10 défis que le secteur de la construction peut surmonter grâce à la gestion de l'information

Comme toutes les industries, le secteur de la construction a ses propres normes et exigences en matière de gestion de l'information. Qu'il s'agisse d'un contrat privé, d'un projet de construction résidentielle ou commerciale, tous nécessitent des données précises et actualisées. Et ces données doivent être parfaitement gérées pendant toute la durée du projet. Avec la gestion de l'information intelligente, cette gestion est nettement simplifiée. 

Contrats, plans, détails du chantier et rapports d'incident : le secteur de la construction doit documenter ses activités de manière exhaustive. Et ce n'est pas une chose aisée : chaque projet est lié à de nombreux documents, et il en existe souvent plusieurs versions. S'appuyer sur une version obsolète peut avoir des conséquences désastreuses pour le projet.  Une gestion efficace des documents et des versions est donc cruciale.

À côté des documents spécifiques au projet, il y a aussi les informations internes que vous devez gérer. Vous devez garder une trace des informations personnelles de chaque employé, des qualifications, des licences et autres certifications. Vous devez également conserver les dossiers de l'entreprise concernant les assurances, les finances, la conformité en matière de santé et de sécurité au travail et de nombreux autres documents confidentiels. Un grand nombre de ces documents doivent également être renouvelés régulièrement, comme les licences, les certifications et les informations sur les assurances.

Mais même si vous gérez de plus en plus d'informations par voie digitale, la charge de travail ne diminue pas, bien au contraire. L'évolution des exigences de conformité et des réglementations sectorielles oblige les entreprises de construction à tenir des registres de plus en plus détaillés et précis. Et ils doivent être vérifiables à tout moment.

Une simplification de cette administration complexe peut sembler impossible. Pourtant, avec la bonne solution technologique, les organisations de construction peuvent maintenir une bonne gestion des documents, des informations et de la conformité. La gestion intelligente de l'information (IIM) permet d'automatiser un grand nombre de ces processus, ce qui réduit la nécessité de saisir manuellement les données et limite les erreurs ou les imprécisions.
 

Comment une solution IMM peut-elle vous aider ?

En numérisant vos documents, vous vous engagez déjà dans la bonne direction. La transformation de documents papier en une version digitale consultable réduit la quantité de papier qui peut (et va) se perdre ou prendre trop de place dans un bureau. Mais sans une solution IIM, cette numérisation revient à échanger un problème papier contre un problème numérique.


La gestion intelligente de l'information (IIM) optimise les flux de travail, la productivité et les opérations de votre entreprise, en réduisant le temps, les ressources et l'espace physique nécessaires au stockage des documents imprimés. De plus, une solution IIM vous oriente vers une gestion de l'information efficace, intégrée et conforme aux normes du secteur.

Avec l'IIM, les entreprises de construction relèvent dix défis majeurs :


1. Connecter les données 
Les informations non structurées sont difficiles à classer et donc à parcourir. Il est possible que les employés ne trouvent pas  les informations dont ils ont besoin, ou du moins pas assez rapidement. Cela crée des failles dans votre entreprise et l'expose à des risques de conformité et de sécurité. C'est pourquoi il est important de connecter les données via une solution IIM.

2. Archiver les documents de manière sûre
Les documents les plus importants d'une entreprise sont souvent conservés sur papier : contrats signés, certificats et licences. Mais ces documents peuvent facilement être perdus ou endommagés. Avec un système de gestion en ligne, vous stockez tout en un seul endroit numérique et vous retrouvez tout facilement. Devez-vous renouveler un permis ou une licence ? Dans ce cas, le système vous envoie un rappel automatique.

3. Gérer les actifs
La gestion de vos actifs peut s’avérer incroyablement complexe. De l'approvisionnement et de la maintenance au déclassement, vous devez soigneusement documenter et gérer vos actifs tout au long de leur cycle de vie pour obtenir des résultats optimaux. Avec une solution IIM, vous les gérez et les entretenez selon les meilleures pratiques, et les suivez de près.

4. Gérer l’environnement, la santé et la sécurité 
Prévenir les blessures et les accidents, respecter les normes et la législation en matière d'environnement… les entreprises de construction doivent respecter des obligations de plus en plus strictes en matière d'environnement, de santé et de sécurité. Vous devez documenter et suivre vos efforts de conformité, analyser les données pour identifier et évaluer les risques et fournir une piste d'audit aux autorités compétentes.

5. Répondre aux exigences de conformité et de réglementation
Un système de gestion en ligne stocke les accréditations et les licences sectorielles en un seul endroit numérique et évite qu’elles ne soient perdues ou corrompues.

6. Gérer le portefeuille de construction
Conservez-vous les détails de tous les projets de construction en un seul endroit ? Vous obtenez alors une vue d'ensemble des activités de votre entreprise, au lieu de devoir examiner chaque projet individuellement.  Il vous est ainsi plus facile de prendre des décisions en connaissance de cause. Selon KPMG, les entreprises de construction les plus performantes sont à la pointe en contrôle et gouvernance, 69 % d'entre elles ayant intégré leurs systèmes de gestion de projet à de multiples outils de projet et de portefeuille. Avec une solution IIM, les responsables ont à portée de main toutes les informations sur les portefeuilles et les projets dont ils ont besoin. Cela leur donne plus de poids et leur permet de prendre de meilleures décisions commerciales.

7. Améliorer le passage quote-to-cash
Il s'écoule un temps considérable entre le devis d'un projet et son paiement éventuel. Il y a de nombreuses étapes à franchir pour finalement encaisser un devis. Les formalités administratives associées à chacune de ces étapes sont complexes et font partie intégrante de la réussite (ou de l'échec) du projet. Une solution IIM rationalise ces processus, en automatise un grand nombre et veille à ce que vous ne manquiez aucune étape critique.

8. Gérer la logistique de transport et les équipements en leasing
La gestion de la logistique du transport et des équipements en leasing implique des contrats et des obligations légales. Vous gardez une vision claire et globale de toutes les activités concernées ? Votre entreprise de construction peut alors remplir ses obligations et obtenir un retour sur investissement optimal.

9. Assurer le suivi de données financières précises
La gestion centralisée et digitale de vos données financières permet à vos équipes de garder une vue d'ensemble. Ils savent exactement quels paiements ont déjà été effectués et lesquels sont en cours de traitement. Cette surveillance étroite permet d'éviter ou de réduire les inexactitudes, les doublons ou les paiements manqués.

10. Processus de sourcing et d’acquisition
Une meilleure gestion de l'information vous aide à identifier les opportunités et les domaines à améliorer. Elle peut vous fournir une meilleure analyse de l'entreprise et ainsi conduire à une meilleure prise de décision future.


La numérisation de vos documents a été votre premier grand pas dans la bonne direction. Il est maintenant temps de mettre en œuvre une solution de gestion intelligente de l'information. Cela améliorera votre administration et les performances globales de votre entreprise.

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