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Avec une quarantaine de sites diff érents répartis sur Groningue, en Frise et Drenthe, le traitement des factures chez WerkPro n'allait pas toujours de soi. Depuis que l'entreprise de travail et bien-être est passée à la solution de facturation de Konica Minolta, l'ensemble du processus a été aménagé de façon plus efficace et – détail qui a toute son importance – l'entreprise ne manque plus une occasion de se faire rembourser ce qu'on lui doit. « La durée de traitement d'une facture a été améliorée à 100 % », affirme Richard Pronk, le chef d'équipe du service d'assistance.
Quelque 250 collaborateurs de WerkPro s'engagent quotidiennement pour 900 personnes en moyenne qui ne sont pas (encore) autonomes sur le marché de travail pour toutes sortes de raisons. « Dans nos entreprises, tous ceux qui veulent travailler peuvent s'y mettre tout de suite. Nous vérifions le contexte et les intérêts des personnes pour identifier les activités qui peuvent correspondre. Nous offrons un accompagnement sur le lieu de travail, mais aussi une assistance pratique pour aborder des problèmes qui empêchent les gens d'aller plus loin. Il s'agit par exemple de dettes, ou de questions de logement pour les plus jeunes. », raconte Pronk.
Les entreprises de WerkPro fournissent des produits et services pour les communes, entreprises et particuliers. « Ici, à Groningue, nous comptons par exemple tout un ensemble de magasins d'occasion où les gens peuvent se faire une expérience en logistique, commerce ou dans le secteur des entrepôts. Nous gérons aussi des parcs à bicyclettes, entretenons des terrains, et fabriquons des meubles de jardin et des chauffages pour terrasses dans nos ateliers de menuiserie et de travail des métaux. Et sur certains de nos sites, vous pouvez même faire un excellent repas chez nous ! »
Avec autant d'activités dans 34 sites à travers tout le nord des Pays-Bas et l'administration centrale au siège de Groningue, le traitement des factures n'était pas toujours aussi simple. Pronk : « Avant, toutes les factures étaient contrôlées manuellement. Chaque facture était envoyée par courrier interne à trois ou quatre responsables du budget – parfois sur différents sites – qui devaient tous signer la facture. Mais ce processus prenait beaucoup de temps, et certaines factures se perdaient parfois. Dans ce cas, il fallait demander une copie de facture, mais impossible de récupérer encore la TVA. La perte de l'original de la facture nous coûtait donc de l'argent. »
Dans sa quête d'une solution d'automatisation du traitement des factures, WerkPro a fini par aboutir chez Konica Minolta. « Leur solution de facturation correspondait exactement au système de bureautique qu'ils nous fournissaient depuis 2008. Elle correspondait d'ailleurs à notre budget; car en tant que fondation, nos fonds ne sont pas illimités. »
Selon Pronk, avec l’application proposée basée sur le web, la vitesse de traitement de la facturation passe à un niveau supérieur : « Les factures arrivent au service financier au siège. Un collaborateur scanne la facture, et grâce au logiciel OCR des systèmes Konica Minolta, les données des factures, comme le centre de coût, arrivent directement dans l'application. Sur la base du centre de coût, les responsables de budget concernés sont informés qu’une facture est prête pour être approuvé. Une fois la facture libérée, elle est automatiquement transférée vers l'environnement ERP – à notre Exact Globe. »
Pronk est tout à fait satisfait de la solution de facturation de Konica Minolta – et il n'est pas le seul. « En tant qu'organisation, nous sommes devenus beaucoup plus efficaces. Nous pouvons toujours consulter directement le processus, les personnes appropriées signent les bonnes factures et – point important – nous ne manquons plus les occasions de remboursement de la TVA ! »
Traitement plus efficace des factures d'achat et meilleure visibilité du processus et des autorisations en cours.
Mise en oeuvre d'un système ECM pour le traitement numérique des factures entrantes.
Un traitement très efficace des factures entrantes et un aperçu de l'ensemble du processus, de l’arrivée des factures jusqu'à l'autorisation.
EN TANT QU'ENTREPRISE NOUS SOMMES DEVENUS BEAUCOUP PLUS EFFICACES
Richard Pronk
Chef d'équipe du Service d'assistance, WerkPro