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Les contrats sont la base de la compréhension et des relations dans les affaires, les entreprises de construction s'appuyant sur des contrats pour chaque partie de leurs projets. Les fonds qui entrent et sortent des organisations de construction sont basés sur les termes d'un contrat, ce qui signifie qu'il est essentiel que ces termes soient corrects et que les contrats soient renouvelés et signés rapidement.


La gestion manuelle des contrats peut prendre énormément de temps, car les membres du personnel doivent suivre les différents contrats et leurs conditions et s'assurer que ces derniers sont examinés et renouvelés comme il se doit.

Les logiciels de gestion digitale des contrats suppriment les difficultés liées aux contrats sur papier, en améliorant le processus de la création à l'achèvement et tout ce qui se trouve entre les deux. Ils permettent de se concentrer sur ce qui est le plus important dans les affaires, à savoir établir des relations fondées sur la confiance.

L'automatisation des processus d’affaires (BPA) améliore encore davantage la gestion numérique des contrats en rationalisant et en automatisant les tâches quotidiennes répétitives. Elle utilise un processus décisionnel intégré basé sur des règles et des actions définies par l'utilisateur pour envoyer les informations à la bonne personne. Les deux systèmes vont de pair lorsqu'il s'agit d'efficacité commerciale.

Le contrat entre un client et un entrepreneur est au centre de tous les projets de construction. En raison de la taille et de la complexité de ces projets, la gestion digitale des contrats permet aux entreprises de construction de réduire les coûts et d'économiser du temps et des ressources. Il s'agit d'un changement simple qui peut accroître considérablement la productivité.

La gestion digitale des contrats est la première étape d'une approche visant l'adoption de la technologie et permettant de rationaliser les processus d'entreprise dans leur ensemble. Elle pourrait, à terme, amener les organisations à être mieux préparées à adopter des technologies émergentes telles que l'intelligence artificielle (IA), qui peuvent aider les entreprises de construction à réduire davantage leurs coûts et à améliorer leurs marges.

Konica Minolta a identifié trois étapes importantes lors d’une transformation technologique : tout commence par une gestion numérique automatisée des contrats.

1. Le parfait point de départ pour une transformation digitale


La transformation digitale voit les entreprises de divers secteurs éliminer les processus manuels au profit de nouveaux flux de travail numérisés. Cependant, le volume et la variété des initiatives de transformation potentielles peuvent suffire à paralyser une organisation. Commencer par un seul domaine est un excellent moyen de se lancer dans la transformation. Cela permet aux employés de surmonter leur appréhension naturelle et de voir par eux-mêmes de quelle façon la technologie facilite leur travail.

La gestion digitale des contrats est un point de départ idéal pour les entreprises de construction, car elle vise à résoudre un problème majeur. La conformité, la durée des cycles contractuels, les taux de renouvellement et les revenus sont tous considérablement améliorés par la numérisation des contrats. Le système envoie des notifications d'échéances, d'approbations et de modifications afin que les dates et les étapes importantes ne soient pas manquées.

Parallèlement, les membres du personnel qui étaient auparavant chargés de la gestion des contrats peuvent se consacrer à des tâches plus intéressantes ou plus créatives, telles que la recherche de nouveaux contractants, la négociation de nouvelles relations et la recherche d'économies ou de gains pour l'entreprise.

2. L'expansion des systèmes digitaux entraîne de nouvelles améliorations


La gestion des contrats n'est pas le seul processus qui peut être automatisé pour rapporter des dividendes. Les entreprises de construction peuvent automatiser le processus de gestion des assurances et des accréditations, la création et la gestion de la documentation du projet, ainsi que la communication et la collaboration internes.

Nous constatons que les entreprises de construction utilisent encore des processus papier complexes pour les enregistrements des activités sur le site (29 %) et pour l'estimation et la tarification (26 %). La numérisation et l'automatisation de ces processus pourraient apporter des avantages considérables. En commençant par l'automatisation de la gestion des contrats, les entreprises de construction peuvent renforcer leurs compétences dans ce domaine et gagner en confiance pour adopter de nouvelles technologies et appliquer les technologies existantes à de nouveaux processus commerciaux.

3. Préparer le terrain pour l’adoption de technologies futures


La prochaine étape consistera à tirer parti de ces transformations au moyen d'autres initiatives technologiques, afin que les entreprises de construction aient plus de temps à consacrer au travail essentiel.

Les technologies émergentes et même existantes comme l'Internet des objets (IoT), l'Internet industriel des objets (IIoT), l'IA, la modélisation des informations du bâtiment (BIM) et bien d'autres seront beaucoup plus faciles à envisager, à comprendre et à adopter une fois que les entreprises de construction auront élaboré une stratégie digitale avec des solutions de gestion des contrats.

Bien que ces avancées semblent être quelque peu futuristes, la gestion automatisée des contrats peut être une réalité pour votre entreprise dès aujourd'hui. La gestion des contrats de Konica Minolta permet un accès facile et des informations à jour en conservant chaque contrat en un seul endroit, quel que soit son stade de traitement. Chaque contrat est suivi et enregistré, et est envoyé automatiquement pour approbation afin de vous faire gagner un temps et des ressources précieux.


Pour savoir comment nous pouvons aider votre entreprise de construction à se transformer numériquement, contactez l'équipe Konica Minolta dès aujourd'hui.
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