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un flux d'approbation numérique au suivi simple et rapide, et un système d'archivage entièrement électronique
Spécialisé dans les services juridiques liés aux ressources humaines, le cabinet d'avocats Claeys & Engels dispose de bureaux à Anvers, Bruxelles, Gand, Hasselt, Courtrai et Liège. Plus de 150 collaborateurs proposent aux entreprises et multinationales leurs services d'aide et de conseils pour toute question ayant trait aux ressources humaines, à l'optimisation salariale et aux plans bonus, en passant par l'accompagnement des discussions concernant les CCT et les plans de pension. Désireux de numériser son flux d'approbation des factures entrantes, le cabinet d'avocats a fait appel aux services de Konica Minolta. Résultat : il dispose désormais d'un système d'archivage entièrement électronique et d'un processus d'approbation numérique permettant un suivi rapide et simple de toutes les factures.
Konica Minolta est bien connu chez Claeys & Engels. Voilà déjà une dizaine d'années que le cabinet d'avocats recourt avec satisfaction à ses services pour son parc d'imprimantes. Désormais, les deux parties collaborent également dans le domaine de la gestion de contenu d'entreprise (en anglais : Enterprise Content Management, ECM). Tim Van Caeyzeele, ICT Manager chez Claeys & Engels, déclare : « L'innovation fait partie intégrante de mon travail. Je contrôle sans cesse les processus et cherche à les optimiser. L'approbation numérique des factures constituait l'un des principaux objectifs de notre processus de numérisation et d'innovation. »
« Jusqu'il y a peu, les factures étaient approuvées manuellement. Elles arrivaient par la poste, notre service administratif les ajoutait à la pile des documents à signer pour ensuite les transmettre aux personnes responsables afin qu'elles soient signées. Les factures repartaient alors vers le bureau du supérieur, afin d'être à nouveau signées. Ce principe du double regard, bien que très important pour nous, prenait dans certains cas énormément de temps. Surtout en cas d'envoi de rappels, qui devaient passer par les mêmes étapes que les factures. Après l'approbation finale, les factures étaient apportées manuellement au département financier pour être traitées. »
Claeys & Engels avait besoin d'un système numérique pour gérer le processus de facturation, mais il était essentiel qu’il puisse être intégré aux systèmes financiers existants. « La solution présentée par Konica Minolta nous a semblé la meilleure. Nous avons rapidement été convaincus du savoir-faire de Konica Minolta, à juste titre. Konica Minolta s'est avéré un partenaire sérieux pour accompagner notre société et chercher avec nous la bonne solution, et ensuite la mettre en oeuvre rapidement et facilement. »
Une fois les processus définis et la solution implémentée, Claeys & Engels a contacté tous ses fournisseurs pour qu’ils n’envoient désormais plus que des factures numériques. La charge de travail a donc diminué pour les membres du service administratif chargé de la gestion des factures. Chaque e-mail contenant une facture atterrit dans une boîte mail séparée pour être lu par un logiciel OCR. Ensuite, la facture est lancée dans le flux d'approbation approprié par le service administratif chargé de la gestion des factures. Une fois le flux démarré, les collaborateurs responsables reçoivent un e-mail contenant les factures à traiter. Enfin, la facture parvient au département financier.
« Grâce au lien entre le logiciel OCR et notre système ERP, les numéros de TVA et les noms qui y correspondent sont déjà associés. Une fois que les collaborateurs du département financier ont traité la facture, celle-ci change de statut pour passer à "enregistrée". Lorsque le paiement a été effectué, le statut de la facture passe à "payée". Grâce aux nombreuses possibilités de reporting, nous avons toujours un aperçu et un contrôle total sur toutes les factures. »
« Si grâce à ce nouveau système, nous évitons certains frais administratifs, le réel avantage réside cependant chez nos collaborateurs, qui sont plus efficaces durant leur journée de travail. Dans un avenir proche, nous souhaitons étendre le système mis en place et prévoyons une nouvelle intégration pour que les enregistrements se fassent également via le système ERP. Nous n’avions pas prévu cela lors de la première phase, car nous souhaitions d'abord nous assurer que nous pouvions nous fier à cette solution. Nous voilà plus que rassurés. Grâce à Konica Minolta, nous avons franchi une étape supplémentaire dans la numérisation et nous sommes parés à affronter l'avenir. »
- Davantage de contrôle sur le processus d'approbation des factures
- Une approbation plus rapide des factures
- Une approche plus numérique
- L'automatisation et la numérisation des flux de factures entrants
- L'archivage de toutes les factures liées aux frais et aux dossiers
- L'optimisation et la numérisation du flux d'approbation
- Un archivage numérique
- Un flux d'approbation numérique
- Un suivi et un contrôle facilités des processus financiers
- Aucuns frais financiers supplémentaires