Copies et impressions chez Petronas: un processus bien huilé avec le concept OP

Copies et impressions chez Petronas: un processus bien huilé avec le concept OP

Copies et impressions chez Petronas: un processus bien huilé avec le concept OP

Depuis plus de 75 ans déjà, Petronas Lubricants Belgium commercialise des produits de lubrification fiables et de qualité supérieure. Elle vise l’efficacité et la transparence dans chaque maillon de la chaîne de production. Suite à l’implémentation des Optimized Print Services (OPS) et d’un nouveau parc de MFP, l’activité d’impression chez Petronas Lubricants Belgium est orchestrée parfaitement et s’avère plus économique.

Petronas Lubricants International fait partie intégrante de l’entreprise publique malaisienne Petronas et constitue l’une des premières sociétés pétrolières au monde. « Notre approche est fondée sur la qualité et la sécurité », explique Johan Verwerft, IT manager de Petronas Lubricants Belgium. « L’efficacité et la transparence sont essentielles pour nos processus industriels. Il en est de même pour tout ce qui touche à l’impression et à la copie de documents. »



Résoudre le manque de transparence et centraliser la gestion

« Les usines d’Aartselaar et Hemiksem étaient équipées d’imprimantes de bureau de quatre marques différentes », poursuit Johan Verwerft. « Cette hétérogénéité ne permettait ni une gestion centralisée ni une vue globale de nos coûts d’impression. Lorsque des problèmes survenaient, nous devions contacter des entreprises différentes. Une situation chaotique qui faisait perdre beaucoup de temps. » Petronas a donc décidé de

remplacer son infrastructure d’impression existante. « Après comparaison de l’offre de plusieurs fournisseurs, nous avons conclu que les OPS (Optimized Print Services) de Konica Minolta sortaient clairement du lot. »



Un audit d’impression pour tirer la consommation au clair

Grâce à son concept OPS (Managed Print Services), Konica Minolta propose des services et solutions sur mesure à ses clients débouchant sur la mise en place d’une infrastructure d’impression optimale. Les conseils pour la configuration matérielle et logicielle, l’implémentation, la gestion en continu et l’optimisation consistent en un package complet. Konica Minolta a commencé par réaliser un audit d’impression circonstancié, pour dégager les besoins de scannage, d’impression et de copie chez Petronas. « Konica Minolta a pris en compte les remarques du management et celles de l'utilisateur final, de manière à concevoir une solution sur mesure. » Il est apparu que l’entreprise avait besoin d’une gestion d’impression externe, d’un système de paiement transparent et d’une normalisation des appareils. Johan Verwerft poursuit : « Konica Minolta a remplacé notre parc existant par un assortiment efficace et équilibré d'imprimantes N/B et couleur, de copieurs bizhub A4 et A3 et multifonctions adaptés à nos besoins. Nous travaillons désormais plus efficacement, et dans une totale transparence des coûts. » Via le logiciel PageScope Enterprise (PSES), Johan Verwerft assure désormais un suivi minutieux du coût par page sans difficulté. « Je connais le coût par page et le volume de chaque imprimante précisément et au jour le jour, ce qui m’offre un certain contrôle. J’ai, par exemple, remarqué que le service Logistique imprimait environ 800 pages par jour, ce que j'ignorais auparavant. Lorsqu’une machine est trop utilisée, j’ai même la possibilité de modifier les paramètres via l’interface en ligne. Grâce au PSES, plus aucun coût caché n’échappe à ma vigilance. Auparavant, chaque département devait commander ses propres toners et constituer un stock. Les charges étaient noyées dans les frais généraux et non quantifiables. Ce problème est définitivement résolu aujourd’hui. » 

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Grâce à la gestion d’impression externe, chacun se concentre sur sa tâche

Grâce à la gestion d’impression externe, Johan Verwerft est libéré de la contrainte de gestion des machines. « Konica Minolta gère les machines à distance. Lorsqu’une cartouche de toner est presque vide ou en cas de problème technique, je suis averti immédiatement via l’interface web. Konica Minolta réagit dans les 24 heures, envoie automatiquement le toner et un technicien si nécessaire. Cette approche me permet de me concentrer sur ce que j'ai à faire. » « Konica Minolta m’a même proposé une solution pour les 15 collaborateurs externes de Petronas, qui travaillent depuis leur domicile. « Avant, ils passaient par Petronas pour leurs commandes de toner et la résolution de leurs problèmes techniques », confie Johan Verwerft. « Konica Minolta a formulé une proposition attractive visant le remplacement des imprimantes par des machines bizhub et la reprise à son compte de la gestion. Comme l’usage des machines apparaît dans le bilan global des coûts, nous savons précisément qui imprime, et en quelle quantité. Ce coût, qui nous échappait autrefois, est désormais très transparent. »




Johan Verwerft


Un programme flexible en vue d’une nouvelle optimisation

« Nous avons souscrit un plan flexible chez Konica Minolta », témoigne Johan Verwerft. « Si nous voulons changer quelque chose, le changement se fait immédiatement. Après six mois, un nouvel audit – une évaluation – est prévu. Le consultant OPS voit avec nous comment optimiser les problématiques de scannage, les flux de documents et les processus de travail. Konica Minolta se veut synonyme de qualité, d’efficacité et d’une prestation de service optimale. J’ai toute confiance en eux. 

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Détails

Organisation: 

Petronas Lubricants International


Activités: 

Petronas Lubricants International, dont le siège principal est établi en Malaisie, est l’une des plus grandes compagnies pétrolières au monde. L’entreprise est le principal fournisseur de lubrifiants utilisés dans la construction automobile (OEM) et le partenaire de l’écurie de Formule 1 Mercedes AMG Petronas. En Belgique, Petronas Lubricants Belgium est implantée à Aartselaar et Hemiksem. L’entreprise produit et distribue des lubrifiants, dont les produits de haute qualité des gammes Syntium, Selenia et Urania.


Défis: 

  • Mettre en place une gestion centralisée des imprimantes et copieurs
  • Installer des machines conviviales, productives et efficaces
  • Réguler et contrôler l’usage de l’impression couleur
  • Assurer un suivi détaillé des coûts et des volumes d’impression
  • Offrir une solution pour le télétravail à domicile


Solutions: 

  • Optimized Print Services incluant

- Audit d’impression

- Externalisation de la gestion d’impression

- Le logiciel PageScope Enterprise

- La machine bizhub adéquate, au bon endroit, avec les fonctionnalités adéquates


Avantages: 

  • Transparence de la gestion des coûts
  • Efficacité et optimisation du workflow
  • Chacun se concentre sur sa tâche grâce à la gestion d’impression externe
  • Convivialité grâce une homogénéisation du parc de machines