Van vernieuwing printerpark naar brede efficiencyslag

Badge KienhuisHoving

Van vernieuwing printerpark naar brede efficiencyslag

Van vernieuwing printerpark naar brede efficiencyslag

Met zo’n 130 medewerkers is KienhuisHoving het grootste advocaten- en notariskantoor van Enschede en de nummer 34 van Nederland. Jaarlijks werken de 75 juridisch specialisten aan zo’n 8.000 actieve dossiers. Dat leidt dagelijks tot zo’n 3.000 nieuwe documenten in het documentmanagementsysteem, meer dan 12.000 e-mails in en uit, en ruim 8000 afdrukken. Konica Minolta integreerde een documentoplossing die niet alleen de efficiency verhoogt en de connectiviteit tussen de verschillende applicaties versterkt, maar ook de strikte scheiding tussen de advocatuur- en notariaattak borgt.


Eyeopener

Aanvankelijk zette KienhuisHoving enkel in op de vernieuwing van haar printerpark. Medewerker helpdesk Margrethe van de Logt legt uit: “Ons machinepark voldeed niet meer aan de dagelijkse behoefte van ons kantoor. Een belangrijke voorwaarde voor het nieuwe systeem was dat het met onze documentmanagementsystemen D3 en Next Assyst moest samenwerken.”


“De oplossingen die eerst voorbijkwamen, voldeden niet, totdat de leverancier van D3 ons op Konica Minolta wees. De verkennende adviesgesprekken – ook met hun legal adviseur – vormden voor ons een ware eyeopener. Behalve de softwarematige koppeling met D3 en Next Assyst ontdekten we nog veel meer mogelijkheden om de efficiency te verhogen en vertrouwelijke informatie beter te beschermen.”


Belangenverstrengeling voorkomen

Met alle advocaten en notarissen onder één dak hanteert KienhuisHoving de zogenaamde ‘Chinese walls’. Van de Logt: “Om belangenverstrengeling te voorkomen, werken we met gescheiden administratieve systemen voor de advocatuur- en notariaatstak. Zo werken de advocaten met D3, de notarissen met Next Assyst. Was het voorheen aan de medewerkers zelf om de output op de printsystemen vertrouwelijk te houden, nu hebben we de scheiding met SafeQ (een combinatie van afdrukbeveiliging, toegangsbeheer en documentbeveiliging – red.) tot in de machine doorgevoerd. Het afdrukken start pas, nadat de medewerker zijn persoonlijke gebruikerspas heeft aangeboden.”

Behalve gegevensbescherming draagt SafeQ volgens van de Logt ook bij aan efficiency: “Dankzij de follow-me-functie drukt iedereen zijn document nu af waar hij dat wil. Omdat niemand meer per ongeluk afdrukt, besparen we ook op het aantal prints. Tevens geeft SafeQ veel inzicht in welke gebruiker hoeveel print/scant/afdrukt.”


{"Name":"Margrethe van de Logt","JobDescription":"Medewerker helpdesk KienhuisHoving","Statement":"KONICA MINOLTA HEEFT EEN WERELD AAN MOGELIJKHEDEN VOOR ONS GEOPEND.\"","VideoUrl":"","ImageUrl":"","ImageTitle":"","HasVideo":false,"HasImage":false,"Url":null,"CodeName":"margrethe_van_de_logt"}


Efficiencyslag

“En zo hebben we samen met Konica Minolta de efficiencyslag nog verder doorgevoerd. Zo toont het display op het printsysteem nu alleen de functies die je echt nodig hebt. En willen medewerkers documenten scannen en archiveren in het documentmanagementsysteem, dan moeten ze daarvoor alle informatievelden invullen. Zo werken we sneller en kunnen we documenten makkelijker terugvinden.”


Van de Logt en haar collega’s tonen zich zeer tevreden met de geboden oplossing. “Aanvankelijk was het best spannend om het aantal printsystemen hier in huis terug te brengen – in de legal branche kunnen we niet zonder papier. Maar de implementatie en acceptatie zijn echt moeiteloos verlopen. Stilstand is er nauwelijks nog bij. Is de toner bijna op? Dan bestelt het systeem zelf nieuwe. En mocht er een storing zijn, dan staat de helpdesk voor ons klaar.

Vervolgtraject

Van de Logt: “Konica Minolta heeft een wereld aan mogelijkheden voor ons geopend. Prioriteit lag eerst bij de vernieuwing van het printerpark, maar we hebben meteen een hele efficiencyslag geslagen. Binnenkort zijn we toe aan de volgende stap. Zo laten we nu nog negen soorten briefpapier drukken: samen met Konica Minolta willen we het printen van de briefhoofden in de documentoplossing integreren. Verder zijn we nieuwsgierig naar de mogelijkheden van postverwerking en het drukken van marketingdrukwerk zoals posters. We hopen dat we weer net zo geïnspireerd raken als tijdens ons eerste gezamenlijke traject.”

UITDAGING

Vernieuwen van het totale printerpark inclusief koppeling met bestaande documentmanagementsystemen

OPLOSSING

Geavanceerde print- en scanoplossing voor kopiëren, printen, scannen en archiveren van documenten in D3 of Next Assyst; aangevuld met slimme workflowinrichting (display met alleen benodigde functies en verplichte invoer van informatievelden voordat scannen start), solide print-/documentbeveiliging (voor onder meer beveiligde vrijgave van printopdrachten en follow-me printen) en uitgebreide monitoringtools (voor onder meer automatische bestelling toner)

VOORDELEN

Hogere efficiency: minder printsystemen (van 16 naar 12), gelijk aantal afdrukken, minder storingen (van 100 in het jaar 2016 naar 16 in de afgelopen 9 maanden), lagere Total Cost of Ownership (27 % lager) en meer mogelijkheden voor hetzelfde budget. Verregaande connectiviteit tussen applicaties. Snellere en zorgvuldigere verwerking van gescande documenten. ‘Chinese walls’ tussen advocatuur en notariaat tot aan printsysteem doorgevoerd.