MEILLEURE VISIBILITÉ DU PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES ET DES INFORMATIONS DE FACTURATION

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MEILLEURE VISIBILITÉ DU PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES ET DES INFORMATIONS DE FACTURATION

MEILLEURE VISIBILITÉ DU PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES ET DES INFORMATIONS DE FACTURATION

Sise à Naarden, DZAP conçoit et réalise des intérieurs du bureau de pointe attrayants. Elle crée des environnements de travail enthousiasmants, contemporains, pour des clients réputés les plus variés dans tous les secteurs imaginables depuis 1995. Pour pouvoir continuer à faire partie des trois plus grands aux Pays-Bas, DZAP cherche en permanence à améliorer la qualité, également dans les processus administratifs. Konica Minolta aide à numériser le processus de facturation et à améliorer le flux de travail. Résultat? Un processus plus visible, un meilleur accès aux informations et des services plus rapides avec toutes ses relations.


Enregistrement manuel

Le traitement manuel existant des factures chez DZAP n'était pas toujours idéal en termes de fi abilité et d'effi cacité du processus de facturation – quelque 3500 factures par an. Kim de Jager, Offi ce Assistant chez DZAP, explique : « Avant, nos factures étaient enregistrées manuellement dès leur réception, diffusées en interne sur papier et approuvées par les services concernés. Cette manière de travailler prenait beaucoup de temps et de papier. Diffi cile par ailleurs de voir où les factures restaient coincées dans le fl ux de travail. »


Références

La numérisation du processus de traitement des factures devait avoir un résultat. DZAP est donc allée consulter différents fournisseurs pour découvrir leurs offres. Kim : « La solution Easy Systems offerte par Konica Minolta nous a tout de suite fait bonne impression. Dès le premier contact, nous avons demandé des références auprès des entreprises qui utilisent cette solution de traitement de factures en association avec le progiciel ERP AccountView. Toutes étaient unanimement enthousiasmées non seulement par la solution, mais aussi par le parcours de mise en oeuvre et l'assistance de Konica Minolta. »


Travail sur mesure

DZAP voulait numériser progressivement tous les processus administratifs au sein de l'organisation : d'abord les factures d'achat, puis les factures de vente et enfin les feuilles de temps. Ce dernier processus concernait un besoin spécifique de DZAP. Il y avait aussi des souhaits supplémentaires comme différents types de documents et une circulation automatisée des factures, ainsi que de conserver certaines opérations et certains modes de fonctionnement de l'ancien processus. Avant que DZAP ne s'engage avec Konica Minolta, il convenait de vérifier si tous ses souhaits étaient réalisables d'un point de vue technique. Il s'est avéré qu'il n'y avait aucune attente irréaliste.


Réajustement permanent

Le processus de factures d'achat, de factures de vente et de relevés hebdomadaires a depuis été numérisé. Kim : « Le projet s'est déroulé en souplesse. Nous trouvions qu'il était malaisé d'évaluer au préalable ce que l'on attendait de nous et de voir à quoi ressemblerait exactement la solution. Durant la réalisation et la phase d'essai nous avons travaillé en étroite coopération – nous avec nos connaissances du processus et eux avec leurs connaissances de l'automatisation – et le logiciel a été peaufiné en permanence. Exactement comme décrit au préalable dans le document de flux de travail DZAP. Nous étions ravis de voir que le consultant pouvait chaque fois tenir compte de nos adaptations. »


Meilleure visibilité

Kim et ses collègues se réjouissent du résultat final: « La numérisation a permis de rendre beaucoup d'informations administratives plus visibles. Les collaborateurs concernés ont un bien meilleur aperçu du processus et les informations sont simples à consulter. Nos relations – nos clients comme nos fournisseurs – peuvent ainsi être mieux informés, plus rapidement et de façon plus fiable. »


Défi

  • Amélioration de la fiabilité du processus de facturation et du flux de travail, dans le cadre duquel 25 utilisateurs traitent et approuvent quelque 3 500 factures par an; réduction de la consommation de papier et économie de temps

Solution

  • Solution de traitement de factures automatisant entièrement le processus, de l'arrivée des factures jusqu'à leur paiement – y compris la circulation, le contrôle et l'approbation des factures, avec une interface pour AccountView

Avantages

  • Une meilleure visibilité et un meilleur aperçu du processus de traitement de factures
  • Les informations sont plus accessibles 
  • Les relations (clients et fournisseurs) sont mieux informées, plus rapidement en cas de question sur une facture


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