6 conseils pour votre nettoyage numérique annuel

Vous vous demandez sûrement si le stockage de données est vraiment nocif pour l’environnement. Oui, et nous le prouvons par un exemple : le stockage de 3 500 e-mails de 5 mégaoctets chacun produit autant de CO₂ qu’un kilomètre parcouru à bord d’un véhicule électrique compact. Autre exemple : la société France Télévisions a calculé qu’un employé ayant un volume de courrier électronique moyen produit quotidiennement autant de gaz à effet de serre qu’une personne parcourant 11 kilomètres en voiture. Selon le magazine allemand Oekotest, un e-mail est même aussi nocif pour le climat qu’un sac en plastique.

Les données numériques superflues occupent non seulement de l’espace de stockage, elles compliquent aussi la recherche du bon document et consomment de l’énergie inutilement. Profitez donc de ces six conseils pour faire votre nettoyage numérique :
 

1.    Évitez le stockage local : partagez vos fichiers dans le cloud

En partageant des fichiers dans le cloud — comme sur SharePoint Online — vous n’avez besoin que d’une seule version partagée pour  tout le monde. Si nécessaire, vous pouvez restaurer les anciennes versions à tout moment. Comme celles-ci sont stockées sous forme compressée dans la sauvegarde, elles occupent donc moins d’espace.

Plusieurs personnes contribuent souvent à une présentation PowerPoint, par exemple. Sans SharePoint Online, chacun crée son propre fichier et vous devez les fusionner à nouveau. Cela consomme évidemment plus d’espace de stockage que si tout le monde travaillait sur un seul fichier dans SharePoint Online. Travailler sur le même document avec plusieurs personnes réduit également la confusion : chacun sait parfaitement quelle est la bonne version finale.
 

2.    N’envoyez pas de pièces jointes dans les e-mails : travaillez avec des liens

Lorsque vous envoyez des e-mails, au lieu d’ajouter un fichier en pièce jointe, il est préférable de partager les documents directement sous forme de lien à partir de OneDrive ou SharePoint Online. Donnez aux destinataires un accès direct aux documents avant d’envoyer votre e-mail, de cette façon vous économisez du volume lors de l’envoi (pas besoin d’envoyer le document à chaque destinataire) et les destinataires n’ont pas besoin de télécharger les pièces jointes.


Cette méthode fonctionne aussi bien pour le partage de documents avec des personnes externes qu’avec des collègues. En interne, il est de toute façon préférable de passer par des chats d’équipe plutôt que d’envoyer des e-mails, car chacun saura alors immédiatement si un message ou un document a été reçu et vu. Comme pour les e-mails, il est préférable de ne pas télécharger de pièces jointes, mais de travailler avec des liens sur OneDrive et SharePoint Online.
 

3.    Configurez la suppression automatique

À moins que vous ne souhaitiez nécessairement conserver tous les enregistrements de vos réunions Microsoft Teams, il est préférable d’opter pour la suppression automatique. Les enregistrements sont alors automatiquement supprimés de Microsoft Stream au bout de 60 jours. Le jour en question, vous recevrez un e-mail vous informant que l’enregistrement a été supprimé, mais il est possible de le restaurer immédiatement.

Vous pouvez également configurer SharePoint Online pour que tous les documents soient automatiquement supprimés au bout d’un certain temps, mais vous devez le faire manuellement. Au fil du temps, SharePoint Online supprimera automatiquement tous les documents que vous avez mis à la corbeille.
 

4.    Désabonnez-vous des newsletters non désirées

Veillez à vous désabonner des newsletters non désirées ou non sollicitées et à supprimer immédiatement toutes les newsletters inutiles déjà stockées sur vos systèmes. Réfléchissez également à deux fois avant de vous abonner à des newsletters : moins vous accumulez des choses inutiles , moins vous en aurez à nettoyer.
 

5.    Traquez les fichiers gourmands en espace 

Vous traînez probablement un grand nombre de vieux fichiers sans intérêt sur votre PC ou vos appareils mobiles, sur un serveur partagé, dans le cloud, dans votre boîte e-mail ou d’autres applications de messagerie. Par conséquent, videz régulièrement vos dossiers de téléchargement : quels sont les éléments que vous souhaitez conserver et donc archiver, et quels sont ceux qui peuvent être éliminés ? C’est particulièrement important pour les gros fichiers, comme les images et les vidéos, mais n’oubliez pas non plus les plus petits fichiers.
 

6.    Évitez les risques juridiques inutiles

Le chaos des données comporte également un aspect juridique. Par exemple, les données personnelles anciennes et redondantes de tiers peuvent exposer votre organisation à des risques juridiques inutiles. Ces données sont-elles conformes à la législation RGPD ? Identifiez-les et éliminez-les !


Un partenaire expert en IT se fera un plaisir de vous aider à nettoyer vos données. En tant que partenaire accrédité de Microsoft Cloud Solution, Konica Minolta peut s’assurer que vous utilisez au mieux la suite Microsoft 365 d’applications et d’outils numériques (notamment SharePoint Online, Teams et OneDrive). Nous vous aidons à travailler aussi efficacement que possible, afin d’éviter les problèmes liés à un stockage chaotique des données.

Vous avez encore des questions sur votre nettoyage numérique ? Contactez-nous sans attendre !