M-files

M-files is een document management systeem dat zich baseerd op metadata. Door gebruik te maken van metadata vindt u gemakkelijk de juiste informatie in elke context of opslaglocatie. Doordat M-files als een schil om alle documenten en applicaties heen werkt, maakt het niet uit waar uw documenten zijn opgeslagen. Vindt al uw documenten in een oogopslag. M-files is echter meer dan alleen het zoeken en bewaren van documenten op een veilige manier. U kan namelijk ook veel tijd winnen door business processen te optimaliseren en automatiseren dankzij workflows.

 

Boek een demo of vul ons contactformulier in om in contact te komen met onze M-files salesexperts voor de prijs.

Metadata zijn gegevens over gegevens - informatie die aan een bestand of document is gekoppeld en die tot doel heeft dat bestand of document te definiëren, te beschrijven en te classificeren. M-Files organiseert alle informatie in systemen en archieven om informatie gemakkelijk vindbaar te maken en elke gebruiker in staat te stellen informatie te zoeken op de manier die voor hem als individu het meest intuïtief is.

Een van de speerpunten van M-files is het beveiligen van uw documenten. Het komt vaak voor dat documenten op verschillende plekken worden opgeslagen, soms zelfs wel op de lokale schijf van een medewerker. Naast de uitdaging om deze informatie makkelijk terug te vinden, wordt het een nog grotere uitdaging om deze informatie op de juiste manier te beschermen, voor beide AVG-compliancy en cybersecurity. M-files zorgt ervoor dat documenten op de juiste manier worden opgeslagen. Dit maakt de informatie niet alleen makkelijk vindbaar maar zorgt er ook voor dat documenten op een veilige manier worden opgeslagen. Met governance regels heeft u controle over wie bij waar en welke informatie kan.

Zijn er meerdere versies van uw documenten opgeslagen op verschillende contentplatforms en bedrijfsapplicaties? Verliezen mensen tijd met het zoeken naar documenten, missen ze deadlines door slordige handoffs of lopen ze het risico dat ze niet voldoen aan de beveiligingseisen van de klant? De integratie van M-Files met SharePoint, content repositories en line-of-business applicaties lost deze problemen op om de productiviteit te verhogen en de risico's te verminderen.

Enkele uitgelichte integraties:
Microsoft 365 (SharePoint)
Salesforce
Google Workspace
Elektronisch ondertekenen (zoals DocuSign)
Netwerk folders

M-Files kan on-premise, cloud-gebaseerd of een hybride van die twee zijn. De populariteit van clouddiensten is tegenwoordig gebaseerd op gebruiksgemak: de nieuwste versies van software zijn onmiddellijk beschikbaar, updates vinden automatisch plaats en het gebruik van een mobiele toepassing van het platform is eenvoudig en gemakkelijk. Soms zijn organisaties verplicht om bepaalde soorten gegevens on-premise op te slaan - om compliance- of veiligheidsredenen. Met een hybride aanpak kunnen zij de betrouwbaarheid van on-premise combineren met de flexibiliteit van de cloud.

Onze experts helpen u graag verder. Vul ons contactformulier in om in contact te komen met onze experts.