fr
Avec quelque 130 employés, KienhuisHoving représente le premier cabinet d'avocats et de notaires d'Enschede et le numéro 34 aux Pays-Bas. 75 juristes spécialisés y traitent tous les ans quelque 8 000 dossiers. C'est ainsi que le système de gestion de documents compte tous les jours quelque 3 000 nouveaux documents, avec plus de 12 000 e-mails entrants et sortants et plus de 8 000 impressions. Konica Minolta a intégré une solution de documents qui n'améliore pas seulement l'efficacité et la connectivité entre les différentes applications, mais qui garantit également une séparation rigoureuse entre la branche des avocats et des notaires.
Initialement, KienhuisHoving comptait uniquement renouveler son parc d'imprimantes. Margrethe van de Logt, employée du service d'assistance, raconte : « Notre parc de machines ne suffi sait plus à répondre à nos besoins quotidiens. L'une des conditions importantes pour le nouveau système était qu'il devait être compatible avec nos systèmes de gestion de documents D3 et Next Assyst. »
« Les premières solutions proposées n'étaient pas suffisantes jusqu'à ce que le fournisseur de D3 nous indique Konica Minolta. Les entretiens et les premières consultations – avec leur conseiller juridique également – ont été véritablement révélateurs pour nous. Mis à part le couplage logiciel avec D3 et Next Assyst, nous avons découvert bien d'autres possibilités pour améliorer l'efficacité et mieux protéger les informations confidentielles. »
Avec les avocats et les notaires sous un seul et même toit,KienhuisHoving applique ce que l'on appelle les « Chinese walls ». Van de Logt : « Pour prévenir les conflits d'intérêts, nous travaillons avec des systèmes administratifs distincts pour les avocats et les notaires. C'est ainsi que les avocats travaillent avec D3, et les notaires avec Next Assyst. Si les employés eux-mêmes devaient veiller précédemment à la confidentialité des sorties d'imprimante, nous avons désormais mis en place la séparation avec SafeQ (une combinaison de dispositif de sécurité d'impression, de gestion d'accès et de protection de documents) jusqu'au niveau des machines mêmes. Il n'est possible d'imprimer qu'une fois que l'employé a présenté son badge d'utilisateur personnel. »
Mis à part la protection des données, SafeQ contribue également à l'efficacité, selon Margrethe van de Logt : « Grâce à la fonction follow-me, chacun imprime désormais son document où il l'entend. Plus personne n'imprime par accident, ce qui nous fait également faire des économies. SafeQ donne par ailleurs un aperçu clair des quantités imprimées/scannées par chaque utilisateur. »
« KONICA MINOLTA NOUS A RÉVÉLÉ DES POSSIBILITÉS INFINIES. »
Margrethe van de Logt
Employée du service d'assistance KienhuisHoving
« Et c'est ainsi que nous avons encore pu améliorer davantage l'efficacité avec Konica Minolta. L'écran sur le système d'impression n'affiche désormais que les fonctions dont vous avez vraiment besoin. Si les employés veulent scanner et archiver des documents dans le système de gestion des documents, ils doivent alors compléter toutes les informations nécessaires. Nous pouvons ainsi travailler plus rapidement et retrouver plus aisément les documents. »
Margrethe van de Logt et ses collègues sont extrêmement satisfaits de la solution offerte. « Au départ, c'était assez passionnant de récupérer ici en interne tous les systèmes d'impression – dans le secteur juridique, impossible de se passer de documents papier. Mais la mise en oeuvre et l'acceptation se sont déroulées sans problème. Les machines fonctionnent quasiment sans interruption. Le toner est presque fini ? Le système en commande alors automatiquement. Et en cas de panne, le service d'assistance est à notre disposition.
Margrethe van de Logt : « Konica Minolta nous a révélé des possibilités infinies. La priorité était d'abord de renouveler le parc d'imprimantes, mais nous avons eu droit par la même occasion à d'énormes améliorations. Nous passerons bientôt à l'étape suivante. C'est ainsi que nous faisons encore imprimer aujourd'hui neuf sortes de papier à lettre : nous aimerions intégrer avec Konica Minolta l'impression des en-têtes dans les documents. De plus, nous sommes curieux des possibilités de traitement postal et d'impression de supports de marketing comme des posters. Nous espérons être aussi conquis qu'à l'occasion de notre premier parcours commun. »
Renouvellement de la totalité du parc d'imprimantes et couplage avec les systèmes de gestion de documents existants
Solution d'impression et de numérisation de pointe pour copier, imprimer, scanner et archiver des documents en D3 ou Next Assyst ; complétée par des dispositifs de flux de travail intelligents (affichage avec uniquement les fonctions nécessaires et importation obligatoire de champs d'informations avant le démarrage de la numérisation), sécurisation solide d'impression/de documents (pour le lancement sécurisé entre autres des ordres d'impression et des impressions follow-me), et outils de surveillance étendus (pour la commande automatique de toner entre autres)
Plus grande efficacité : moins de systèmes d'impression (passés de 16 à 12), même nombre d'impressions, moins de pannes (de 100 en 2016 à 16 au cours des 9 derniers mois), coût total de propriété moins élevé (27 % de moins) et plus de possibilités pour le même budget. Connectivité poussée entre applications. Traitement plus rapide et soigneux des documents scannés. « Chinese walls » entre la branche des avocats et des notaires jusqu'au système d'impression.