Créez votre espace de travail numérique grâce à ces solutions informatiques

| 10 décembre 2021

Créez votre espace de travail numérique grâce à ces solutions informatiques

Certaines entreprises travaillent digitalement depuis un certain temps, d'autres ont été contraintes de s'y mettre en raison de la pandémie de Covid-19. Une chose est sûre, toutes les organisations sont désormais convaincues des nombreux avantages qu’offre cette façon de travailler : collaboration flexible à distance, centralisation des outils, des données et des fichiers.


L’espace de travail numérique est donc plus important que jamais, mais à quoi ressemble-t-il exactement ? Et quelles solutions informatiques sont absolument indispensables pour un espace de travail numérique optimal ?
 

Microsoft 365

Un lieu de travail numérique n'est rien sans le Cloud. Il permet de s'assurer que chaque employé dispose des informations et des documents nécessaires, et peut également les stocker en toute sécurité. De cette façon, tout le monde peut travailler ensemble à distance, depuis n'importe quel appareil. 

Pour aider les entreprises à travailler de manière digitale, Microsoft a élargi le programme M365. Le logiciel offre aux organisations une gamme d'applications et de services pour soutenir les employés, comme les versions Cloud des applications Office, mais aussi OneDrive, PowerApps, Microsoft Teams, SharePoint et Yammer. M365 constitue donc la base idéale pour un espace de travail numérique sûr et facile d'utilisation. 
L’avantage de Microsoft 365 réside également dans sa flexibilité. Vous pouvez toujours augmenter ou réduire les effectifs lorsque votre entreprise en a besoin, et vous ne payez que pour les applications et services que vous utilisez réellement. 
 

Power BI 

Les données sont des sources d'information précieuses. Elles sont essentielles pour optimiser les opérations de votre entreprise et pour vous développer en tant qu'organisation. Vous collectez quotidiennement une très grande quantité de données, que vous pouvez analyser pour obtenir des informations pertinentes. L’outil Power BI de Microsoft vous aide à cet effet. Il s'agit d'un outil pratique qui recueille vos données à partir de diverses sources et les présente visuellement dans des tableaux de bord et des rapports. Power BI est également compatible avec d'autres applications Microsoft telles qu'Excel.
  

SharePoint

Un bon système de gestion des documents, ou “DMS", augmente l'efficacité d'un espace de travail numérique. Il permet à vos employés d'enregistrer, de consulter et de partager des fichiers de manière structurée et simple. Ainsi, tout le monde gagne un temps précieux et la productivité est décuplée. 

SharePoint est l’outil idéal pour une bonne gestion des documents, avec des fonctions telles que l'octroi de droits d'accès et la gestion des différentes versions. Cette dernière est utile lorsque plusieurs personnes travaillent ensemble sur un document : vous pouvez toujours revenir à une version antérieure si vous le désirez. 

SharePoint est également une solution efficace pour la communication interne, en tant qu'intranet. Vous pouvez l'utiliser pour partager avec les employés des informations sur votre entreprise et votre secteur. Ainsi, tous les membres de votre organisation ont facilement accès aux informations importantes, ce qui contribue également à un accroissement de la productivité. Vous pouvez même utiliser votre intranet pour automatiser certains processus commerciaux comme, par exemple, l'approbation des demandes de congés, ou encore la préparation et le suivi de factures et devis. 
 

Microsoft Teams 

Vous êtes probablement déjà familier avec cet outil énormément utilisé en période de télétravail. Diverses entreprises utilisent cette application pour collaborer efficacement et en toute sécurité avec leurs collègues, leurs clients et d'autres parties externes.

Teams dispose de toutes sortes de fonctionnalités qui facilitent la communication et la collaboration à distance. Pensez aux appels vidéo et aux chats, mais aussi à la communication via différents canaux par projet. Dans Teams, les employés peuvent trouver toutes les informations dont ils ont besoin de manière structurée, les partager entre eux ou les modifier en temps réel, en un seul endroit centralisé. Microsoft Teams est également compatible avec d'autres applications Microsoft 365 et différentes applications de collaboration telles que Trello, Asana et Google Drive.  

De plus, Microsoft optimise constamment cet outil en y apportant de nouvelles fonctionnalités et mises à jour. De cette façon, votre lieu de travail numérique est toujours à jour et vos employés sont en mesure d'effectuer leur travail de la meilleure façon possible. 
 

La sécurité informatique : cruciale pour un espace de travail numérique sûr

Quelles que soient les solutions informatiques utilisées, accordez toujours une attention particulière à la sécurité. En effet, le nombre de cyberattaques et de violations de données a considérablement augmenté ces dernières années, et celles-ci sont de plus en plus complexes. Voici quelques conseils supplémentaires pour un environnement de travail numérique sûr : 

  • Attention au Shadow IT : optez pour un système informatique reconnu

  • Prévoyez un back-up et un plan de rétablissement après sinistre efficaces

  • Assurez un pare-feu puissant et une connexion réseau sécurisée  

  • Mettez en place un contrôle d'accès et une authentification multifactorielle. Ainsi, seules les personnes disposant des bonnes autorisations pourront accéder à l'espace de travail numérique, aux applications et aux documents. 

  • Sensibilisez vos employés au phishing et autres rançongiciels, ainsi qu’à la façon  d'utiliser de manière sûre leurs différents logins et mots de passe, les réseaux sociaux (à des fins professionnelles) et le télétravail.


Vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la manière dont ces solutions informatiques peuvent contribuer à un espace de travail numérique efficace ? Ou vous cherchez un partenaire informatique pour vous aider à développer davantage votre espace de travail numérique ? Konica Minolta propose, en collaboration avec son partenaire informatique Aurelium, de nombreuses solutions IT pour vous aider. Contactez-nous sans tarder !
 

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