In het Rivierengebied, in het Land van Maas en Waal ligt de gemeente West Maas en Waal. Zo’n 140 gemeenteambtenaren zetten zich dagelijks in om te zorgen dat het fijn wonen, werken en recreëren is in de gemeente. Nu, maar óók in de toekomst. De service aan bedrijven en burgers staat bij de gemeente hoog in het vaandel. Niet voor niets vertrouwt zij voor de documentsystemen al jaren op Konica Minolta. Ook na een nieuwe aanbesteding kwam de gemeente bij dezelfde leverancier uit. “Vanuit hun document- en IT-achtergrond hebben ze kritisch ingezoomd op onze werkprocessen. Zo konden we echt een innovatieslag maken op het gebied van de documentinfrastructuur,” aldus ICT-coördinator/CISO Hans Jenniskens.
Jenniskens begeleidde het hele traject vanuit de gemeente: “Aanvankelijk dachten we nog aan een contractverlenging, maar Europese regels schreven een aanbesteding voor. We hebben de gelegenheid meteen aangegrepen om een efficiency- en kwaliteitsslag te maken. Naast een verlaging van de TCO (Total Cost of Ownership – red.) en een hoge bedrijfszekerheid hebben we in het programma van eisen thema’s als duurzaamheid, informatiebeveiliging en extra gebruiksgemak opgenomen.” Ook een duidelijk implementatieplan en realtime inzicht in verbruik en kosten behoorden tot de eisen.
Als onderdeel van het Konica Minolta voorstel vormde de printmanagementoplossing SafeQ Enterprise Suite een belangrijk onderdeel. “Alle ambtenaren hebben een tag die hen toegang verschaft tot de gesloten ruimtes van het gemeentehuis. Diezelfde tag zorgt nu ook voor authenticatie bij de Konica Minolta-systemen. Continuïteit van het printproces wordt eveneens geregeld vanuit de printmanagementtool. Bij het aanbieden van de tag bij de bizhub – maakt niet uit op welke locatie – start de bizhub met printen. Vergeten stapels documenten zijn verleden tijd. En dat is essentieel voor de integriteit van onze documenten.” Konica Minolta implementeerde ook een extra button op de interface zodat gebruikers direct kunnen scannen in Decos, het archief van de gemeente. Met de aangeboden oplossing door Konica Minolta kan men ook scannen naar Office 365 en Sharepoint, en scannen met OCR-functionaliteit naar verschillende bestandstypen (doorzoekbare PDF(a), Microsoft Word en Microsoft Excel). Voldoende argumenten voor de gemeente om voor Konica Minolta te kiezen! De integriteit van onze documenten wordt op verschillende manieren geborgd. De oplossing bizhub Secure zorgt bijvoorbeeld voor automatische verwijdering van tijdelijke data en voor overschrijving van de HDD-data op basis van een tijdsinstelling. “En dat is geheel in lijn met de eisen van de AVG. Daarnaast zorgt bizhub Secure nog voor de encryptie (versleuteling) van de tijdelijke data op de HDD.”
De printmanagementoplossing draagt ook bij aan duurzaamheid. “Niemand draait printjes nog per ongeluk uit. Daarnaast hebben we ook verschillende ‘printrules’ in SafeQ vastgelegd. We printen nu standaard in zwart en dubbelzijdig, waardoor het papier- en tonerverbruik omlaag kan. Wie enkelzijdig en in kleur wil afdrukken, moet dat eerst instellen.” De printsystemen van Konica Minolta leveren met de dynamische ecotimer en de inductiefixeertechnologie ook zelf een bijdrage aan een daling in het energieverbruik.
Van doorslaggevend belang bij de keuze voor Konica Minolta was tevens de archiveringsoplossing voor het gemeentearchief. “Medewerkers met toegang tot dat archief kunnen een document rechtstreeks naar het archief scannen. Zij vinden daarvoor een speciale button op de interface van het printsysteem. Ook erg prettig: al onze systemen zijn voorzien van OCR-functionaliteit. Waar andere partijen daarvoor met aparte software werken, kon Konica Minolta dat in één oplossing inregelen.”
De complete documentoplossing van Konica Minolta draait inmiddels alweer enkele maanden. Jenniskens blikt tevreden terug: “De implementatie liep geheel volgens plan. In tweeënhalve dag stonden de systemen er en konden medewerkers ermee werken. Dat ging moeiteloos: de gebruikersinterface is zo duidelijk dat mensen zo goed als selfsupporting zijn. Soms plaatsten medewerkers het papier niet goed in de lades. Dat waren de enige hobbels. Over de betrouwbaarheid van de systemen zijn we zeer te spreken. Dat komt ook door de innovatieve technologie: de MFP omvat een geïntegreerde workflow automatiseringsoplossing voor procesoptimalisatie. Gebruikers kunnen rechtstreeks vanaf de MFP scannen naar de juiste folder. Dit gestandaardiseerd proces voorkomt fouten en zorgt voor een tijd- en geldwinst. Ook erg prettig: door het totale ontzorgingsconcept is het operationele beheer van de hardware, zoals het bestellen van toners en onderhoud, volledig geautomatiseerd.”
Gevraagd naar de besparingen door de nieuwe configuratie, opent Jenniskens direct de realtime rapportagemogelijkheden in de printmanagementoplossing SafeQ. “We gingen in de berekeningen uit van zo’n 105.000 afdrukken per drie maanden. Kijk ik nu naar het verbruik in de eerste drie maanden, dan zie ik dat we tot nu toe slechts 40.000 afdrukken hebben gemaakt. Dat is een enorme daling, waarmee de oplossing van Konica Minolta zowel financieel als milieutechnisch zeer gunstig uitpakt.”
Met de komst van de nieuwe documentoplossing heeft ook de afdrukkwaliteit een flinke vlucht genomen, weet Jenniskens: “We hebben de systemen niet eens op de hoogste kwaliteit afgesteld staan, maar de printkwaliteit is formidabel. Bovendien hebben ze een goede finisher voor het samenstellen (vouwen/nieten – red.). Niet voor niets produceren we nu steeds vaker folders en boekjes in eigen huis. Dat scheelt aanzienlijk in de drukwerkkosten. Zo maken we nog eens een extra efficiencyslag.”
Verlagen Total Cost of Ownership (TCO), reductie energieverbruik, lagere belasting van het milieu, verhogen gebruiksgemak, beter realtime inzicht in verbruik en bijbehorende kosten, hoge informatieveiligheid, gewaarborgde bedrijfszekerheid, meer flexibiliteit om binnen het contract de fleet aan veranderende processen en behoeften aan te passen.
Acht bizhub printsystemen, waarvan zeven met SafeQ-printmanagementoplossing voor onder meer documentcapturing, tekstherkenning (OCR), documentbeheer, informatie integriteit, continuïteit waarborging, uitvoerbeheer en gebruikers- en kostenbeheer; aangevuld met implementatieplan en onderhoudsplan/SLA.
Directe kostenbesparing op de operationele kosten, minder verbruik van energie, papier en toner, intuïtieve gebruikersinterface, realtime en periodiek inzicht in afdrukvolumes op afdelings-, systeem-, kostenplaatsen medewerkersniveau, betere informatie integriteit onder meer door authenticatie via tag printproces), optimale bedrijfszekerheid door continue monitoring via OPS Core en adaptieve serviceplanning, mogelijkheid om zelf kwaliteitsdrukwerk in huis te maken, flexibiliteit in het bijplaatsen, verplaatsen en verwijderen van printsystemen.