Dalende operationale en volumekosten, én stijgende productiviteit
De scholengroep IKORN – Instellingen Katholiek Onderwijs Regio Ninove – groepeert met de basisscholen Sint-Joris, Heilige Harten, Sint-Aloysius, de vrije basisscholen van Aspelare, Okegem en Meerbeke én de secundaire scholen Heilige Harten Secundair en Sint-Aloysiuscollege Secundair acht scholen in de Denderstreek. Met meer dan 3.000 leerlingen en 380 medewerkers is de scholengroep dé referentie voor kwalitatief onderwijs in de streek. Door de reorganisatie in de bestaande drukkerij en om het aflopende contract met de bestaande leverancier op te vangen, besloot IKORN over te stappen op Eduflow. Konica Minolta zorgde voor een naadloze integratie en koppeling met het digitale schoolplatform Smartschool en het printbeheersysteem SafeQ. Resultaat: tijd- en kostenbesparing
Om te anticiperen op het vertrek van de voltijdse drukker met meer dan 25 jaar ervaring, en niet wetende of de scholengroep IKORN in de toekomst voldoende ruimte ging hebben om extra personeel hiervoor in dienst te nemen, besloot de scholengroep om een openbare aanbesteding uit te schrijven voor de vervanging van het aflopende bestaande printsysteem. Eduflow van Konica Minolta kwam als beste uit de bus op de criteria kwaliteit en prijs. “Het totaalpakket dat Konica Minolta ons aanbood, een combinatie van software en kopieerapparaten voor een aantrekkelijke prijs, gaf voor ons de doorslag om met hen in zee te gaan”, zegt Frank Saey, ICT-coördinator bij Scholengroep IKORN.
IKORN maakt gebruik van het digitale schoolplatform Smartschool en voor Frank Saey was het cruciaal dat het nieuwe printsysteem ook een koppeling had met dit systeem. “Vandaag loggen leerkrachten thuis in op het systeem en geven ze door hoeveel kopijen en afdrukken ze voor welke klassen nodig hebben. Voor de operator die de printtaken uitvoert, scheelt dat enorm qua tijd. Vroeger brachten leerkrachten een stapel documenten binnen in de drukkerij met daarbij een bonnetje hoeveel kopijen er voor welke klas gemaakt moesten worden. Dat hield de operator dan bij in een Access-bestand. Dankzij Eduflow weet men nu op voorhand perfect wat er geprint moet of gaat worden.” Dat Eduflow naadloos afgesteld is op SafeQ, het interne printbeheersysteem dat op lokale servers van de scholengroep draait, is een voordeel voor IKORN. “Met SafeQ vragen we statistieken en rapportages op om vergelijkingen te kunnen maken met voorgaande maanden of jaren”, licht Frank Saey toe.
Eduflow houdt gedetailleerd bij hoeveel kopieën elke leerling van elke klas ontvangen heeft. “Voor onze operator vergemakkelijkt dat enorm de facturatie naar de leerlingen toe”, vertelt Frank Saey. “Het geeft sluitend bewijs bij mogelijke discussies omtrent het aantal kopieën, want elke opdracht wordt bijgehouden in het systeem waardoor het zwart op wit staat.”
Sinds december 2014 zijn Eduflow en de kopieerapparaten van Konica Minolta volledig operationeel. Frank Saey: “In het begin kwam een medewerker van Konica Minolta bij ons langs om in verschillende groepjes uitleg te geven.
Die vertelde niet alleen over de technische kant van de software en de koppeling met SafeQ en Smartschool, maar gaf ook praktische uitleg over de werking van de kopieerapparaten. Het lijkt evident om toners en dergelijke te vervangen, maar een nieuw systeem vergt altijd een aanpassing. De service van Konica Minolta verloopt zoals we het verwachten, ook vandaag nog. Zitten we met vragen of willen we graag een aanpassing, dan staat Konica Minolta altijd paraat en denken ze met ons mee.” Eduflow is door Konica Minolta in samenspraak met middelbare scholen en volledig in-house ontwikkeld. Frank Saey: “We waren één van de eerste scholen die er gebruik van maakten en samen hebben we alles op punt gesteld.”
Veel scholen kampen met teruglopende budgetten en in het onderwijs moet dan bespaard worden, zeker op materiële uitgaven. Ook qua ondersteuning is het vaak zoeken naar de juiste formule om alles vlot te laten verlopen. Men kan echter niet besparen op pedagogisch vlak, de essentie van een school. Leerkrachten dragen rechtstreeks bij aan de werking van de klas en aan de productiviteit van een leerling. Elke school in Vlaanderen klaagt over het feit dat ze over onvoldoende ondersteunend personeel beschikken. Het succesverhaal van Eduflow bij IKORN komt dan natuurlijk op de radar van andere scholen in de streek. Als ze vervolgens bij mij polsen naar onze ervaringen met Eduflow, kan ik niet anders dan het printmanagementsysteem aanraden. Samen met Konica Minolta hebben we hier toch een serieuze tijdsbesparing verwezenlijkt.
Het bestaande printsysteem vervangen door een nieuw systeem dat een koppeling heeft met Smartschool én deels de workload van een personeelslid uit handen neemt.
Met Eduflow, een platform dat scholen toelaat hun printbeheer zo efficiënt mogelijk te beheren, geven leerkrachten hun printopdrachten in Smartschool in. Deze oplossing van Konica Minolta is volledig in samenspraak met middelbare scholen en geheel in-house ontwikkeld.
Eenvoudige en snelle processen voor zowel beheerder, operator als leerkracht, verrekening van zowel kopijen als afdrukopdrachten en een automatische rapportage.