7 manières dont l'IA rend votre gestion de documents plus efficace

Mettez des personnes et de la paperasse ensemble : cela induit forcément une perte de temps et un risque élevé d'erreurs. En revanche, les solutions de gestion de documents basées sur l'intelligence artificielle offrent un moyen sûr, fiable et efficace de stocker et d'extraire une grande quantité de données. En outre, les entreprises qui adoptent des systèmes de gestion avancés bénéficient d'un avantage concurrentiel non négligeable. Leurs employés perdent moins de temps et travaillent toujours en toute sécurité avec les données les plus récentes. N'hésitez donc pas à prendre en considération nos suggestions concernant les systèmes de gestion documentaire avec IA : votre entreprise n'en sera que plus efficace !
 

1. L’IA structure les données non structurées

Aujourd'hui, on estime que 80 % des données d'entreprise ne sont pas structurées, c'est-à-dire qu'elles se trouvent dans des e-mails, des fichiers, des PDF et d'autres documents stockés en différents endroits. Quiconque souhaite en extraire des informations doit donc passer ces documents manuellement au crible. Aujourd'hui, la gestion intelligente des données peut prendre en charge une grande partie de ce travail difficile. Grâce à l'IA et à l'apprentissage automatique, vous pouvez passer en revue les e-mails, les textes et autres communications de clients pour comprendre les mots, la sémantique et les sentiments.
 
Si vous reliez ces données à votre historique de facturation et de service, par exemple, vous pouvez même prédire qui achètera quels produits et services. De tels modèles fonctionnent déjà remarquablement bien aujourd'hui.
 

2. L’IA garantit l'exactitude et la conformité des données

Un système de gestion des documents basé sur l'IA alerte les utilisateurs en cas d'erreurs de données. Créez des pistes de contrôle pour les documents importants et stockez facilement l'historique de la validation des données, des corrections, des divergences et des approbations pour toute transaction, activité ou flux de travail.
 
 

3. L’IA améliore la sécurité des documents

Les données sensibles ne devraient être accessibles qu'en cas de besoin, ce qui permet d'éviter les accès inutiles et d'étouffer les cybermenaces, intentionnelles ou non, de l'intérieur. La capacité de l'IA à sécuriser les informations offre d'énormes avantages. Par exemple, les systèmes avancés de gestion des documents peuvent automatiquement rechercher des informations sensibles. Ils peuvent même détecter les demandes inhabituelles de consultation de données privées, refuser l'accès et alerter les équipes de sécurité.
 

4. L’IA automatise les processus manuels

Globalement, les documents importants comme les factures sont plus souvent échangés sur papier que sous forme digitale, et donc traités manuellement. Il en va de même pour les documents tels que les bons de commande et les contrats. Par conséquent, le volume de papier augmente, tandis que la précision et la facilité de gestion diminuent avec le temps.
 
Identifier, classer, catégoriser et séparer manuellement les différents types de documents est souvent un processus qui demande beaucoup de main-d'œuvre. Compte tenu des nombreuses règles et catégories que les entreprises doivent prendre en compte, l'erreur humaine est vite préjudiciable. En revanche, si vous numérisez et encodez les documents, c'est-à-dire si vous les automatisez dans un système d'intelligence artificielle, vous êtes en mesure de maintenir des normes strictes. Envisagez des systèmes avancés pour catégoriser et étiqueter les données, cela vous permettra de gagner un temps considérable au moment de les retrouver.
 

5. L’IA accélère vos processus

Qu'il s'agisse du traitement des demandes d'assurance ou de données indiquant de nouvelles tendances : l'IA et l'apprentissage automatique vous aident à prendre de meilleures décisions, et plus rapidement. Alors que les employés peuvent mettre des heures à passer au crible des données non automatisées à la recherche des informations dont ils ont besoin, le traitement automatisé des documents leur donne un accès instantané à des données précises et qualitatives. Ils peuvent donc travailler beaucoup plus rapidement.
 

6. L’IA amène de nouvelles perspectives

En intégrant votre système de gestion de documents à un outil de Business Intelligence, vous exploitez tout le potentiel des deux systèmes, vous obtenez de meilleures informations commerciales et vous réalisez un meilleur retour sur investissement.
 
Vous pouvez ainsi facilement trouver les tendances saisonnières des ventes en vous basant sur les factures ou les commandes passées. Les recruteurs peuvent rechercher des CV à l'aide d'un système intelligent qui trouve des mots-clés liés à des embauches antérieures réussies ou à la satisfaction d'exigences prédéfinies.
 

7. L’IA améliore la prise de décision

L'un des principaux apports de l'intelligence artificielle dans la gestion de documents est l'amélioration de la prise de décision. L'IA fournit une analyse approfondie des données enregistrées, ce qui permet de mieux comprendre le tout et donc de prendre de meilleures décisions.
 
Différents types de techniques d'IA, telles que l'analyse prédictive et la visualisation des données, contribuent grandement à une prise de décision rapide et précise. Ces techniques permettent d'éviter les erreurs d’encodage, de protéger les fichiers, de minimiser la redondance des données et de fournir des informations utiles à la prise de décision.
 
Comme vous pouvez le constater, la digitalisation de votre gestion de documents peut rationaliser et rendre votre entreprise plus efficace dans de nombreux domaines. Qu'il s'agisse d'équipes juridiques ayant besoin d'analyser des documents ou de détaillants essayant de prédire les tendances des ventes, tout le monde y gagne d’intégrer l'IA dans sa gestion de documents. Elle peut mettre de l'ordre dans le chaos, fournir des informations utiles et éviter les erreurs d’encodage courantes.
 
Konica Minolta travaille avec l'IA pour la gestion des documents depuis de nombreuses années. Nos solutions incluent des fonctions telles que la classification automatique des documents, la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour l'extraction de données et le traitement du langage naturel (NLP) pour la recherche et l'extraction de documents. En tant que leader dans l'utilisation de l'IA pour la gestion documentaire, Konica Minolta est dans une position privilégiée pour vous aider à aller de l'avant.
 
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