Door de pandemie moesten veel bedrijven noodgedwongen overstappen op een omgeving die telewerk toeliet. Vaak werd Microsoft Teams hiervoor opgenomen in de bestaande Microsoft 365-licenties. Helaas meestal zonder de nodige gebruikersrestricties, met alle gevolgen van dien.
In november 2019 telde Teams 20 miljoen gebruikers, begin 2022 spraken we al over 250 miljoen. Omdat de meeste bedrijven tijdens de pandemie zeer snel moesten schakelen en omdat de software geen extra licentiekosten met zich meebrengt, werd Teams vaak geïmplementeerd zonder veel aandacht te besteden aan de zogeheten governance - beheer, dus. Dit betekent dat werknemers vrij spel hadden om de oplossing op hun eigen manier te gebruiken. Die vrijheid lijkt misschien leuk, maar ze zorgde helaas voor informatiesilo's en dubbele werklasten. Zonder goed beheer kan Teams de productiviteit immers negatief beïnvloeden.
Gebruikers kunnen meerdere teams aanmaken binnen de applicatie, wat leidt tot een wildgroei van informatie en verwarring. Hoe meer teams u aanmaakt, hoe meer informatie in silo's belandt, met verschillende documentopslagplaatsen die zijn gekoppeld aan verschillende teamlocaties.
In sommige gevallen kunnen organisaties het aanmaken van teams beperken, bijvoorbeeld door enkel leidinggevenden die mogelijkheid te geven. Zo kan de applicatie wél op een gestroomlijnde en efficiënte manier gebruikt worden. Maar die restricties kunnen de productiviteit van werknemers echter ook afremmen. Een hybride beheeraanpak op maat biedt hier soelaas.
Als iedereen zijn eigen Teams-locatie kan aanmaken en informatie naar die locatie kan uploaden, ontstaan er vaak meerdere kopieën van documenten en dus aanzienlijke problemen met versiebeheer. Consolidatie van informatie wordt moeilijker en werknemers kunnen in de war raken over welke documentversie de meest correcte en waardevolle is.
Een van de handige functies van Teams is de mogelijkheid om te chatten. U kunt naar hartenlust chatgroepen aanmaken, maar veel gebruikers zijn zich hier niet van bewust en maken telkens een compleet nieuw apart team aan - enkel en alleen om te chatten. Hieruit volgen automatisch een aantal acties, zoals het aanmaken van SharePoint-opslagplaatsen en e-mailadressen, waardoor het systeem logger wordt.
Als gebruikers naar believen teams kunnen aanmaken, kan het aantal en de verscheidenheid aan teams overweldigend worden. Dit maakt het voor werknemers moeilijk om te weten met welk team ze in zee moeten gaan. Door zich met het verkeerde team te verbinden, kunnen gebruikers belangrijke informatie missen, essentiële taken uit het oog verliezen en zowel hun eigen productiviteit als het hele project in gevaar brengen.
Door de wildgroei aan teams binnen Teams weten gebruikers vaak niet meer weten hoe ze hun content effectief kunnen structureren rond workflows en projectvereisten, en dat zorgt behalve voor inefficiëntie ook voor veel frustratie. Gevolg: werknemers kiezen ervoor om hun werk zonder Teams te doen. De vele voordelen en sterktes van deze krachtige applicatie wegen voor hen niet meer op tegen de onduidelijkheid. Gelukkig kan dit euvel overwonnen wonnen: met sjablonen die zijn afgestemd op de belangrijkste workflows van de organisatie krijgt elke werknemer automatisch de juiste structuur voor elk project op een presenteerblaadje aangeboden.
Een goed beheer is essentieel voor organisaties die Teams gebruiken, omdat het ervoor zorgt dat de applicatie maximale waarde levert en niet al te opgeblazen of complex wordt.
Konica Minolta biedt hulp bij het beheer van Microsoft Teams door …- de Teams-inrichting en Teams-configuratie te beoordelen en te bepalen waar verbeteringen mogelijk zijn
- een plan op maat op te stellen om de processen voor het maken van teams in Teams te standaardiseren
- te rapporteren over welke Teams moeten worden opgeschoond, gearchiveerd, geconsolideerd etc.
- gebruikers van Teams optimaal te trainen
- Teams-beheerders de tools en kennis aan te reiken om het beheerplan te bewaken
Heeft u vragen over het beheer van Microsoft Teams? Contacteer ons dan snel!
