Le Berthoutinstituut-Klein Seminarie (BimSem) à Malines est un établissement d’enseignement qui soutient l’innovation. Non moins de 3 millions de photocopies sont distribuées chaque année aux 1400 élèves, dont la majorité dans la section enseignement secondaire. Les six appareils multifonctions Konica Minolta installés sur le réseau numérique du campus sont gérés virtuellement par le système de gestion documentaire DocuPro, qui ventile immédiatement tous les coûts de copies vers les comptes des élèves.


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Coûts d’impression transparents

BimSem est un établissement d’enseignement primaire et secondaire, avec internat scolaire, qui accueille quelque 1400 élèves. « Ensemble, tous les enseignants et élèves de BimSem représentent quelque 3 millions de photocopies par an », explique Wouter Roels, directeur Infrastructure et responsable ICT de BimSem. « 1,75 million de copies se font en interne, et le reste est pour l’instant encore réalisé à l’extérieur. Souvent, des parents nous demandent à quoi peuvent bien servir toutes ces photocopies. Nous avons donc voulu trouver un système capable de comptabiliser séparément les coûts d’impression. » L’école utilise à présent le logiciel DocuPro de Konica Minolta et a installé une imprimante de production noir&blanc bizhub et cinq appareils multifonctions couleur bizhub. « Après avoir comparé l’offre avec celle de sept autres entreprises, notre choix s’est porté sur Konica Minolta, car nous savions que le logiciel DocuPro allait rendre nos coûts d’impression nettement plus transparents. Chaque enseignant reçoit un code, et chaque groupe de classe en reçoit aussi un. L’enseignant s’identifie, spécifie un code de classe, et ensuite tout est imprimé et enregistré par groupe de classe. » De plus, le logiciel DocuPro a intégré automatiquement les utilisateurs du réseau du campus. « C’est très pratique, je n’ai pas dû tout réintroduire, et la mise à jour annuelle des enseignants et des groupes de classes ne prend pas encore plus de temps », poursuit Wouter Roels.


Appareils conviviaux

Pour réduire le flux de papier, l’école a installé un parc de machines qui permet de garantir un large accès aux données numériques : 350 PC, des projecteurs numériques et des panneaux interactifs qui tous sont reliés au parc serveur interne, et celui-ci distribue les informations sur le réseau virtuel du campus. Grâce à un serveur hébergé à l’extérieur, les élèves et les enseignants peuvent accéder de chez eux à une plate-forme scolaire. L’établissement dispose d’un collaborateur à temps plein pour gérer toute cette infrastructure. « Nous étions par conséquent à la recherche d’un système qui soit convivial et qui ne requière pas beaucoup d’interventions », explique encore Wouter Roels. « Il faut préciser que chez nous, ce n’est pas un ‘opérateur clé’ qui utilise le parc de machines. Les enseignants doivent tout photocopier eux-mêmes. » Les appareils devaient donc être conviviaux, efficaces et faciles à entretenir. « L’informatique doit être au service de l’utilisateur, pas le contraire. Et Konica Minolta répond à cette condition. Les enseignants sont très satisfaits, ils bénéficient d’une plus grande flexibilité et peuvent réaliser leurs photocopies plus rapidement. » La technologie de Konica Minolta a été très bien accueillie sur le campus. « Personnellement, je suis réellement impressionné par la rapidité des appareils, la qualité élevée d’impression et la facilité avec laquelle les utilisateurs ont été intégrés sur le nouveau serveur dans le réseau du campus », souligne Wouter Roels.



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Innovation et numérisation

BimSem stimule l’utilisation de flux numériques par le biais d’une plate-forme scolaire numérique sur laquelle élèves et enseignants peuvent partager des documents, même depuis leur domicile. « Nous voulons limiter le flux de papier et nous incitons les élèves et les enseignants à travailler autant que possible en mode numérique. Les devoirs ne doivent par exemple plus être imprimés, ils sont envoyés par PDF, et certains cours ne sont d’ailleurs plus disponibles qu’en ligne. » Les enseignants qui veulent imprimer ne peuvent le faire qu’en noir&blanc. Ils peuvent également scanner en couleur en mode compact, ce qui augmente évidemment encore l’intérêt du format numérique. Les élèves ne peuvent quant à eux pas faire de copies.


Détails

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