nl
De informatie- en papierstroom groeide explosief binnen de Stadsreiniging Leipzig. Dankzij Konica Minolta is nu een documentmanagementsysteem (DMS) in gebruik genomen dat alle binnenkomende, relevante brieven, faxen en e-mails beheert en digitaal archiveert. Dit optimaliseert de werkprocessen, ontlast de medewerkers en verbetert de service aan de klanten.
De Stadsreiniging Leipzig is een gemeentelij ke dienst van de stad Leipzig en heeft ongeveer 800 medewerkers in dienst. Tot de kerntaken van de gecertifi ceerde reinigingsdienst behoren afvalinzameling, reiniging van de openbare ruimte, sneeuw- en gladheidsbestrij ding, zorg voor vuilstortplaatsen en groenonderhoud. Het beheer van al deze taken vereist een uiterst effi ciënte organisatie, want het aantal ‘klanten’ is aanzienlij k. In Leipzig leven namelijk meer dan 530.000 mensen op een oppervlak van circa 300 km2.
Met de uitvoering van de genoemde taken is in de loop van tij d een enorm papieren archief ontstaan. Op dit moment telt het archief van de stadsreiniging Leipzig zo’n 70.000 dossiers. Daarnaast vergde het steeds meer inspanningen om de schriftelij ke stukken up-to-date te houden en snel beschikbaar te stellen. Medewerkers moesten hiernaast de hele tij d met documenten heen en weer lopen en het kostte hen steeds meer tij d om de juiste stukken te vinden. Bovendien werd klantvriendelijk werken lastiger, omdat dossiers eerst opgevraagd moesten worden voordat de specifi eke verzoeken van de klanten behandeld konden worden.
Om de klantvriendelijkheid te verhogen en de werkomstandigheden te verbeteren, werd er in samenwerking met Konica Minolta een gedetailleerd eisenpakket opgesteld. Hierbij was het belangrijk dat de te adviseren oplossing optimaal in MS Office geïntegreerd kon worden en de bestaande archiefstructuur in digitale vorm behouden bleef. Na een uitgebreide testfase koos de Stadsreiniging Leipzig voor een DMS van Konica Minolta dat zonder enig probleem aan alle eisen voldeed en maximale gebruiksvriendelijkheid bood.
De benodigde stukken worden nu ingescand en digitaal beschikbaar gesteld. Ook nieuwe niet-digitale documenten worden ingescand. Vervolgens worden ze aan de hand van trefwoorden geïndexeerd. Door de koppeling aan Microsoft Dynamics NAV kunnen bij de archivering vele relevante gegevens, zoals het documentnummer, automatisch als trefwoord opgenomen worden. Dit betekent dat overzichtelijkheid, uitgebreid zoeken en vooral zeer snelle toegang tot de stukken gegarandeerd is.
De DMS-oplossing van Konica Minolta regelt ook de verwerking van post via een digitale workflow. De software archiveert automatisch alle binnenkomende, relevante brieven, faxen en e-mails. Daarnaast kunnen tarieflijsten automatisch opgeslagen worden en indien nodig als duplicaat opnieuw verzonden worden.
De oplossing van Konica Minolta is geweldig, omdat alles meteen gearchiveerd wordt en het afgelopen is met al dat kopiëren.
Elke Franz
Plaatsvervangend directeur, Stadsreiniging Leipzig
Now staff can archive all Office documents straight from the application (Word, Excel, etc.) and use Windows Explorer to save digital photos and other files in the document management solution's archive with ease. All document versions are saved in a way that is compliant with auditing standards and with the law. The document management system has now administrated over 780,000 documents to date. Introducing the system has improved internal workflows too: “Consequently, the 95 members of staff who work with the program rate it very highly. Colleagues can now work on the same file at the same time, for example, which is especially important for teams in different departments,” explains Elke Franz, Assistant Head of Operations at Stadtreinigung Leipzig.
The document management solution from Konica Minolta has enabled Stadtreinigung Leipzig to optimise its administrative tasks and stem the deluge of paperwork. All documents can now be found significantly faster and accessed immediately if required, which has made work less stressful and improved customer service. Stadtreinigung Leipzig has scanned in 85% of its 70,000 files so far and will continue to digitise its records archives over the coming years until everything is available in digital format.
The DMS has proved such a success that it is currently being expanded – in 2012, for example, a digital vehicle file was created for every vehicle. The DMS solution from Konica Minolta will also soon be used upon receipt of invoice and in various projects run by the specialist departments.