Delaware Consulting, ou l’impression au bout du doigt!

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Delaware Consulting, ou l’impression au bout du doigt!

Delaware Consulting, ou l’impression au bout du doigt!

Chez Delaware Consulting, l’intégration pratique d’une fonction d’identification biométrique par empreinte digitale sur les neuf bizhub MFP installés permet aux consultants d’imprimer en toute confidentialité les documents dont ils ont besoin, quand et où ils le souhaitent.

Dans l’élégant siège courtraisien occupé depuis fin 2011 par Delaware Consulting, fournisseur de services IT, on aime les couleurs vives. Car les couleurs vives, c’est signe d’avis et de choix tranchés. Fort de l’idée “votre doigt, vous l’avez toujours sur vous”, le CIO Steven Fleurent a opté pour une authentification biométrique par empreinte digitale pour tous les collaborateurs des sites belges de l’entreprise (Anvers, Courtrai et Wavre). Une action qui a sensiblement amélioré l’efficacité et renforcé le sentiment de sécurité. “Cela nous évite également pas mal de tracas à l’arrivée ou au départ d’un collaborateur : une simple adaptation de l’Active Directory sur le serveur suffit pour définir les droits d’accès physiques. Finies les demandes de badges ou de codes à modifier.” Etant donné que l’accès à l’infrastructure MFP utilise la même identification par empreinte digitale, l’aspect ‘output’ de la gestion documentaire interne est désormais également sous contrôle.



Evoluer avec les clients

La croissance rapide de Delaware Consulting (début septembre de cette année, quelque 35 collaborateurs sont à nouveau venus renforcer le staff de 720 personnes que comptait déjà le fournisseur de services IT) est intrinsèquement due à la vision des associés qui entendent évoluer avec leurs clients. Par le biais de ses sites aux Pays- Bas, au Luxembourg, en France, en Chine, à Singapour et aux Etats-Unis, l’organisation propose ainsi à ses clients des solutions et services de pointe basés sur des technologies Microsoft, SAP, Sitecore et OpenText.


En 2011, le CIO Steven Fleurent s’est rendu compte que le parc de copieurs et d’imprimantes installé dans les sites belges était devenu au fil des ans un assemblage hétéroclite d’appareils souvent dépassés, provenant en outre de différents fournisseurs. “Aucune standardisation, le suivi et les entretiens étaient autant de postes à problèmes. Comme nous nous y attendions, nos collaborateurs ont manifesté au début une certaine réticence à une éventuelle centralisation des imprimantes.”



Gestion des MFP à distance

Le déménagement qui a eu lieu au cours du dernier trimestre de 2011 a paru être le moment idéal pour franchir le pas. Konica Minolta a installé pour les 450 collaborateurs belges un parc de neuf appareils bizhub multifonctions en réseau, affichant des vitesses d’impression de 28 à 45 clics par minute en format A4, et la moitié de cette vitesse pour le format A3. Répartie entre les sites de Courtrai, Anvers et Wavre, l’implantation de ces appareils est optimale. Deux d’entre eux, installés à la réception de Courtrai et d’Anvers, sont équipés de modules de finition pour l’agrafage et la création de rapports. Le parc est géré à distance par Konica Minolta, qui reçoit les notifications relatives aux entretiens et aux besoins en consommables. “Nous n’avons absolument aucun suivi à faire nous-mêmes”, avoue Steven Fleurent. “Nous constatons simplement qu’on nous livre régulièrement du matériel. C’est l’équipe de nettoyage qui se charge de réapprovisionner les différents appareils, même pour le papier. Et comme l’impression ne peut se faire qu’après identification auprès de l’appareil, il n’y a plus jamais de documents qui restent traîner sans surveillance dans l’imprimante.”

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Une infrastructure d’impression optimale et sûre

Pour l’après-déménagement, Steven Fleurent souhaitait trouver un partenaire capable d’optimaliser l’infrastructure d’impression et de l’associer au système d’authentification biométrique par empreinte digitale déjà mis en place. “Au fil des différents entretiens, il s’est vite avéré que seule la société Konica Minolta pouvait mettre en avant une certaine expérience dans ce domaine. Ils possédaient leur propre solution d’authentification basée sur le réseau veineux du doigt (finger vein), mais ils ont immédiatement été d’accord pour intégrer leurs appareils avec la solution de notre fournisseur. Une intégration qui s’est d’ailleurs impeccablement déroulée.”


La solution installée chez Delaware Consulting repose sur le concept OPS (Optimized Print Services™) de Konica Minolta, qui s’est basé sur des faits et chiffres précis concernant la gestion des documents et qui gère aussi, outre les alertes d’entretien, les statuts des compteurs et l’utilisation des consommables. “Konica Minolta aborde la problématique de l’impression beaucoup plus sous l’angle IT”, estime Steven Fleurent. “De ce fait, des aspects IT typiques tels que la sécurité des données peuvent également être intégrés dans notre approche globale en matière de sécurité. L’impression ‘follow-me’ fonctionne avec notre authentification biométrique et cadre ainsi parfaitement dans notre vision de la confidentialité des documents.” Dans la pratique, l’utilisateur envoie son travail d’impression vers une liste d’attente couleur ou noir&blanc virtuelle à Courtrai, Anvers ou Wavre. Une fois que son empreinte digitale a été scannée sur le bizhub MFP de son choix, il peut accéder à sa liste d’impression ou numériser des documents vers sa boîte aux lettres. Il peut envoyer un travail d’impression depuis Courtrai et l’exécuter plus tard au bureau d’Anvers. “Mais c’est quelque chose que nous n’encourageons pas, car les documents occupent alors trop de bande passante sur notre réseau WAN”, souligne Steven Fleurent.

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Livraison efficace

“L’approche de Konica Minolta nous a rassurés dès la procédure de sélection. Nous ne voulions pas courir le risque de nous engager avec un partenaire qui n’avait aucune expérience en matière d’authentification biométrique et qui aurait développé quelque chose ‘sur mesure’. Nous avons trouvé chez Konica Minolta les connaissances IT dont nous avions besoin : forts de leur propre expérience d’une authentification basée sur le réseau veineux du doigt, ils ont pu nous proposer une intégration fiable et fluide avec notre solution existante. En outre, toute la procédure d’installation s’est déroulée de manière plus rapide et plus facile que nous ne l’avions espéré. La livraison a été effectuée comme prévu, et tout était fait en une semaine à peine. C’est exactement ce que nous entendons nous-mêmes avec notre devise ‘combiner des forces, apporter des solutions’ !


Détails

Défis:

  • Une infrastructure d’impression hétéroclite et difficile à gérer en Belgique
  • Manque de confidentialité au niveau de l’output de documents


Solutions:

  • Parc de neuf bizhub MFP installé dans les sites belges
  • Concept Optimized Print Services™ pour la gestion et la surveillance de l’output de documents
  • Authentification par empreinte digitale sur les bizhub MFP pour l’impression et la numérisation


Avantages:

  • Gestion simple d’un parc de machines implanté de manière optimale
  • Confidentialité des documents imprimés
  • Plus de gaspillage de papier