INTRODUCTIE DIGITALE FACTUURVERWERKING WAS INDRUKWEKKENDE VERANDERING

Nebest Logo

INTRODUCTIE DIGITALE FACTUURVERWERKING WAS INDRUKWEKKENDE VERANDERING

INTRODUCTIE DIGITALE FACTUURVERWERKING WAS INDRUKWEKKENDE VERANDERING

Met 220 medewerkers speelt Nebest Adviesgroep mee in de Nederlandse top 30 van onafhankelijke ingenieursadviesbureaus. Gespecialiseerd in inspectie en technisch advies in de infrastructuur draagt Nebest bij aan vele civiele, (werktuig)bouwkundige en elektrotechnische projecten. Om zijn vooraanstaande positie in de markt te behouden, innoveert Nebest continu. Niet alleen in de corebusiness van inspectie en onderzoek, maar ook in de bijkomende processen. Zo hielp Konica Minolta het factuurverwerkingsproces te automatiseren. Resultaat: meer inzicht, minder fouten, betere informatietoegankelijkheid en meer service aan crediteuren en debiteuren.


Verspreid via postbakjes

Hoofd Bedrijfssupport Jeroen Post weet het nog goed: “Alle inkomende digitale facturen printten we nog uit. We zetten er een traditionele inkoopstempel op – net als op alle binnengekomen papieren facturen – en dan werden ze via postbakjes over de toen nog drie vestigingen verspreid, wachtend op de paraaf van de projectleider of budgetverantwoordelijke.”


‘Blauwe-ogen-werk’

“Groot nadeel van deze manier van werken is dat niemand wist waar de facturen precies in de organisatie waren. Facturen bleven te lang bij medewerkers op het bureau liggen of verdwenen soms in de prullenbak. Gevolg: veel telefoontjes en aanmaningen van leveranciers. 


Omdat we alleen een stempel plaatsten en verder geen registratie bijhielden, konden we ook niets traceren. De afhandeling van de facturen was toen echt ‘blauwe-ogenwerk’: je vertrouwde erop dat mensen wel tekenden. Daarnaast hadden we ook veel te maken met fouten, omdat alle facturen handmatig werden verwerkt.”


Oplossing in eigen ERP-omgeving

In de zoektocht naar een administratief overzichtelijkere en minder foutgevoelige oplossing zochten Post en zijn collega’s van ICT en de administratie eerst naar een verwerkingsmogelijkheid binnen de eigen ERP-omgeving: “We wilden collega’s zo min mogelijk met nieuwe softwarepakketten belasten. Helaas bleek de oplossing binnen ons ERP-pakket niet voldoende: met het koppelen en verspreiden van facturen was nog te veel handwerk gemoeid. Dan heb je het niet optimaal geautomatiseerd.”


{"Name":"Jeroen Post","JobDescription":"Hoofd Bedrijfssupport","Statement":"Mensen vinden het zelfs leuk om met de factuuroplossing te werken.","VideoUrl":"","ImageUrl":"","ImageTitle":"","HasVideo":false,"HasImage":false,"Url":null,"CodeName":"jeroen_post"}


Onafhankelijk van ERP-systeem

Sinds de start van Nebest in 1988 levert Konica Minolta de print- en kopieersystemen. Tijdens het jaarlijkse gesprek met de accountmanager ontdekte Post hun factuuroplossing. “Eis was een standaardoplossing die naadloos kon worden geïntegreerd in onze ERP-omgeving. Dat bleek geen enkel probleem.” Met een combinatie van intelligente scan- en herkensoftware (freeform OCRtechnologie) en een intuïtieve factuurverwerkingsapplicatie voldeed de oplossing van Konica Minolta aan alle wensen.


“Eenmaal gescand en/of herkend komt de factuur direct bij het juiste project en uiteindelijk in het juiste grootboek terecht. Ook prettig: het systeem is zelflerend. De administratief medewerker hoeft een factuur van een bijvoorbeeld onbekende leverancier slechts één keer te koppelen.”


Wowfactor

De implementatie verliep vlekkeloos. “Je rekent toch altijd op weerstand van de organisatie bij de introductie van een nieuw softwareproduct, maar dat is ons 100% meegevallen. Voor veel medewerkers was het een positieve verandering met een wowfactor. We hebben geen enkele klacht gehad. Mensen vinden het zelfs leuk om ermee te werken.”


40% minder tijd kwijt

“De administratie weet nu precies waar een factuur zich in het proces bevindt en kan debiteuren en crediteuren beter bedienen. Projectmedewerkers hoeven de administratie niet meer lastig te vallen als ze een factuur willen inzien: ze hebben nu een eigen archief. En vergeet ook niet degene die voorheen de hele factuurverspreiding verzorgde. Zij is nu 40% minder tijd kwijt aan de hele factuurafhandeling. Die tijd kan ze nu aan belangrijkere administratieve zaken besteden.”



UITDAGING

Verbeteren van het factuurproces, waarbinnen 103 gebruikers (administratief medewerkers, budgethouders en projectmedewerkers) jaarlijks zo’n 3.500 facturen verwerken en goedkeuren; besparing van tijd door verregaande automatisering (beperking handmatige handelingen)


OPLOSSING

Factuuroplossing met OCR-free-formtechnologie voor moeiteloze herkenning kop- en regelgegevens en met verwerkingssoftware die het proces van binnenkomst van papieren en digitale facturen tot en met de verwerking ervan in de ERP-omgeving regelt; naadloos geïntegreerd in de bestaande ERP-omgeving


VOORDELEN

Meer overzicht in het factuurverwerkingsproces, meer inzicht in de financiële verplichtingen, minder fouten, snellere goedkeuringsprocessen, 40% tijdbesparing in de factuurafhandeling op de administratie, de informatie is toegankelijker voor medewerkers, en debiteuren en crediteuren worden beter en sneller geïnformeerd wanneer zij vragen hebben over een factuur