Dankzij snelle papierverwerking en automatische afwerking kan de voetbalbond printwerk op de valreep nog actualiseren
De voetbalwereld is uitermate actualiteitsgebonden en met een jaarprogramma als dat van de Koninklijke Belgische Voetbalbond (KBVB) zijn er nagenoeg geen rustige momenten. “Hoewel digitale communicatie een stuk van het papiervolume weggenomen heeft, zal er altijd behoefte blijven aan hard copy”, meent Guy Dehaspe, printroomverantwoordelijke van de KBVB. ‘Zijn’ twee bizhub PRO/PRESS productietoestellen en één High Chroma toestel hebben de spelregels veranderd. “Toen bijna alle communicatie nog op papier gebeurde, gebruikten we een combinatie van offsetdrukwerk en kopieermachines”, vertelt printroomverantwoordelijke Guy Dehaspe. “Daar kwam veel manuele afwerking aan te pas. De methode was tijdrovend en bovendien voorbijgestreefd. Toen we op het punt kwamen dat er voor de offsetpers zelfs geen wisselstukken meer te vinden waren, trok ik aan de bel.” “Drukwerk is niet echt meer van deze tijd. In het digitale tijdperk moet je vooral digitaal gaan, al kan je voorlopig het papier nog niet helemaal uitsluiten”, bevestigt Stefan Van Loock, woordvoerder van de KBVB en press officer van het Belgische nationale team. Als hoofdsponsor voorzag Konica Minolta al in de kopieerbehoeften van het bedrijf, dus ging Guy Dehaspe meteen bij hen te rade. Zij kwamen al snel met een pasklare oplossing die op bijval kon rekenen: de drukpers vervangen door niet één, maar twee bizhub PRO/PRESS productietoestellen. Een zwart-wittoestel met uitgebreide afwerkingsstraat en een machine die met High Chroma kleurentechnologie werkt, vullen elkaar perfect aan.
Konica Minolta keek vooral naar de toegevoegde waarde voor KBVB. “Veel van de communicatie naar clubs, scheidsrechters en supporters verloopt via internet, maar onder meer voor ploegopstellingen, programmaboekjes en persmappen zijn we nog altijd afhankelijk van papier”, legt Stefan Van Loock uit. “En voor alle taken die uit de printroom weggetrokken worden, komt er net zo snel iets in de plaats”, voegt Guy Dehaspe daaraan toe. “Zo krijg ik steeds meer opdrachten voor de jeugdwedstrijden, die vanuit UEFA georganiseerd worden, en is ook het damesvoetbal sinds kort enorm populair. Bij een trainerscursus kan je ook onmogelijk verwachten dat iedereen een laptop of tablet meebrengt om de cursus online te volgen.”
Het gros van het drukwerk bij de KBVB bestaat uit brochures, cursussen, handboeken en affiches. Daar komt dus een hele variatie aan afwerkingen bij kijken en vandaag kan een affiche in zwart-wit echt niet meer. Vandaar de keuze voor een combinatie van een zwartwittoestel en een kleurentoestel met daarbovenop de mogelijkheid tot automatisch plooien, nieten en verlijmen. Een aankoop bleek de voordeligste formule en die investering is volgens Guy Dehaspe al dubbel en dik teruggewonnen.
Het beheer van de machines ligt volledig in handen van Guy Dehaspe en hij is ook de enige operator. Wie iets ingepland wil krijgen, moet via hem. In functie van wat echt in kleur moet en wat gerust in zwart-wit kan, wijst hij de opdracht aan één van beide machines toe. Hoewel de afwerkingsstraat aan de zwart-witmachine gekoppeld is, kan ze ook probleemloos met de kleurenprints gevoed worden. “Ons print- en drukwerk volledig uitbesteden is nooit een optie geweest”, geeft hij mee. “Dat is en blijft duur en daarenboven kan je niet op dezelfde flexibiliteit rekenen. Af en toe besteden we vierkleurendrukopdrachten op hele grote oplage uit, maar de meeste van mijn opdrachten komen last minute binnen en vaak moet ik op het laatste ogenblik nog iets wijzigen. Vroeger was dat een probleem, maar de tijdwinst met de nieuwe toestellen is echt indrukwekkend: 105 bladen per minuut, dat zie je vooruitgaan! Wat vroeger een dag in beslag nam, is nu op anderhalf uur klaar. Dankzij de geautomatiseerde afwerking kan ik bovendien al een volgende opdracht voorbereiden terwijl de machine draait. Nog een voordeel is dat de bizhub ook steviger materiaal aankan. Dat maakt plastificeren ook meteen overbodig.”
“Door het grote volume is regelmatig onderhoud vereist”, vertelt Guy Dehaspe. “De wisselstukken voor het volgende onderhoud worden dan al meteen besteld. Is er tussendoor toch eens een probleem, dan kan de helpdesk mij telefonisch vaak op het juiste spoor zetten. Bij een ernstiger defect komt er binnen een dag al een technicus langs. De mensen van Konica Minolta weten ook perfect in te schatten hoe dringend hulp vereist is. Vlak voor een match van het nationale elftal zijn ze nog sneller ter plaatse.” De volledige overstap naar kleur en het gebruik van grotere formaten staan het hoogst op de agenda: “Op dit ogenblik kan ik niet groter dan A3 printen, maar met een KIP kleuren breedformaat printer zou ik nog veel mooiere dingen kunnen doen, zoals bijvoorbeeld affiches drukken op formaat A0, maar ook rechtstreeks op regenen vochtbestendig materiaal werken. Dat is voor mij de toekomst.”
De KBVB, opgericht in 1985, vertegenwoordigt alle voetbalclubs van België. Hij telt tweeduizend voetbalclubs en organiseert per seizoen 300.000 voetbalwedstrijden. De Rode Duivels zijn de ambassadeurs in het buitenland. Op het administratieve centrum in Brussel, het sporttechnische centrum in Tubeke en de provinciale zetels helpen 150 bedienden de commissies en comités om het sportieve, administratieve en extrasportieve in goede banen te leiden.