Met nieuwe printinfrastructuur kan iDSB printkosten drukken en de controle over de printstroom bewaren
De internationale Deutsche Schule Brüssel (iDSB) stoomt haar leerlingen klaar voor de toekomst. Het gepaste gebruik van informatietechnologie speelt hierbij een belangrijke rol. De centrale-printoplossingen van Konica Minolta openen de deur naar de toekomst van printbeheer en bieden bovendien een duidelijk inzicht in de print- en kopieerkosten van vandaag. In het iDSB worden jaarlijks zo’n 750.000 kopieën gemaakt, zowel zwart-wit als kleur. “Tot voor kort hadden we vier print- en kopieertoestellen van verschillende leveranciers”, getuigt Peter Müller, die sinds één jaar de nieuwe functie van ICT-coördinator op zich neemt. “Onze voorraadkast puilde uit van de inktcartrigdes en het onderhoud van de printers vergde heel wat tijd. De prijs per kopie was ook erg hoog en we hadden niet eens een overzicht van wie hoeveel printte, en waarvoor.”
De school ging op zoek naar een kostengunstiger en transparanter alternatief en klopte aan bij verschillende leveranciers. “We vergeleken het aanbod van vier leveranciers en hielden op het einde van de rit nog twee kandidaten over. We installeerden een toestel van elk in onze school en testten ze twee weken lang uit.” Voor Peter Müller lag het resultaat al snel vast: Konica Minolta. “Ik was meteen onder de indruk van de aanpak van Konica Minolta. De account manager legde specifi eke cijfers over het verbruik per toestel voor. Toen pas zag ik hoeveel we printten. De leerkrachten waren bovendien erg enthousiast over de gebruiksvriendelijkheid van het toestel.”
Konica Minolta installeerde uiteindelijk acht bizhub kleurenmultifunctionals met PageScope Enterprise Suite software, verspreid over de hele school. “We plaatsten de toestellen op publieke plaatsen. De papierlades zijn beveiligd, zodat leerlingen er geen papier kunnen uitnemen.” De nieuwe aanpak lokte aanvankelijk nogal wat protest uit.
“Voordien had elke afdeling haar eigen printer in het bureau staan. De nieuwe toestellen bevinden zich in de gangen, maar dankzij de My Print Manager applicatie met follow-me printing moet men zich niet haasten om de prints op te pikken. Wie een printopdracht uitstuurt, kan aan om het even welke MFP de opdracht activeren met zijn persoonlijke kaart (die ook dienst doet als student ID, betaalkaart en toegangskaart). Zo kan men ook zonder problemen confidentiële documenten uitprinten wanneer men dat wenst.”
Voor Peter Müller gaven vooral het prijskaartje en de beheertransparantie de doorslag. “We hebben nu acht nieuwe kleurenmultifunctionals, wij betalen maandelijks een vaste prijs en hebben het budget dus volledig in eigen handen.” De Account Manager applicatie biedt iDSB een compleet overzicht van wie wat print. “Die transparantie is niet alleen nuttig voor ons, maar ook voor de ouders van de leerlingen. We zullen de gegevens van het printsysteem integreren in ons centraal CRM-systeem, zodat we printkosten kunnen koppelen aan de schoolfactuur. Zo kunnen we de ouders een gedetailleerde factuur voorleggen.”
De oplossingen van Konica Minolta passen bij de ambitie van de school om haar leerlingen voor te bereiden op de toekomst. Peter Müller: “Nieuwe technologieën worden alsmaar belangrijker en zijn onontbeerlijk voor een onderwijsinstelling als voorbereiding op het ‘echte’ leven. Het iDSB is daar sterk mee bezig. We willen onze leerlingen leren omgaan met nieuwe technologieën, zodat ze die later op een efficiënte manier kunnen gebruiken.” Zo bouwt de school momenteel een private cloud uit. “We ontwikkelen een digitaal leerplatform dat leerlingen toelaat online met elkaar te communiceren. Via de cloud kunnen ze dan printopdrachten van thuis uit doorsturen, zodat het printproces nog flexibeler verloopt.”